동료들과 파일을 공유하는 일이 일상이 되다 보면, 누가 내 파일을 변경하는지 항상 파악하고 싶어질 수 있습니다. 특히 원격 협업이 일상 업무의 핵심인 기업 환경이라면 더욱 중요한 부분입니다.
다행히 회사가 Office 365를 구독하고 있고 SharePoint로 파일을 저장하고 있다면, 이를 손쉽게 해결할 방법이 있습니다. SharePoint 문서나 사이트의 항목이 변경될 때마다 최신 상태를 유지하려면 알림(Alert) 기능을 설정하면 됩니다. 이 가이드에서는 그 설정 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
시작하기 전에 알아둘 사항
본격적으로 시작하기 전에 몇 가지 중요한 점을 짚고 넘어가겠습니다. 첫째, 알림을 설정할 때 표시되는 옵션은 사용자 환경에 따라 다를 수 있습니다. 둘째, 숙련된 사용자라면 수작업 없이 Power Automate의 SharePoint 커넥터를 활용해 알림을 자동화할 수도 있습니다.
또한 알림을 따로 만들지 않고도 문서 라이브러리에서 파일 활동을 확인하는 방법이 있습니다. 파일이나 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 세부 정보 창을 열고 활동 섹션을 살펴보면 변경 내역을 바로 확인할 수 있습니다.
알림 설정 시작하기
SharePoint Online에서 알림을 설정하려면 먼저 해당 파일, 링크 또는 폴더로 이동합니다. 그런 다음 항목 옆의 줄임표(...) 메뉴를 클릭하고 하단의 알림 켜기(Alert Me)를 선택하세요. 그러면 화면에 새로운 설정 메뉴가 나타납니다.
폴더나 라이브러리에 대한 알림을 설정하는 경우에는 다양한 옵션이 제공됩니다. 예를 들어 상단에서 사용자 지정 알림 제목을 입력하거나, 전달 방식을 이메일에서 SMS로 변경할 수 있습니다. 알림 유형도 선택 가능하며, 다음과 같은 상황에서 알림을 받도록 설정할 수 있습니다.
- 새 항목이 추가될 때
- 기존 항목이 수정될 때
- 항목이 삭제될 때
뿐만 아니라 특정 조건에 따라 맞춤형 알림을 받을 수도 있습니다. 예를 들어 다른 사람이 문서를 변경할 때, 내가 만든 문서를 다른 사람이 변경할 때, 또는 내가 마지막으로 수정한 문서를 다른 사람이 변경할 때 알림을 받도록 지정할 수 있습니다. 수신 시점 역시 즉시 받거나, 매일 또는 매주 요약 형태로 받도록 선택할 수 있습니다.
알림 취소하는 방법
알림이 더 이상 필요 없어지면 언제든지 간편하게 취소할 수 있습니다. 알림을 확인하려면 SharePoint의 아무 폴더나 라이브러리로 이동한 후, 화면 오른쪽 상단의 줄임표(...) 메뉴를 클릭하고 내 알림 관리(Manage my alerts)를 선택하세요.
그런 다음 삭제하려는 알림을 선택하고 선택한 알림 삭제(Delete Selected Alerts)를 클릭한 뒤 확인 버튼을 누르면 해당 알림이 삭제됩니다.
Office 365로 협업하는 여러 방법 중 하나
SharePoint는 파일을 체계적으로 관리하고 동료와 협업할 수 있는 여러 방법 중 하나일 뿐입니다. Word와 Excel에서 실시간으로 공동 작업을 진행하거나, iOS 및 Android용 새 Office 앱을 활용하거나, OneNote 2016과 Outlook을 함께 사용하는 것도 좋은 방법입니다.
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