표 형태의 데이터는 우리 일상 곳곳에 존재합니다. 다만 평소에는 잘 인식하지 못할 뿐입니다. 저장해 둔 메모, 레시피 목록, 복권 당첨 내역, 환율과 유가증권 시세, 열차 시간표 같은 생활 정보를 전자화하는 가장 편리한 방법은 모든 정보를 스프레드시트 형태로 저장하는 것입니다. 이는 실용적일 뿐만 아니라 과학적인 방법이기도 하여, 학생들은 교육 초기 단계부터 스프레드시트 작성법을 배우고, 어려운 경우에는 전문 서비스의 도움을 받기도 합니다.
피벗 테이블의 용도와 구글 스프레드시트에서 손쉽게 만드는 방법
중복되는 데이터는 자연스럽게 구조화됩니다. 이렇게 정리된 데이터는 특정 값 검색, 요약 및 분석, 정렬, 차트 작성 등이 훨씬 수월해집니다. 텍스트 문서 작성에는 문서 도구가 가장 효과적이라면, 그 외의 디지털 데이터는 구글 스프레드시트를 활용하는 것이 합리적입니다.
일상에서는 목표 리스트, 자동차 주행 거리와 연료 소비량, 명절 선물 비용, 가계 수입 관리 등에 스프레드시트를 활용할 수 있습니다. 비즈니스 현장에서는 이미 수많은 활용 사례가 존재합니다. 데이터 분석 도구이자 모든 것을 기록하는 회계 시스템이며, 각종 그래프 작성에 없어서는 안 될 필수 조력자이기 때문입니다.
요약 스프레드시트의 모든 기능을 구현한 분야의 압도적인 선두주자는 마이크로소프트 엑셀입니다. QlikView와 Tableau 같은 BI 산업의 거대 기업들만이 이 도구에 필적하지만, 이러한 플랫폼은 가격이 상당히 비싸기 때문에 결국 엑셀과 구글 스프레드시트가 주류로 자리 잡았습니다. 두 도구는 공통 기반 위에서 만들어졌음에도 불구하고 비교해 보면 각기 다른 개성을 지니고 있습니다. 그중 가장 유용한 기능 중 하나가 바로 피벗 테이블로, 구글 드라이브 도구만으로 손쉽게 만들 수 있습니다.
요약 스프레드시트는 1993년 저명한 데이터베이스 연구자이자 관계형 데이터 모델의 창시자인 에드거 코드(Edgar Codd)가 설명한 OLAP 기술에 기반합니다. 이는 방대한 데이터 배열을 유의미한 보고서로 변환하는 가장 편리하고 빠른 도구입니다.
사실 통합 스프레드시트는 정보를 그룹화하고 요약하는 데이터 처리 도구입니다. 모든 요약 스프레드시트는 특정 데이터베이스를 기반으로 하며, 데이터 배열은 필드와 레코드로 구성됩니다. 데이터베이스의 각 행(레코드)은 개별 사례, 객체 또는 연구 대상의 상태에 대한 정보이며, 각 열(필드)은 조사 대상 객체들의 매개변수, 속성 또는 특성입니다.
데이터베이스의 모든 필드는 차원(Dimension)과 측정값(Measure) 두 가지 유형으로 나뉩니다. 차원은 객체의 이름이나 속성으로, 다양한 수치 지표를 분석할 수 있는 맥락을 제공하며, 각 차원에는 여러 요소가 포함됩니다. 측정값은 차원의 요소들을 비교하는 데 사용되는 수치 지표입니다.
구글 스프레드시트 피벗 테이블 작성 방법
구글 스프레드시트에서 피벗 테이블을 만들려면 간단한 절차를 따르면 됩니다. 전체 과정은 ① 원본 스프레드시트 준비, ② 피벗 테이블 생성, ③ 보고서 설정의 세 단계로 구성됩니다.
1단계: 원본 스프레드시트 준비
피벗 테이블은 입력 데이터가 올바르게 구조화되어 있을 때만 제대로 활용됩니다. 시작하기 전에 다음 사항을 반드시 확인하세요.
- 각 열에는 한 가지 유형의 데이터만 포함되어야 합니다. 예를 들어 구매 내역을 기록한다면 날짜, 제품, 총 지출 금액을 각각 별도의 열로 분리해야 합니다.
- 스프레드시트 데이터 위에는 열 머리글이 있는 별도의 행이 있어야 합니다.
- 병합된 셀은 사용하지 않는 것이 좋습니다.
- 연도별 또는 월별 합계를 확인하고 싶다면 자동 계산을 위한 열을 추가해야 합니다. 연도 계산에는 YEAR() 함수를, 월 계산에는 MONTH() 함수를 사용하세요.
2단계: 피벗 테이블 생성
머리글을 포함한 전체 원본 테이블을 선택한 후, 상단 메뉴에서 [데이터] → [피벗 테이블] 항목을 선택합니다. 그러면 별도의 시트가 자동으로 생성되며, 이곳에서 보고서의 유형과 내용을 설정할 수 있습니다.
3단계: 보고서 설정
새로 생성된 피벗 테이블 시트로 이동합니다. 처음에는 테이블이 비어 있지만, 화면 오른쪽에 '피벗 테이블 편집기' 메뉴가 나타납니다. 이 편집기를 통해 '행', '열', '값', '필터' 영역에 필드를 자유롭게 배치할 수 있습니다.
- 먼저 '행' 영역에 '연도' 필드를 추가합니다.
- 이어서 '월' 필드를 추가합니다.
- '행' 영역에 '제품' 필드를 추가합니다.
- 마지막으로 '값' 영역에 '금액' 필드를 추가하면 완성입니다.
'값' 영역에서는 계산할 집계 방식을 설정할 수 있습니다. 구매 총액, 최솟값, 최댓값, 평균 비용 등 다양한 옵션을 선택할 수 있으며, 필요하다면 하나의 피벗 테이블에 여러 유형의 집계 결과를 함께 출력할 수도 있습니다.
피벗 테이블 활용 시 알아두면 좋은 팁
엑셀과 달리 구글 스프레드시트의 피벗 테이블은 원본 데이터가 변경되면 자동으로 업데이트됩니다. 하지만 피벗 테이블이 원본 데이터의 전체 범위를 참조하고 있는지 정기적으로 확인하는 습관이 필요합니다.
여러 항목을 연속으로 수정해야 하는 경우에는 수동 업데이트 모드로 전환할 수 있습니다. 이 경우 [테이블 새로고침] 버튼을 클릭해야만 변경 사항이 반영되므로, 작업 중 불필요한 재계산을 줄일 수 있다는 장점이 있습니다.
거의 모든 최신 스프레드시트가 제공하는 기본 기능 외에도, 구글 스프레드시트는 고유한 기능 세트를 갖추고 있습니다. 숙련된 사용자의 손에서는 데이터를 자동으로 수집, 처리, 게시할 수 있는 강력한 분석·통계 도구로 탈바꿈하며, 실시간 공동 작업 기능까지 제공합니다. 더욱이 최신 기기의 기능과 결합하면 이 도구의 활용 가능성은 사실상 무한대에 이릅니다.