커뮤니케이션은 규모와 상관없이 모든 비즈니스 운영의 심장과도 같은 요소입니다. 특히 여러 지역에 직원들이 분산되어 있거나, 코로나19 상황으로 원격 근무 체제에 의존하고 있는 소규모 기업이라면 그 중요성이 더욱 커집니다. 바로 이럴 때 Microsoft Teams가 강력한 해결책이 되어줍니다.
채팅 기반 인터페이스부터 다른 Microsoft 앱 및 외부 서비스와의 연동까지, Teams를 활용해 소규모 비즈니스의 생산성을 극대화하는 방법을 지금부터 살펴보겠습니다.
Teams로 문서 관리하기
Teams를 소규모 비즈니스에서 최대한 활용하는 첫 번째 방법은 바로 문서 관리입니다. Microsoft는 SharePoint 서비스를 기반으로 Teams 사이트를 생성하는데, 이는 Teams에서 공유되는 모든 파일을 담는 문서 라이브러리 역할을 합니다. Teams는 본래 그룹 단위 협업을 위해 설계되었기 때문에, 팀에 속한 구성원이라면 누구나 공유된 문서와 파일을 열람할 수 있습니다.
즉, Teams 채널에 추가된 모든 구성원이 파일과 문서를 채널에 업로드할 수 있고, 팀원들은 앱 우측의 '파일(Files)' 탭을 통해 해당 자료에 접근할 수 있습니다. 덕분에 링크를 찾아 헤매거나 웹사이트에 일일이 방문하지 않고도 필요한 파일을 손쉽게 찾을 수 있습니다. 만약 Microsoft 외의 스토리지 서비스를 선호한다면, 사이드바 하단의 '클라우드 스토리지 추가(Add cloud storage)' 버튼을 클릭해 다른 클라우드 서비스도 함께 연결할 수 있습니다.
뿐만 아니라 Teams에는 Microsoft 외부에서 제공하는 다양한 '앱'도 추가할 수 있습니다. YouTube, Zoom, Evernote, Adobe Creative Cloud 등이 대표적인 예입니다. 사이드바의 '앱(Apps)' 아이콘을 클릭해 원하는 앱을 추가하면, 해당 앱은 채널 내 탭 또는 사이드바에 나타납니다. Microsoft 365나 Teams로 완전히 전환하기 전까지 기존의 비(非)Microsoft 서비스를 계속 사용해야 하는 경우라면, 이러한 앱 연동 기능이 매우 유용하게 작용할 것입니다.
Microsoft Planner로 업무 관리하기
문서만큼이나 비즈니스 운영에서 중요한 영역은 계획 수립과 업무 조직화입니다. 물품 수령, 배송 처리 등의 업무를 진행하려면 누가 어떤 작업을 맡고 있는지, 진행 상황이 어느 정도인지를 지속적으로 파악해야 합니다. 문서 관리와 마찬가지로, Teams는 Microsoft Planner와의 연동을 통해 이 부분까지 완벽하게 지원합니다.
Microsoft Planner는 Office 365 그룹과 연결된 '플랜(Plans)'을 중심으로 구성됩니다. 새로운 플랜을 만들면 해당 플랜 전용의 새 Office 365 그룹이 자동으로 생성되며, 반대로 기존 그룹을 기반으로 플랜을 만들 수도 있습니다. 또한 각 플랜에는 고유한 SharePoint 사이트와 OneNote 노트북이 함께 제공되어 특정 첨부 파일을 찾기가 훨씬 수월해집니다.
시작하려면 tasks.office.com에 접속해 Planner에 로그인한 후 새 플랜을 생성하세요. 이름을 지정하면 바로 사용자 인터페이스로 이동합니다. Planner는 버킷(bucket) 목록 형태의 세로 열로 구성되어 있으며, 버킷 목록에 항목을 추가하고 작업을 할당하고 마감일을 설정하고 메모를 남기는 등의 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 작업 일정을 한눈에 보여주는 차트 등 통계 기능도 함께 제공됩니다.
Planner 설정을 마치면 Microsoft Teams 안에서도 손쉽게 찾을 수 있습니다. 앱 사이드바에서 직접 클릭하거나, 사이드바의 '...' 버튼을 클릭한 뒤 Planner를 선택하면 됩니다. 이렇게 하면 웹 브라우저에서 새 탭을 열 필요 없이 Teams 화면 안에서 바로 Planner를 사용할 수 있습니다.
Microsoft Shifts로 인력 운영 관리하기
마지막으로 소개할 것은 Microsoft Teams의 Shifts입니다. 소규모 기업 입장에서는 ADP 같은 유료 급여 관리 서비스에 투자할 여력이 부족할 수 있습니다. 하지만 Teams에는 Shifts라는 Microsoft 서비스가 기본 연동되어 있어, 관리자와 현장 근무자가 근무 시간 등을 손쉽게 관리할 수 있습니다. Microsoft 365 관리 센터에서 Shifts를 활성화하고 적절한 권한을 부여하면, Teams 사용자는 Teams 앱을 통해 출근·퇴근 체크인/체크아웃을 기록할 수 있습니다.
관리자는 교대 근무 일정을 작성하고, 세부 정보를 추가하고, 교대 조정을 진행하며, 전체 스케줄을 체계적으로 관리할 수 있고, 필요시 보고서를 다운로드할 수도 있습니다. Teams 사용자 역시 Shifts를 통해 휴가 신청을 할 수 있습니다. 유료 급여 관리 서비스만큼 포괄적이지는 않지만, 필요한 순간에는 충분히 제 역할을 해내는 실용적인 도구입니다.
Teams로 할 수 있는 일은 더 많습니다
지금까지 소개한 세 가지 방법은 소규모 비즈니스에서 Microsoft Teams를 최대한 활용할 수 있는 대표적인 방법들입니다. 저희는 지난 몇 달 동안 Yammer를 포함해 Teams의 다양한 기능들을 폭넓게 다뤄왔습니다. Microsoft Teams에는 활용 가치가 높은 요소가 정말 많습니다. 더 자세한 내용이 궁금하다면 뉴스 허브를 확인해 보시기 바랍니다.