Gmail은 우리 일상의 수신함이자 업무의 중심 허브로, 수많은 사람들이 매일의 일을 정리하는 데 없어서는 안 될 도구입니다. Gmail은 최근 몇 년간 끝없이 쏟아지는 이메일을 다양한 탭과 라벨로 분류하고 스팸까지 차단하는 데 상당히 뛰어난 성능을 보여주고 있습니다.
하지만 Gmail이 기본적인 역할을 잘 수행한다고 해도, 받은 편지함을 더욱 깔끔하게 관리할 수 있는 작은 팁들은 여전히 많습니다. 이런 방법들을 활용하면 모든 메일이 제자리에 도착하도록 하고, 불필요한 메일로 인한 스트레스도 줄일 수 있습니다.
라벨을 별도의 받은 편지함으로 만들기
중요한 정보가 담겨 있긴 하지만 '기본(Primary)' 받은 편지함 최상단에 계속 떠 있는 건 부담스러운 메일들이 있습니다. 예를 들어 게임 PR 회사에서 오는 메일은 가끔 유용한 정보를 담고 있지만, 시간 날 때 천천히 확인하고 싶은 성격의 메일입니다.
이럴 때 '게임 PR'이라는 라벨을 만들고 해당 메일이 받은 편지함을 건너뛰도록 설정하면 됩니다. 이렇게 하면 사실상 '게임 PR'이 하나의 독립된 받은 편지함처럼 작동하면서 메일을 조용히 모아 주기 때문에, 도착 알림 없이 원하는 시간에 여유롭게 확인할 수 있습니다.
설정 방법은 간단합니다. 먼저 새 편지함을 만들고 싶은 메일 하나(또는 여러 개) 왼쪽의 체크박스를 선택한 뒤, Gmail 검색창 바로 아래 있는 점 세 개 메뉴 아이콘을 클릭하고 '이와 같은 메일 필터링'을 선택하세요.
그러면 해당 발신자 목록이 담긴 창이 나타납니다. 여기서 더 세밀하게 설정해 제목이나 특정 단어 포함 여부로 필터링할 수도 있지만, 우선은 특정 발신자의 메일만 걸러내는 간단한 필터부터 만들어 보겠습니다.
준비가 되면 '필터 만들기'를 클릭하세요. 선택한 메일을 어떻게 처리할지에 대한 옵션들이 표시됩니다. '받은 편지함 건너뛰기'와 '라벨 적용'에 체크한 뒤, '라벨 적용' 옆에서 '게임 PR' 라벨을 선택하면 됩니다. (아직 라벨이 없다면 여기서 새로 만들 수 있습니다.)
이 창 하단에는 기준에 맞는 과거 메일 전체에 필터를 적용하는 옵션도 있습니다. 이 옵션을 선택하면 해당 발신자에게서 받았던 기존 메일들까지 모두 '게임 PR' 편지함으로 이동됩니다.
참고: 라벨을 만드는 것 자체가 메일을 다른 편지함으로 '이동'시키는 것은 아닙니다. 실질적으로 이동 효과를 내는 것은 '받은 편지함 건너뛰기' 옵션입니다. 하나의 메일에 여러 라벨을 붙일 수도 있으며, 이 라벨들은 Gmail 화면 왼쪽 사이드바에 표시됩니다.
받은 편지함 및 필터 설정 관리
Gmail에는 메일이 받은 편지함 어디에 배치될지 결정하는 복잡한 알고리즘이 숨어 있습니다. 하지만 메일 옆의 작은 '중요' 표시를 활용하면 Gmail을 어느 정도 도울 수 있습니다. 별표와 발신자 이름 사이에 있는 노란색 또는 회색 화살표 기호가 바로 그것입니다.
노란색이라면 그 메일은 중요하다고 판단된 것이며, 어떤 필터보다 우선하여 기본 받은 편지함에 표시됩니다. 회색이라면 '중요하지 않음'으로 분류된 것이므로 필터 규칙에 따라 처리됩니다. 해당 메일이 중요하다고 생각되면 아이콘을 클릭해 회색과 노란색 사이를 전환하세요. 이렇게 하면 Google이 앞으로 오는 메일의 중요도를 더 정확하게 판단하는 데 도움이 됩니다.
Google이 임의로 메일의 중요도를 판단하지 않기를 원한다면 '설정 → 받은 편지함'으로 이동해 맨 아래에서 '필터 재정의 안 함'을 선택하세요. '중요 표시' 항목 옆에서는 아예 중요 표시를 사용하지 않거나, 과거 행동을 기반으로 메일 중요도를 예측하지 않도록 설정할 수도 있습니다.
설정 화면에서 '필터 및 차단된 주소'를 클릭하면 지금까지 만든 모든 필터 설정을 한눈에 확인할 수 있습니다. 여기서 기존 필터를 수정하거나 삭제할 수 있으며, 클릭하면 앞서 '라벨을 별도의 받은 편지함으로 만들기'에서 설명한 것과 같은 설정 화면으로 이동합니다.
마케팅 메일과 뉴스레터 구독 취소하기
몇 년 동안 쌓인 수많은 마케팅 메일은 이미 받은 편지함의 불청객 같은 배경 소음이 되었을 겁니다. 이런 메일이 도착한 후 자동 삭제 같은 규칙을 설정하는 대신, 애초에 오지 않도록 구독을 취소하는 것이 근본적인 해결책입니다.
수신하는 모든 마케팅/뉴스레터 메일 하단에는 '수신 거부(Unsubscribe)' 옵션이 있어야 합니다. 보통 아주 작은 글씨로 표시되어 있으며, 클릭하면 발신 사이트로 연결됩니다. 대부분 버튼만 누르면 구독이 취소되지만, 일부 사이트는 로그인을 요구하는 등 번거롭게 만들기도 합니다. 어느 쪽이든 절차는 간단하며, 메일을 근원지에서 차단할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
대부분의 경우 Gmail은 이런 종류의 메일을 잘 걸러내 '프로모션' 카테고리로 분류하며, 이 탭은 받은 편지함 상단에서 선택할 수 있습니다. 프로모션 탭을 열어 가장 빈번하게 오는 발신자부터 찾아 차근차근 구독을 취소해 보세요!
마치며
Gmail 받은 편지함을 관리하는 방법은 이 외에도 다양하지만, 위의 방법들만으로도 편지함을 정리하는 감을 잡기에 충분합니다. 위 방법들을 꾸준히 활용하다 보면 받은 편지함이 한결 쾌적해지는 것을 느낄 수 있을 것입니다. 여러분은 Gmail 받은 편지함을 어떻게 관리하시나요? 추천하는 플러그인이 있다면 의견을 나눠주세요!