Microsoft Teams에서 회의를 진행하다 보면 메모를 남기고 싶은 순간이 자주 찾아옵니다. 많은 분들이 Microsoft Word나 Windows 10의 스티커 메모 앱처럼 별도 프로그램을 열어두고 사용하시는데요. 그런데 Teams에는 중요한 회의 중에 생각을 기록하고 공유할 수 있도록 돕는 회의 메모(Meeting Notes) 기능이 내장되어 있다는 사실을 알고 계셨나요? 이번 가이드에서는 이 기능을 제대로 활용하는 방법과 나아가 멀티태스킹까지 가능한 실전 노하우를 소개해 드립니다.
메모 기능 사용 전 알아둘 핵심 사항
Teams에서 메모 작성을 시작하기 전에 몇 가지 중요한 제약 조건을 먼저 확인해야 합니다.
첫째, 현재 회의 메모는 같은 조직에 속한 구성원만 시작하거나 접근할 수 있으며, 게스트는 이 기능을 사용할 수 없습니다. 둘째, 메모 접근 인원은 최대 20명으로 제한됩니다. 회의 참석자가 20명을 초과하면 먼저 접속한 20명만 메모를 열람할 수 있습니다. 셋째, 메모가 생성되기 전에 회의에 초대된 사람만 메모에 접근할 수 있다는 점도 유의하세요. 나중에 참여한 경우에는 메모를 볼 수 없습니다.
회의 전 메모 작성하기
Teams에서는 회의 전, 회의 중, 회의 후 어느 시점이든 메모를 작성할 수 있습니다. 먼저 회의 전에 메모를 미리 준비하는 방법부터 살펴보겠습니다.
Teams의 캘린더(Calendar) 섹션으로 이동한 후 목록에서 해당 회의를 선택합니다. 그다음 '참석자와 채팅(Chat with participants)'을 클릭하고 '회의 메모(Meeting Notes)' 탭을 선택하세요. 이어서 '회의 메모 작성 시작(Start taking meeting notes)'을 누르면 됩니다. 여기에 회의 안건을 추가하거나 @멘션으로 특정 참석자를 지정하고, 실행 항목(action items)을 할당할 수도 있습니다.
다만, 채널에서 진행되지 않는 일반 회의에서만 사전 메모를 확인할 수 있다는 점에 유의하세요.
회의 중 메모 작성하기
회의에 참여한 상태라면 화면 하단의 '추가 옵션(More Options)'을 선택하고 회의 컨트롤에서 '회의 메모 표시(Show meeting notes)'를 고르면 메모에 바로 접근할 수 있습니다. 아직 메모를 시작하지 않았다면 '회의 메모 작성 시작' 옵션이 함께 표시됩니다.
옵션을 선택하면 곧바로 메모 입력을 시작할 수 있습니다. 패널 상단의 도구를 활용해 텍스트 서식과 레이아웃을 자유롭게 조정할 수 있고, '여기에 새 섹션 추가(Add a new section here)'를 선택해 새로운 메모 섹션을 만들 수도 있습니다. 또한 실행 항목을 특정 참석자에게 할당해 주목을 끌거나 업무를 명확히 위임할 수도 있습니다. 회의 화면과 메모 창을 동시에 띄워두면 발표 내용을 놓치지 않으면서 기록할 수 있어 멀티태스킹 효과를 극대화할 수 있습니다.
회의 후 메모 확인하기
회의가 종료된 후에도 몇 가지 방법으로 메모를 확인할 수 있습니다.
채널 회의의 메모라면 해당 채널로 이동해 회의 항목을 찾은 후 '전체 화면으로 메모 표시(Show notes in fullscreen)'를 선택하면 됩니다. 개인(1:1) 회의의 메모는 '채팅(Chat)' 목록에서 해당 회의를 찾아 동일하게 '전체 화면으로 메모 표시'를 선택하면 됩니다.
메모는 Wiki 탭에 저장되며, 열람은 물론 편집하거나 새로운 내용을 추가하는 것도 언제든 가능합니다.
회의 메모는 시작에 불과합니다
회의 중 메모 작성은 Teams에서 할 수 있는 일의 극히 일부입니다. 회의 일정 예약, 키보드 단축키 활용, 영상 통화 중 배경 흐림 효과 등 다양한 기능을 함께 활용하면 업무 생산성을 한층 높일 수 있습니다. 회의를 최대한 활용하는 방법을 정리한 별도 가이드도 준비되어 있으며, 앞으로 Teams에 도입될 신규 기능들도 이미 소개한 바 있으니 함께 참고해 보세요.
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