2020년, 구글은 스프레드시트에 가장 유용한 기능 중 하나를 추가했습니다. 바로 색상별 정렬 및 필터링 기능입니다.
이 기능은 마이크로소프트 엑셀에서는 한동안 제공되던 것으로, 구글 스프레드시트에서도 사용할 수 있게 되면서 엑셀 시트를 온라인 스프레드시트로 옮기는 작업이 한층 수월해졌습니다.
색상별로 정렬하거나 필터링하는 기능이 왜 필요한지 궁금하다면, 조건부 서식을 활용한 경우를 떠올려 보세요. 이 방식을 활용하면 개별 숫자 값이 아니라 카테고리나 우선순위를 기준으로 경고 항목이나 순위를 정리할 수 있습니다.
구글 스프레드시트에서 셀 배경색으로 정렬하기
다양한 점수 구간의 학생 성적 목록이 담긴 스프레드시트를 예로 들어 보겠습니다. 이 시트에는 각 성적 구간에 맞는 색상 코드가 자동으로 적용되도록 조건부 서식이 설정되어 있습니다.
이렇게 서식이 지정된 시트에서 B열을 기준으로 정렬하면 성적이 A부터 F까지 순서대로 나열되지만, 어떤 점수 블록이 각 등급 그룹에 속하는지 한눈에 파악하기는 어렵습니다.
이럴 때 가장 효과적인 방법이 바로 색상별 정렬입니다.
정렬 방법은 다음과 같습니다.
1. 메뉴에서 데이터를 선택하고, 필터 보기를 클릭한 뒤 새 필터 보기 만들기를 선택합니다.
2. 'A' 등급이 모두 상단에 오도록 정렬하려면 초록색을 기준으로 정렬하면 됩니다. 열 머리글의 필터 아이콘을 클릭하고 색상별로 정렬 → 채우기 색상을 차례로 선택한 후, 원하는 색상을 고릅니다. 여기서는 연한 초록색을 선택합니다.
3. 선택한 색상의 항목들이 그룹화되어 목록 상단에 정렬됩니다.
모든 색상으로 정렬할 수는 없는데, 이는 자연스러운 결과입니다. 색상 자체에는 정렬의 기준이 되는 순서가 없기 때문입니다.
다만 열을 숫자 기준으로 정렬하면 색상 역시 숫자 범위에 따라 함께 정리됩니다. 구글 스프레드시트에서 색상별 정렬의 핵심 목적은 대규모 목록 안에서 셀 서식(주로 조건부 서식 기반)을 근거로 특정 항목 그룹을 신속하게 식별하는 것입니다.
구글 스프레드시트에서 색상별로 필터링하기
색상을 기준으로 항목을 묶는 또 다른 방법은 필터 기능을 활용하는 것입니다. 이제 구글 스프레드시트에서는 원하는 색상 하나만 남기고 나머지 색상의 데이터를 모두 걸러낼 수 있습니다.
규모가 큰 목록에서는 관심 있는 항목들만 모아 보면서 불필요한 데이터의 방해 요소를 제거하는 데 매우 유용합니다.
필터링 방법은 간단합니다. 열 머리글의 필터 아이콘을 클릭하고 색상별로 필터 → 채우기 색상을 선택한 뒤, 기준으로 삼을 색상을 고릅니다. 여기서는 연한 초록색입니다.
색상별 필터를 적용하면 해당 열이 선택한 색상으로 표시된 행들만 화면에 남고, 다른 색상의 행들은 모두 보기에서 사라집니다.
분석에 방해가 되는 잡다한 데이터를 걷어내고 특정 데이터 그룹에만 집중할 수 있다는 점에서 매우 실용적인 기능입니다.
물론 색상별 정렬·필터링은 숫자 기준 정렬보다 세밀하지는 않지만, 데이터를 카테고리나 그룹 단위로 시각적으로 파악하는 데는 오히려 더 큰 가치를 발휘합니다.
구글 스프레드시트에서 글자색으로 정렬하기
셀 배경색과 마찬가지로, 글자색을 기준으로도 정렬과 필터링이 가능합니다. 셀 배경이 아닌 글자색에 조건부 서식을 적용해 둔 경우라면 이 방법이 유용합니다.
글자색으로 정렬하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 메뉴에서 데이터를 선택하고, 필터 보기를 클릭한 뒤 새 필터 보기 만들기를 선택합니다.
2. 'A' 등급이 상단에 오도록 정렬하려면 초록색 글자를 기준으로 삼습니다. 열 머리글의 필터 아이콘을 클릭하고 색상별로 정렬 → 텍스트 색상을 선택한 후 원하는 색상을 고릅니다. 여기서는 진한 초록색입니다.
3. 선택한 색상의 항목들이 그룹화되어 목록 상단에 정렬됩니다.
배경색 정렬과 동일하게, 선택한 글자색을 가진 모든 항목이 목록 최상단에 모이고 그 아래 항목들은 정렬되지 않은 상태로 유지됩니다.
역시 특정 그룹이나 카테고리에 집중하기 좋은 방법입니다. 다만 실제 숫자 순서대로 정렬하고 싶다면 평소처럼 셀 내용(숫자)을 기준으로 정렬해야 합니다.
구글 스프레드시트에서 글자색으로 필터링하기
원하는 글자색의 데이터만 남기고 다른 색상의 레코드를 모두 제외할 수도 있습니다. 찾으려는 범위나 카테고리에 속하지 않는 값을 일괄적으로 걸러내야 하는 아주 긴 목록에서 특히 유용합니다.
글자색으로 필터링하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 메뉴에서 데이터를 선택하고, 필터 보기를 클릭한 뒤 새 필터 보기 만들기를 선택합니다.
2. 'A' 등급만 목록 상단에 표시되도록 하려면 초록색 글자를 기준으로 필터링합니다. 열 머리글의 필터 아이콘을 클릭하고 색상별로 필터 → 텍스트 색상을 선택한 뒤 원하는 색상을 고릅니다. 여기서는 진한 초록색을 선택합니다.
3. 선택한 색상의 항목만 그룹화되어 목록 상단에 표시되고, 다른 글자색의 데이터는 모두 사라집니다.
매우 긴 목록에서 '노이즈'(그 외 모든 데이터)를 제거하고 정작 중요한 데이터에만 집중해야 할 때 특히 빛을 발하는 기능입니다.
마무리: 색상별 정렬과 필터링 활용하기
구글 스프레드시트에서 색상을 기준으로 정렬하거나 필터링하면 데이터를 효율적으로 그룹화하고 정리할 수 있습니다. 일반적인 정렬·필터링과 달리 행 단위가 아니라 행 블록 단위로 데이터를 묶어 주기 때문에, 정보를 카테고리별 블록으로 체계화하는 데 탁월한 도구입니다.
조건부 서식이 적용된 데이터를 다룰 때 이 기능을 제대로 활용하면 데이터 분석의 생산성을 크게 높일 수 있습니다.