소규모 비즈니스나 조직의 IT 관리자 또는 사업주라면 Microsoft Teams를 처음 도입했을 때 서비스를 어떻게 운영해야 할지 고민될 수 있습니다. Teams의 일반적인 활용 팁이나 사용자 인터페이스에 대한 글은 흔하지만, 막상 처음 환경을 구축하는 단계에서는 어디서부터 손대야 할지 막막하게 느껴지기 마련입니다.
사용자를 추가하는 것 외에도 IT 관리자가 Teams 설정 과정에서 할 수 있는 일은 매우 다양합니다. 이러한 단계들은 모든 직원과 사용자에게 쾌적한 Teams 경험을 보장하는 데 필수적입니다. 그중에서도 특히 중요한 핵심 항목 5가지를 소개합니다.
팁 1: 팀 멤버와 팀 소유자 역할 확인하기
직원들이나 사용자들이 소통하고 협업할 팀을 Microsoft Teams에서 만들었다면, 팀 멤버와 팀 소유자 역할이 올바르게 지정되어 있는지 반드시 확인해야 합니다. 본인(팀 소유자)을 제외한 모든 구성원은 해당 채널에서 '팀 멤버'로 설정하는 것이 바람직합니다.
팀 멤버는 팀 이름이나 설명을 수정할 수 없고, 팀이나 비공개 채널을 삭제할 수 없으며, 멤버를 추가할 권한도 없습니다. 반면 팀 소유자는 팀 전반을 관리합니다. 게스트를 추가·제거하고 설정을 변경하며, 팀 보관(아카이브), 팀 갱신, GIF 사용 허용, 팀 사진 변경, 채널·탭·커넥터에 대한 팀 권한 설정 등 각종 관리 작업을 수행할 수 있습니다.
이러한 설정은 Microsoft Teams 관리 센터에 접속해 Teams → Manage Teams(팀 관리)를 클릭한 뒤 해당 팀 이름을 클릭하면 직접 확인할 수 있습니다. Role(역할) 열에서 역할 이름을 클릭하면 사용자별로 역할을 자유롭게 변경할 수 있습니다.
팁 2: Teams에서 사용자 지정 정책 만들기
팀을 만들고 사용자를 추가했다면, Teams 정책을 사용자 지정하는 것이 좋습니다. 이를 통해 비공개 채널 생성처럼 특정 작업에서 사용자가 무엇을 할 수 있고 없는지 통제할 수 있습니다. Microsoft Teams 관리 센터로 이동해 상단에서 두 번째 아이콘인 Teams를 클릭한 후 Teams Policies(Teams 정책)를 클릭하세요.
기본적으로 모든 사용자에게 적용되는 Global(Org-wide default) 정책이 표시됩니다. 하지만 상단의 Add를 클릭하고 정책 이름을 입력하면 사용자별 새 정책을 만들 수 있습니다. 이후 검색 결과에서 비공개 팀을 찾을 수 있도록 허용하거나 비공개 채널 생성을 허용하는 등의 설정을 선택한 뒤 Save(저장)를 클릭하면 됩니다. 사용자 지정 정책에 사용자를 추가하려면 해당 정책을 선택한 후 Manage Users(사용자 관리)를 클릭합니다. 참고로 정책 변경이 실제로 적용되기까지 최대 24시간이 걸릴 수 있습니다.
팁 3: 메시징 설정 제어하기
Microsoft Teams에는 GIF 생성이나 사용자 지정 스티커처럼 재미있는 기능이 많지만, 업무 환경에 따라 일부 기능을 꺼두고 싶을 수도 있습니다. 관리자는 Microsoft Teams 관리 센터에서 Messaging Policies(메시징 정책) 탭을 클릭해 이를 완전히 통제할 수 있습니다. 이 탭은 사이드바에서 위에서 일곱 번째에 위치하며 채팅 버블 모양의 아이콘으로 되어 있습니다.
여기서 메시징 정책을 만들거나 편집할 수 있습니다. Global(Org-wide default)이 기본 설정이며 Teams의 모든 사용자에게 적용된다는 점을 유의하세요. 변경할 수 있는 항목이 상당히 많습니다.
좀 더 세밀한 관리를 원한다면 사용자 지정 메시징 정책을 만들어 기능을 개별적으로 켜거나 끄고, 특정 사용자에게만 적용할 수도 있습니다. + Add를 클릭해 새 메시징 정책을 만든 후 해당 사용자나 사용자 그룹에 맞게 설정을 조정하세요. 완료되면 정책 이름을 클릭하고 Manage Users(사용자 관리)를 통해 사용자를 할당합니다. 사용자 이름을 검색한 뒤 Add를 클릭하고, 마무리되면 Save(저장)를 누르면 됩니다.
팁 4: 사용자 관리 및 기타 정책 조정하기
Teams 관리 대시보드에서는 조정할 수 있는 다양한 설정과 정책도 제공됩니다. 회의 정책, 라이브 이벤트 설정, 통화 설정 등이 대표적입니다. 필요에 따라 이를 자유롭게 변경할 수 있습니다. 회의 정책은 사이드바의 캘린더 섹션을 클릭하면 접근할 수 있고, 앱 설정은 채팅 아이콘 아래의 네 개 사각형 아이콘을 클릭하면, 통화 정책은 전화 아이콘을 클릭하면 확인할 수 있습니다.
위에서 안내한 대로 설정을 조정했다면, 이제 사용자를 원하는 정책에 배정할 차례입니다. Microsoft Teams 관리 센터에서 Users(사용자) 탭(위에서 다섯 번째에 있는 Teams 로고 모양 아이콘)을 클릭하세요. 목록에서 사용자 이름 옆의 체크박스를 선택한 후 Edit Settings(설정 편집)를 클릭합니다. 여기서 사용자를 전역 설정에서 해제하고, 직접 만든 사용자 지정 정책으로 자유롭게 전환할 수 있습니다.
팁 5: 게스트 액세스 기능 변경하기
Teams에는 '게스트 액세스'라는 기능이 있습니다. 초대를 받으면 조직 외부 인력도 팀과 채널에 접근할 수 있게 해주는 기능입니다. 이 기능은 원하는 대로 켜거나 끌 수 있으며, 게스트가 이용할 수 있는 기능도 세부적으로 구성할 수 있습니다. 개인 통화, 회의, 메시지, GIF 사용 등에 대한 토글 스위치가 제공됩니다. Microsoft Teams 관리 센터에서 화면 하단의 설정 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 Guest Access(게스트 액세스)를 클릭하면 찾을 수 있습니다.
더 많은 Teams 활용 정보는?
지금까지 Microsoft Teams를 관리하고 설정하는 데 유용한 핵심 팁 다섯 가지를 살펴봤습니다. Teams 사용자와 공유할 만한 콘텐츠를 찾고 있다면 걱정하지 않으셔도 됩니다. 영상 회의 팁, 채팅 명령어, 미팅 참여 방법 등 다양한 주제를 다뤄왔으니, Teams 허브를 방문해 필요한 정보를 모두 확인하고 앞으로 더 깊이 있는 Teams 가이드도 기대해 주세요.