Microsoft Teams는 조직 구성원들이 서로 긴밀하게 연결될 수 있도록 도와주는 훌륭한 협업 도구이며, 특히 원격 근무 환경에서 그 진가를 발휘합니다. 하지만 때로는 외부 계약자, 고객, 공급업체 등 조직 소속이 아닌 사람들과 함께 작업해야 하는 경우도 있습니다. Teams의 게스트 기능을 활용하면 이러한 외부 사용자를 안전하게 초대하면서, 조직의 데이터에 대한 접근 권한은 제한적으로 부여할 수 있습니다.
게스트 사용자 추가하기
게스트를 추가하는 과정은 매우 간단합니다. 먼저 Teams 사이드바에서 해당 사용자를 초대할 팀을 찾습니다. 팀 이름 오른쪽에 있는 “…” 버튼을 클릭한 후 “구성원 추가(Add member)”를 선택하세요.
다음으로, 초대하려는 상대방의 이메일 주소를 입력합니다. 이메일 주소 입력이 완료되면 게스트의 이름을 지정하라는 안내가 나타납니다. 이름을 입력한 뒤 “추가(Add)” 버튼을 클릭하면 모든 과정이 끝납니다. 만약 “일치하는 결과를 찾을 수 없습니다(We can’t find any matches)”라는 메시지가 표시된다면, 해당 Office 365 계정에서 게스트 액세스 기능이 비활성화되어 있는 것이므로 먼저 관리자에게 문의해야 합니다.
게스트로 초대된 사용자에게는 팀 참여 초대 이메일이 발송됩니다. 초대를 수락하면 일반 팀 구성원처럼 목록에 표시되며 활동할 수 있습니다.
게스트 권한
조직의 데이터를 보호하기 위해 게스트의 권한은 의도적으로 제한되어 있습니다. 게스트는 다른 사용자와 마찬가지로 팀에 메시지를 보낼 수 있고, 파일을 공유하거나 비공개 채팅을 시작할 수도 있습니다.
반면 대부분의 다른 기능에는 접근이 제한됩니다. 예를 들어 게스트는 회의 일정을 잡거나, Teams 설정을 변경하거나, 새로운 팀을 만들거나, 앱을 관리할 수 없습니다. 허용되는 기능의 전체 목록은 Microsoft 공식 지원 사이트에서 확인할 수 있습니다.
일부 옵션은 사용자 지정이 가능하며, 팀 단위로 개별 설정할 수 있습니다. 팀 옵션 메뉴에서 “팀 관리(Manage team)” 링크를 클릭하고 “설정(Settings)” 탭으로 이동하세요. “게스트 권한(Guest permissions)” 섹션에서 체크박스를 조정하면 채널 생성·삭제 등 특정 기능에 대한 게스트 접근을 허용하거나 차단할 수 있습니다.
혼동을 방지하기 위해 Teams 인터페이스에서는 게스트가 항상 명확하게 표시됩니다. 외부 사용자의 이름에는 항상 “게스트(Guest)”라는 접미사가 붙어 있어 한눈에 구별할 수 있습니다. 게스트 전체 목록을 확인하거나 특정 게스트를 팀에서 제거하려면 팀 옵션 메뉴에서 “팀 관리”를 클릭한 후 표시되는 구성원 목록을 살펴보면 됩니다.
마지막으로, 특정 Teams 회의에 일회성으로만 접근해야 하는 사용자라면 굳이 게스트 계정을 만들 필요가 없습니다. 지속적인 접근 권한이 불필요한 경우에는 음성·영상 통화 게스트 액세스 관리 전용 가이드를 참고하여 더 간편하게 처리할 수 있습니다.