코로나19 위기를 포함한 재택근무 환경에서는 가족이나 룸메이트와 같은 공간을 사용하게 됩니다. 직업에 따라서는 업무 관련 파일이나 컴퓨터의 특정 정보에 다른 사람이 접근하지 못하도록 해야 할 수도 있고, 단순히 개인적인 프라이버시를 지키고 싶은 경우도 있겠죠.
비밀번호나 Windows Hello로 컴퓨터 자체를 잠그는 것도 좋은 방법이지만, 여기서 한 단계 더 나아가고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 이번 가이드에서는 Windows 10으로 집에서 안전하게 업무를 처리할 수 있도록 파일, 이메일, 문서 등을 보호하는 5가지 방법을 소개합니다.
팁 1: Windows 10에서 파일·폴더 암호화하기
가장 기본적이면서 확실한 방법은 Windows 10의 내장 암호화 기능으로 파일과 폴더를 보호하는 것입니다. Windows의 기본 암호 보호 기능은 계정에 암호화 키를 연동하는 방식으로, 다른 사용자가 해당 파일에 접근하려고 하면 내용을 읽을 수 없게 됩니다. 다만 이 기능은 개인 사용자를 위한 것으로, 기업 환경에서의 사용은 권장되지 않는다는 점에 유의하세요.
설정 방법은 간단합니다. 먼저 파일 탐색기를 열고 보호하려는 파일이나 폴더를 찾은 뒤, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 속성을 선택합니다. 속성 창 하단의 고급 버튼을 누르면 데이터 보호를 위해 내용을 암호화 체크박스가 나타납니다. 이 항목을 체크한 후 확인 → 적용을 차례로 클릭하세요.
이후 화면의 안내에 따라 진행하면 Windows가 파일이나 폴더를 암호화합니다. 암호화가 완료되면 알림 센터(Windows 키 + A)에 표시되는 암호화 알림을 클릭하고, 암호화 키를 반드시 백업해 두세요. 이 키가 있어야 나중에 파일에 접근할 수 있습니다.
팁 2: Outlook에서 이메일 암호화하기
파일 보호만큼 중요한 것이 이메일 보안입니다. Outlook의 이메일 암호화 기능을 사용하면 이메일 내용이 일반 텍스트에서 스크램블된 암호문으로 변환되어, 메시지를 암호화한 공개 키와 짝을 이루는 개인 키를 가진 수신자만 내용을 열어볼 수 있습니다.
Outlook은 두 가지 암호화 방식을 지원합니다. 하나는 대부분의 이메일 프로그램에서 호환되는 S/MIME 암호화, 다른 하나는 Office 365 Enterprise E3 라이선스에 포함된 Office 365 메시지 암호화입니다. 여기서는 가장 표준적인 S/MIME 방식을 기준으로 설명합니다.
먼저 시스템이 암호화된 이메일을 보낼 수 있도록 구성되어 있는지 확인하세요. 설정이 완료되었다면 평소처럼 이메일을 작성한 후 옵션 탭을 클릭하고, 암호화 → S/MIME으로 암호화를 선택한 뒤 메시지를 전송하면 됩니다.
Outlook 웹 앱(OWA)에서는 절차가 더욱 간단합니다. 받는 사람 입력란 위에 있는 암호화 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다. 다만 주의할 점이 있습니다. Outlook.com은 기회적 TLS(전송 계층 보안) 방식을 사용하는데, 이 경우 메시지가 수신자의 메일 서버에 도달한 이후에는 암호화가 유지되지 않을 수 있습니다. 반면 S/MIME은 메일이 사서함 사이를 이동하는 과정이 아닌 메시지 자체를 암호화하기 때문에 훨씬 강력한 보안을 제공합니다.
팁 3: Windows 10 Pro에서 BitLocker 활성화하기
개별 파일이나 이메일 단위의 보호를 넘어, BitLocker를 사용하면 컴퓨터 전체를 암호화할 수 있습니다. BitLocker는 누군가 비밀번호 없이 Windows에 로그인하지 않고 복구 USB로 부팅해 OS를 재설치하려 하거나, 하드디스크·SSD를 분리해 다른 시스템에 장착하는 등의 방법으로 데이터에 접근하려는 시도를 차단합니다.
이러한 무단 접근 시도가 감지되면 48자리 숫자로 된 BitLocker 복구 키 입력을 요구합니다. 복구 키는 보통 Microsoft 계정에 온라인으로 저장되며, 종이에 인쇄하거나 USB 메모리에 백업해 둘 수도 있습니다. BitLocker는 Windows 10 Pro 이상에서, 그리고 TPM 칩이 탑재된 장치에서만 사용할 수 있지만 다행히 최신 Windows PC 대부분은 TPM 칩을 갖추고 있습니다.
BitLocker는 대개 기본적으로 활성화되어 있습니다. 확인하려면 파일 탐색기를 열고 사이드바의 내 PC를 클릭하세요. 로컬 디스크(C:) 드라이브 아이콘에 자물쇠 표시가 있다면 이미 BitLocker로 보호되고 있는 것입니다. 만약 활성화되어 있지 않다면 설정 화면의 안내에 따라 켤 수 있습니다.
BitLocker 설정 후 전체 디스크 암호화에는 몇 시간이 걸릴 수 있습니다. 앞서 언급한 특수한 상황이 아니라면 복구 키를 다시 입력할 필요는 없지만, 키는 반드시 안전한 곳에 보관하세요. 키를 분실하면 모든 파일에 접근하지 못할 수 있으며, 복구는 매우 어렵습니다.
팁 4: Office 365 문서(Word·PowerPoint·Excel)에 비밀번호 설정하기
많은 분들이 업무의 핵심 도구로 사용하는 Word, PowerPoint, Excel 문서 역시 비밀번호로 보호할 수 있습니다. 몇 단계만 거치면 문서가 허가받지 않은 사람에게 노출되는 것을 막을 수 있습니다.
먼저 알아둘 점은, Office의 비밀번호 설정은 문서 자체를 강력하게 암호화하는 기능은 아니라는 것입니다. 문서를 완전히 암호화하려면 앞서 소개한 팁 1의 방법을 함께 사용하는 것이 좋습니다. Office의 비밀번호 기능은 주로 초보 사용자가 PC에 저장된 파일을 빠르게 잠그기 위한 용도입니다.
Word의 경우 파일 탭 → 정보 → 문서 보호 → 비밀번호로 암호화 순서로 진입한 뒤 비밀번호를 입력하고 확인을 누르면 됩니다. PowerPoint도 동일하게 파일 탭 → 정보 → 프레젠테이션 보호 → 비밀번호로 암호화를 선택하고 비밀번호를 설정하면 됩니다.
Excel은 조금 더 다양한 옵션을 제공합니다. 통합 문서 전체를 보호하려면 파일 탭 → 정보 → 통합 문서 보호 → 비밀번호로 암호화를 선택하세요. 이렇게 하면 다른 사람이 데이터에 접근하거나 수정하는 것을 막을 수 있습니다.
반대로 통합 문서 전체가 아닌 특정 영역만 잠그고 싶다면, 먼저 편집을 허용할 데이터 범위를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼 → 셀 서식에서 잠금 옵션을 해제합니다. 그런 다음 해당 선택 상태를 유지한 채 검토 탭 → 보호 → 시트 보호를 클릭하면 됩니다. 이 방법을 활용하면 수식이나 특정 범위를 다른 사람에게 보이지 않게 숨길 수도 있습니다.
팁 5: OneNote 노트북 섹션에 비밀번호 설정하기
Word, Excel, PowerPoint뿐 아니라 메모 도구인 OneNote의 노트북 섹션도 보호할 수 있습니다. 중요한 회의 노트나 개인 정보가 담긴 페이지가 외부에 노출되는 것을 예방할 수 있죠.
Windows 10용 OneNote 앱(Microsoft Store에서 다운로드한 버전이며, OneNote 2016이 아닙니다)에서는 매우 간단하게 설정할 수 있습니다. 사이드바에서 노트북 이름을 두 번 클릭해 연 뒤, 보호하려는 섹션을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 암호 보호 옵션을 선택하면 끝입니다.
여러분은 컴퓨터를 어떻게 보호하시나요?
지금까지 Windows 10에서 파일, 이메일, 문서를 안전하게 보호해 재택근무 환경에서 업무를 안심하고 처리할 수 있는 5가지 핵심 방법을 살펴보았습니다. 이 가이드가 도움이 되었나요? 혹시 자신만의 보안 팁이 있다면 아래 댓글로 공유해 주세요. 모두 안전한 재택근무 되시길 바랍니다!