투 두(To Do)는 마이크로소프트 생산성 도구 라인업에 최근 추가된 서비스 중 하나입니다. 수많은 신규 기능과 함께 UI가 전면적으로 개편되었기에, 2019년 현재 이 앱이 어떤 가치를 제공할 수 있는지 다시 한번 자세히 살펴보겠습니다.
To Do는 마이크로소프트가 운더리스트(Wunderlist)를 인수하면서 탄생한 제품입니다. Wunderlist는 아직도 서비스 중이지만, 개발 역량은 이미 To Do 개발에 집중되고 있습니다. 마이크로소프트는 이 앱을 Office 365 인프라 위에 새롭게 구축하여 기업 환경에서 요구하는 컴플라이언스 기준을 충족하도록 만들었습니다. 이러한 아키텍처 덕분에 To Do는 Outlook의 메일과 작업과도 동기화됩니다.
이번 달 초 진행된 리디자인을 통해 To Do는 Wunderlist의 디자인 언어에 한층 가까워졌습니다. 색상 활용이 늘어나고 인터페이스 요소 간 여백에도 세심한 주의가 기울여졌습니다. 이름도 'To-Do'에서 'To Do'로 미세하게 변경되었는데, 이러한 변화는 마이크로소프트가 이 제품에 점점 더 확신을 갖고 있음을 보여줍니다.
시작하기
오늘날 To Do는 거의 모든 주요 플랫폼에서 사용할 수 있습니다. Windows 10, macOS, iOS, Android는 물론 웹 버전까지 제공됩니다. 또한 To Do는 지속적으로 확대되는 마이크로소프트 제품군에 통합되고 있습니다. Outlook, 코타나(Cortana), 마이크로소프트 플래너(Microsoft Planner)와 연동되므로, 이 앱은 모든 업무를 관리하는 허브 역할을 할 수 있습니다.
이 가이드에서는 Windows 10 PC 기준으로 To Do를 사용해 보겠습니다. 대부분의 화면은 플랫폼 전반에서 매우 유사하므로, 본인의 기기에서도 큰 어려움 없이 따라 하실 수 있을 것입니다.
To Do를 다운로드한 후 먼저 로그인해야 합니다. 개인 마이크로소프트 계정과 기업용 Office 365 계정 모두 지원됩니다. 앱의 설정 화면을 통해 나중에 추가 계정을 등록할 수도 있습니다.
로그인하면 To Do의 '내 하루(My Day)' 화면으로 이동합니다. 인터페이스를 잠시 살펴볼 가치가 있습니다. 데스크톱에서는 To Do가 2개 창 구조를 사용합니다. 왼쪽에는 작업 목록이 표시되고, 가운데 영역에는 선택한 목록의 내용이 나타납니다. 특정 작업을 선택하면 오른쪽에 추가 창이 열려 해당 작업의 속성을 편집할 수 있습니다. 모바일 레이아웃도 매우 유사하며, 내비게이션이 햄버거 메뉴 뒤로 숨겨져 있는 차이만 있습니다.
앱 설정 페이지로 이동하려면 왼쪽 상단의 프로필 사진을 클릭하세요. 드롭다운 메뉴에서 '설정(Settings)'을 선택하거나, '계정 관리(Manage accounts)'를 선택하여 Office 365 계정을 추가·제거할 수 있습니다.
기존 할 일 가져오기
설정 화면에서는 Wunderlist에 있던 기존 작업을 가져올 수 있습니다. 즉, 예전 앱에서 작업하던 지점부터 그대로 이어서 시작할 수 있는 것이죠. To Do는 Wunderlist의 목록을 대체하는 새 목록을 자동으로 생성하고, Wunderlist에 있던 작업들을 그 목록에 채워 넣습니다.
설정 화면에서는 앱의 몇 가지 기본 옵션도 변경할 수 있습니다. 라이트 테마와 다크 테마 전환 기능이 있으며, 삭제 확인 알림이나 작업 완료 사운드를 비활성화할 수도 있습니다.
아래로 스크롤하면 '스마트 목록(Smart Lists)' 관련 토글 버튼들이 있습니다. 스마트 목록에 대해서는 뒤에서 다시 다루겠지만, 일단 사용하지 않는 스마트 목록이 앱에 표시되지 않도록 설정할 수 있다는 점만 알아두세요. 마지막 토글 버튼은 Outlook에서 플래그(중요 표시)한 메일을 To Do에 표시할지 여부를 결정합니다. 이 기능을 끄면 내비게이션 바에서 '플래그한 메일' 섹션이 사라집니다.
목록 만들기
목록을 만들려면 내비게이션 메뉴 하단의 '새 목록(New list)' 버튼을 클릭합니다. 목록 이름을 입력하고 Enter 키를 누르면 됩니다. 원한다면 목록의 내비게이션 아이콘으로 사용할 커스텀 이모지를 추가할 수도 있습니다. 가운데 창에서 목록 이름을 클릭한 후 스마일 버튼을 눌러 이모지를 선택하세요.
관련된 목록이 여러 개인가요? 그룹을 만들어 보세요. '새 목록' 버튼 오른쪽의 버튼을 클릭해 그룹을 생성하고 이름을 지정합니다. 그런 다음 개별 목록을 그룹 안으로 드래그하면 해당 목록들이 그룹의 하위 항목으로 배치됩니다. 자주 사용하지 않는 목록을 숨겨 내비게이션 메뉴를 깔끔하게 정리하는 데 유용합니다.
목록 옵션
앱 우측 상단의 점 3개 아이콘을 클릭하면 목록 옵션 메뉴에 접근할 수 있습니다. 목록별로 앱 테마를 개별적으로 조정하거나, 작업 정렬 순서를 변경하거나, 목록 이름을 바꿀 수 있습니다.
이 메뉴에서는 목록 내 완료된 작업을 표시하거나 숨길 수도 있습니다. 마지막으로, 시작 메뉴에 바로가기를 고정하는 메뉴 항목과 목록 삭제 메뉴도 있습니다. 삭제 시 목록 자체와 함께 그 안의 모든 작업도 제거되니 주의하세요.
목록 공유하기
목록을 다른 사용자와 공유하여 협업할 수 있습니다. 목록 옵션 버튼 옆의 사람 아이콘을 클릭하는 것부터 시작하세요.
'초대 링크 만들기(Create invitation link)'를 클릭하면 공유 가능한 링크를 받을 수 있습니다. 이 링크를 목록에 접근해야 하는 사람들에게 전달하세요. 링크를 받은 사람들은 목록 내 작업을 조회, 추가, 편집할 수 있습니다. 나중에 공유 설정을 관리하려면 공유 버튼을 다시 클릭하면 됩니다. 목록에 추가된 협업자 목록과 공유 권한을 철회하는 옵션을 확인할 수 있습니다.
작업 다루기
작업(Task)은 To Do에서 가장 중요한 요소입니다. 작업 생성은 간단합니다. 목록을 선택한 후 화면 하단의 '작업 추가(Add task)'를 클릭하고, 작업 이름을 입력한 뒤 Enter 키를 누르면 됩니다.
가장 기본적인 형태로는 이것이 전부입니다. 설명을 입력하고 Enter를 누르는 방식으로 계속 작업을 추가할 수 있습니다. 하지만 작업에는 훨씬 더 많은 옵션이 있으니, 하나를 클릭해서 세부 정보 창을 열어 보세요.
여기서 작업에 대한 알림, 마감일, 반복 일정을 설정할 수 있습니다. 추가 메모를 위한 텍스트 필드(웹사이트 주소 저장에 유용)와 첨부 파일을 추가할 수 있는 파일 선택기도 제공됩니다.
창 상단의 '단계 추가(Add step)' 링크를 사용하면 하위 작업 집합을 만들 수 있습니다. 큰 프로세스 안에 간단한 체크리스트를 구성할 때 유용합니다. 예를 들어 '집 청소하기' 작업에 '카펫', '바닥', '가구 표면' 같은 단계를 추가할 수 있겠죠.
마지막으로 작은 별 아이콘을 누르면 해당 작업을 '중요'로 표시할 수 있습니다. 이렇게 하면 To Do 내비게이션 메뉴의 '중요' 목록에 해당 작업이 나타납니다. 마찬가지로 '내 하루에 추가(Add to My Day)'를 선택하면 해당 작업이 '내 하루' 목록에 표시됩니다. 자세한 내용은 다음 섹션에서 다루겠습니다.
스마트 목록 활용하기
스마트 목록은 다른 목록들의 작업을 자동으로 모아 보여주는 목록을 의미합니다. 직접 만들 수는 없지만, 설정 페이지에서 확인했듯이 어떤 스마트 목록을 표시할지는 선택할 수 있습니다.
이미 두 가지 스마트 목록을 살펴봤습니다. 바로 '중요'와 '내 하루'입니다. 그중 '내 하루'는 To Do가 경쟁 앱과 차별화되는 핵심 기능 중 하나이므로 좀 더 자세히 설명할 필요가 있습니다.
To Do는 마감일에만 의존하지 않고, 매일 작업할 항목을 직접 선택할 수 있게 해줍니다. 아침에 미완료 작업을 검토한 후 몇 가지를 '내 하루'에 추가하고, 그 목록을 기준으로 하루를 보내는 방식입니다. 이렇게 하면 당장 실행 불가능한 작업들에 주의가 산만해지는 것을 피할 수 있습니다.
To Do는 '내 하루'에 추가할 작업을 추천할 만큼 똑똑합니다. 아침에 '내 하루'를 열면 추천 항목이 나타날 수 있습니다. 보통 마감일이 가까운 작업이 추천되며, 어제 '내 하루'에 추가했지만 끝내지 못한 작업도 포함됩니다. 덕분에 그날의 업무량을 조율하면서 어제 하던 일로 빠르게 복귀할 수 있습니다.
현재 To Do에는 세 가지 스마트 목록이 더 있습니다. 바로 '계획됨(Planned)', '플래그한 메일(Flagged Email)', '나에게 할당됨(Assigned to Me)'입니다. '계획됨'은 마감일이 설정된 모든 작업을 보여줍니다. '플래그한 메일'은 Outlook에서 처리 필요 표시(플래그)를 해둔 메일을 보여주며, 각 메일은 일반적인 To Do 작업으로 변환됩니다.
'나에게 할당됨'은 Office 365 계정 전용 기능으로, 현재 진행 중인 Microsoft Planner 작업들을 담고 있습니다. 즉, 팀 플래너를 사용하면서도 개인 할 일 목록을 유지할 수 있습니다. Outlook과 Planner를 함께 사용할 때 앱 사이를 오갈 필요가 없는 것이죠.
마이크로소프트 To Do 정리
지금까지 To Do에 대한 간략한 투어였습니다. 보셨듯이 To Do는 점점 더 완성도 높은 작업 관리 솔루션으로 성숙해졌습니다. 기능이 풍부하고 마이크로소프트 생태계의 많은 부분과 통합될 수 있습니다.
To Do를 최대한 활용하려면 스마트 목록 같은 기능을 적극적으로 사용해야 합니다. 바로 이러한 디테일이 To Do를 다른 경쟁 앱들보다 돋보이게 만듭니다. 하지만 동시에, 개인 용도의 간단한 할 일 앱으로도 충분히 유용합니다. 새 항목을 추가하는 데 몇 초밖에 걸리지 않으니까요.
To Do의 생산성 향상 효과는 다른 마이크로소프트 제품과 결합할 때 극대화된다고 할 수 있습니다. 마이크로소프트는 이 앱을 통해 흩어져 있던 자사 서비스들을 하나로 묶고 있습니다. To Do는 Outlook, 코타나, Planner의 데이터를 통합하는 생산성 허브로 발전하고 있습니다. 모든 플랫폼에서 앱을 사용할 수 있기 때문에 어디에 있든 항상 모든 할 일에 접근할 수 있습니다.
협업 지원, 개별 작업에 대한 강력한 옵션, 일일 플래너 기능까지 갖추면서 To Do는 균형 잡힌 작업 관리 플랫폼으로 성장했습니다. 그럼에도 시작하기는 무척 간단하므로, 어떤 요구 사항이 있든 To Do가 충족해 줄 가능성이 높습니다.