IT 관리자가 기능을 활성화해 두었다면 Microsoft Teams에서 '교대근무(Shifts)'라는 기능을 발견할 수 있습니다. 이는 관리자와 현장 직원(고객이나 일반 대중을 직접 상대하는 직원)을 위해 설계된 일정 관리 도구로, 추가 비용 없이 Teams 요금제에 포함되어 있으며 마이크로소프트의 기존 StaffHub를 대체하는 기능입니다.
하지만 교대근무가 현장 직원만을 위한 것은 아닙니다. 관리자는 이 기능을 통해 근무표 작성, 교대 일정 변경, 그룹 생성, 휴가 신청 처리, 출퇴근 시간 기록까지 모두 할 수 있습니다. Microsoft Teams 환경에 최적화되어 있어 소규모 비즈니스에 특히 유용합니다. 지금부터 교대근무 기능을 시작하고 본인과 직원들의 근무 시간 및 일정을 관리하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
교대근무 앱 열기 및 새 교대 일정 관리 시작하기
시작하려면 먼저 교대근무 앱을 열어야 합니다. 이 앱은 Teams 화면 왼쪽에 기본으로 내장되어 있습니다. 목록에서 보이지 않는다면 '... 더 보기'를 클릭한 후 목록에서 찾으면 됩니다. 앱에 들어가면 이번 주에 배정된 본인의 교대 일정 목록이 표시됩니다. 아무것도 없다면 관리자나 상사에게 교대 일정을 배정받거나, 앱을 통해 일정을 추가해 달라고 요청해야 합니다.
다음 섹션에서 관리자가 어떻게 일정을 만드는지 다룰 예정입니다. 다만 이후 단계는 대체로 관리자 또는 적절한 관리자 권한을 가진 사용자만을 위한 것임을 유의하세요. 관리자는 Office 365 팀의 소유자로 지정된 경우에만 교대근무에서 일정표를 생성할 수 있습니다. 다른 사용자들도 교대근무에 접근할 수 있지만, 본인의 주간 일정 조회와 휴가 등 각종 요청 관리 옵션만 사용 가능합니다.
관리자 권한이 있는 분이라면, 페이지의 팀 목록에서 '만들기(Create)'를 선택하여 교대 일정 생성을 진행하세요. '만들기'를 클릭하면 교대 일정에 사용할 시간대를 선택하라는 안내가 나옵니다. 전 세계 여러 지역에서 근무하는 글로벌 조직이라면 모든 구성원이 이해하기 쉬운 시간대를 선택하는 것이 좋습니다.
이제 Teams가 일정표를 생성할 때까지 잠시 기다립니다. 완료되면 둘러보기(투어) 안내가 나타나며, 팀 구성원 추가, 교대 일정 생성 등의 방법을 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 섹션에서 설명하겠습니다.
관리자가 교대 일정과 스케줄을 만드는 방법
관리자와 적절한 Office 365 권한이 있는 사용자는 Teams의 교대근무 기능으로 직원들을 위한 교대 일정과 스케줄을 만들 수 있습니다. 화면 오른쪽 끝에 사람 아이콘으로 표시되는 '그룹에 사람 추가' 버튼을 클릭하면 됩니다. Office 365 요금제 하위에 유효한 프로필을 가진 사람이라면 누구든 교대 일정과 스케줄에 추가할 수 있습니다.
구성원이 그룹에 추가되면 해당 인원의 교대 일정을 만들 수 있습니다. 주간 일정표의 빈 칸을 더블클릭하기만 하면 됩니다. 기본적으로 일정표는 요일별로 구분되어 있으며, 특정 날짜를 더블클릭하면 해당 교대 일정의 세부 정보를 입력할 수 있습니다. 시작 및 종료 시간, 특정 업무나 활동을 구분할 색상, 교대 일정에 대한 메모 등을 기입할 수 있고, '활동 추가' 버튼을 통해 기본 항목에 없는 세부 활동도 추가할 수 있습니다.
입력이 끝나면 '저장(Save)' 버튼을 클릭해 일정표에 교대 일정을 반영합니다. 이후 수정이 필요하면 일정표에서 우클릭 후 '교대 편집'을 선택하면 언제든 세부 정보를 변경할 수 있습니다. 같은 일정을 다른 날에 복제하고 싶다면(매일 비슷한 패턴의 근무가 많다면 유용합니다) 우클릭하여 '복사(Copy)'를 선택한 뒤, 원하는 위치에서 우클릭 후 '붙여넣기(Paste)'를 누르면 됩니다.
일정표를 좀 더 맞춤 설정하고 싶다면 교대 슬롯 위의 박스에 이름이나 추가 정보를 입력할 수 있습니다. '일일 노트(Day Notes)' 섹션에 메모를 남겨 참고 정보를 기록할 수도 있습니다.
또한 '오픈 교대(Open Shifts)' 영역을 클릭하면 미배정 상태의 공석 교대 일정을 만들 수 있습니다. 이렇게 만든 오픈 교대는 나중에 팀원에게 배정할 수 있는데, 해당 일정 아래의 '...' 버튼을 클릭하고 '오픈 교대 배정'을 선택하면 됩니다.
이 외에도 구성원별로 보기를 필터링하거나, 현재 화면을 인쇄하거나, 교대·가용 시간·그룹 기준으로 보기를 전환하는 추가 컨트롤도 제공됩니다. 필요에 따라 일·주·월 단위 보기로 변경할 수도 있습니다.
팀과 교대 일정 공유하기
교대 일정을 생성했다고 해서 바로 확정되는 것이 아닙니다. 공유하기 전까지는 직원들의 Teams에는 표시되지 않습니다. 화면 오른쪽 위의 보라색 '팀과 공유(Share with team)' 버튼을 클릭하면 공유 관련 추가 옵션이 나타납니다. 팀원들에게 공유할 날짜 범위를 선택할 수 있으며, 전체 팀(일정표에 등재된 모든 인원)에게 알림을 보낼지, 아니면 변경 사항의 영향을 받는 인원(방금 배정된 교대 일정의 당사자들)에게만 알림을 보낼지 체크박스로 지정할 수 있습니다.
휴가 신청 및 각종 요청 관리하기
교대 일정과 스케줄이 생성되면 Teams 사용자와 직원들은 Teams의 교대근무 섹션을 클릭했을 때 새롭게 생긴 옵션을 통해 본인의 일정을 확인할 수 있습니다. 일정 조회뿐 아니라 휴가 신청 등 각종 요청도 제출할 수 있는데, 화면 오른쪽 위에 있는 물음표가 달린 시계 모양 아이콘을 클릭하면 됩니다.
사용자는 휴가 신청을 제출한 후 진행 상태를 확인할 수 있고, 필요하다면 취소할 수도 있습니다. 교대 일정 변경 요청이나 동료와의 교대 제안도 가능합니다. 위 이미지에서 볼 수 있듯이 사유를 선택하고 메모를 남길 수 있는 깔끔한 UI가 제공됩니다.
관리자나 관리 권한이 있다면 이런 요청을 승인하는 것은 여러분의 몫입니다. 교대근무 아래의 '요청(Requests)' 탭을 클릭하면 '진행 중(In progress)' 항목 아래에서 대기 중인 요청을 확인할 수 있습니다. 화면 오른쪽에서 요청 내역을 살펴본 뒤 승인 또는 거절을 선택하면 되고, 관리자가 승인하면 해당 사용자에게 알림이 전달됩니다.
교대근무에서 타임클록(Time Clock) 설정하기
Teams 교대근무 기능의 마지막 요소는 바로 타임클록입니다. 이 기능을 사용하면 직원들이 모바일 기기로 출근·퇴근을 기록할 수 있습니다. 관리자는 선택적으로 위치 감지 기능을 설정할 수도 있는데, 이 경우 직원이 출퇴근을 기록할 때 위치 정보가 함께 감지됩니다. 이 설정은 Teams의 교대근무에서 '설정(Settings)' 탭을 통해 언제든 변경하거나 삭제할 수 있으며, 해당 탭에서 '설정 시작(Begin setup)' 버튼을 눌러 구성할 수 있습니다.
직원들은 iOS 또는 Android 모바일 기기의 Microsoft Teams에서 타임클록을 사용할 수 있습니다. 타임클록을 클릭해 출근을 기록하고, 휴식 시간이 끝나면 다시 Teams 앱을 열어 퇴근 또는 복귀를 기록하면 됩니다. 기록 시 확인 옵션도 제공됩니다. 관리자는 앞서 언급한 '타임클록' 섹션에서 출퇴근 기록을 Excel 스프레드시트로 내보내 리포트를 확인하고 다운로드할 수 있습니다.
여러분은 교대근무 기능을 어떻게 활용할 계획인가요?
이처럼 Teams의 교대근무 기능은 꽤 종합적인 솔루션입니다. ADP 같은 급여 서비스를 사용하지 않는 환경이라도 근무 시간 관리 등 다양한 용도로 활용할 수 있으며, 설정이 간단하고 익숙해지는 데도 오랜 시간이 걸리지 않습니다. 이 가이드가 도움이 되었나요? 아래 댓글로 의견을 남겨주시고, 교대근무 경험에 대한 심층 콘텐츠도 계속 확인해 주세요.