활발하게 사용하는 이메일 계정이 있다면 받은 편지함에 수백 통의 메일이 쌓여 있을 가능성이 높습니다. 새로 도착한 메일 하나하나를 일일이 확인하며 중요한 메일만 골라내는 일은 생각보다 훨씬 번거롭고 지치는 작업이 되죠.
다행히 Gmail을 사용하고 있다면 받은 편지함과 폴더를 정리하고 맞춤 설정할 수 있는 다양한 기능이 준비되어 있습니다. 이를 잘 활용하면 메일 관리가 한결 수월해지고, 원하는 메일을 훨씬 빠르게 찾을 수 있습니다.
Gmail은 발신자, 용량, 수신자, 제목, 레이블, 첨부파일, 채팅, 본문 내용, 날짜 등 다양한 기준으로 메일을 정렬할 수 있습니다.
이 가이드에서는 발신자, 레이블, 제목 필터를 활용해 Gmail 메일을 정리하고 검색하며 자동화하는 방법을 단계별로 소개합니다.
발신자별로 Gmail 메일 정렬하는 방법
Gmail 받은 편지함을 정리하는 첫 번째 단계는 저장 공간의 90% 이상을 차지하는 광고성 메일을 걷어내는 것입니다. 문제는 이런 메일들이 개인이나 업무상 지인에게서 온 중요한 메일들과 뒤섞여 있다는 점입니다. 함부로 삭제했다가는 필요한 메일까지 지워버릴 수 있죠.
받은 편지함에서 광고 메일을 하나하나 골라내려다 보면 끊임없이 밀려오는 메일에 지쳐 중요한 메일 몇 개를 실수로 삭제하는 경우도 흔합니다.
발신자별로 Gmail을 정렬하면 특정 발신자의 메일을 한데 모아 한 번에 삭제할 수 있고, 남겨야 할 중요한 메일은 안전하게 보호할 수 있습니다.
또한 특정 발신자가 보낸 메일을 찾거나 지인에게 메일을 전달할 때도 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 결국 받은 편지함에 대한 통제력이 높아져 매일 더 체계적이고 생산적으로 업무를 처리할 수 있게 됩니다.
발신자별로 Gmail을 정렬하고 연락처에 있는 모든 사람의 메일을 한눈에 확인하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 아래에서 각 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
방법 1: 특정 발신자 기준으로 정렬하기
1. Gmail을 열고 받은 편지함으로 이동합니다. 연락처에 있는 중요한 발신자의 메일을 하나 선택해 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
2. 나타난 메뉴에서 '발신자 이메일 찾기(Find emails from)'를 클릭합니다.
3. 해당 발신자에게서 과거에 받은 모든 메일 목록이 표시되며, 발신자의 상세 연락처 정보도 함께 확인할 수 있습니다. 덕분에 바로 메시지를 보내거나 화상 통화를 시작할 수도 있습니다.
4. 받은 편지함에서 해당 사람의 이름을 찾을 수 없다면 검색창에 이름을 입력해 빠르게 검색한 뒤, 검색 결과에서 해당 메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '발신자 이메일 찾기'를 선택합니다.
5. 검색창 옆의 아래 방향 화살표를 클릭하면 여러 검색 조건을 조합해 사용할 수 있습니다. '보낸사람(From)' 입력란에 이메일 주소를 붙여넣거나, '단어 포함(Has the words)' 입력란에 찾고자 하는 발신자 이름을 입력하면 더 구체적인 검색이 가능합니다.
6. 설정이 끝나면 검색 버튼을 클릭해 해당 발신자의 메일을 확인합니다.
참고: 검색 조건을 바탕으로 '필터 만들기(Create filter)'를 클릭하면, 조건에 맞는 메일이 다음에 도착했을 때 특정 동작을 자동으로 적용하도록 설정할 수도 있습니다.
방법 2: 모든 발신자의 메일 정렬하기
1. Google 검색창 오른쪽의 아래 방향 화살표를 클릭해 메일 검색 옵션을 엽니다.
2. 특정 단어를 포함하거나 제외하는 등 검색 조건을 지정합니다. 대화 내용의 일부만 기억나는 경우에 특히 유용하며, 제목뿐 아니라 메일 전체에서 검색해 줍니다.
참고: 원한다면 첨부파일이 있는 메일만 검색되도록 필터링할 수도 있습니다. '날짜 범위(Date within)' 같은 추가 옵션을 사용하면 특정 날짜나 기간으로 검색 결과를 제한할 수 있습니다.
3. 원하는 발신자를 찾으면 '발신자 이메일 찾기'를 클릭해 해당 메일 목록을 불러옵니다.
방법 3: 와일드카드 기능으로 정렬하기
이 방법은 이메일 저장 공간을 확보하고, 수백 통의 메일 사이에서 필요한 메일을 찾아낼 때 유용합니다.
같은 도메인을 사용하는 전 직장 동료들의 메일을 한꺼번에 표시하고 싶다면 와일드카드 기능을 활용해 보세요. 별표(*) 문자로 표현되며, 동일한 정보를 가진 여러 레코드를 한 번에 찾아줍니다.
1. Gmail 계정에 접속한 뒤 검색창에 별표(*)와 회사 도메인 이름을 입력합니다. 예: *@helpdeskgeek.com
2. 이메일 주소의 다른 부분을 와일드카드로 대체할 수도 있습니다. 예를 들어 elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, e.*@helpdeskgeek.com 등 어떤 형태로 입력해도 정상적으로 작동합니다.
Gmail은 Google 서비스군에 속하지만, 일반 검색 엔진에서처럼 괄호나 따옴표로 검색 결과를 특정 단어나 문구로 제한할 수는 없습니다. Gmail 내장 검색 기능에서 이를 사용하면 부정확한 일치 결과가 반환됩니다.
다만 괄호를 활용해 여러 독립적인 키워드가 포함된 메일을 검색하는 것은 가능합니다. 예를 들어 (Christmas party)라고 입력하면 제목줄에 두 키워드가 모두 포함된 메일을 찾아주고, (Christmas OR party)라고 입력하면 두 키워드 중 하나라도 포함된 모든 메일을 표시합니다.
모바일 Gmail 앱에서 발신자별로 정렬하기
Android 또는 iOS 기기에서도 Gmail 앱으로 발신자별 메일을 손쉽게 정렬할 수 있습니다.
1. Gmail 앱을 열고 로그인한 후 상단의 검색창을 탭합니다.
2. 찾으려는 발신자의 이메일 주소를 입력하고 화면 키보드의 돋보기 아이콘(검색)을 탭합니다.
참고: 모바일 앱에서는 추가 검색 조건을 사용해 결과를 더 세밀하게 필터링할 수 없습니다. 이 경우 PC 환경에서 위의 첫 번째 방법을 적용하는 것이 좋습니다.
레이블별로 Gmail 정렬하는 방법
Gmail에서 레이블은 색상으로 구분되는 텍스트 식별자로, 원하는 메일을 더 빨리 찾도록 도와줍니다. 사이드바에는 받은편지함, 임시보관함, 휴지통, 스팸 등 기본으로 설정된 항목들이 보이며, 태그나 폴더처럼 작동합니다.
특정 레이블이 지정된 메일을 검색해 받은 편지함을 정렬하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 받은 편지함에서 메일을 하나 선택해 엽니다. 메일 위쪽에 여러 아이콘이 표시되는데, 태그 모양의 아이콘을 클릭하면 레이블 목록이 나타납니다.
2. '새로 만들기(Create New)'를 클릭해 새 레이블을 생성합니다.
3. 새 레이블의 이름을 입력하고 파란색 '만들기' 버튼을 클릭합니다.
여러 메일에 동시에 레이블을 지정하려면 체크박스로 메일들을 선택한 후 상단의 레이블 아이콘을 클릭하고, 목록에서 원하는 레이블을 골라 정렬하면 됩니다.
레이블 적용 방법을 익혔다면 이제 레이블별로 메일을 정렬할 차례입니다. 메일에 표시된 레이블 태그를 클릭하거나 사이드바에서 레이블을 선택하면 해당 레이블에 속한 모든 메일이 한눈에 표시됩니다.
스마트 레이블로 메일 정렬하기
스마트 레이블(Smart Labels)은 메일을 기본(Primary), 소셜(Social), 프로모션(Promotions), 업데이트(Updates), 포럼(Forums)의 다섯 가지 카테고리로 자동 분류해 줍니다.
덕분에 뉴스레터, 알림, 프로모션 메일이 한꺼번에 받은 편지함에 쏟아지지 않고 깔끔하게 정리됩니다. Gmail이 자동으로 분류해 주므로 발신자마다 규칙을 수정하거나 직접 설정할 필요가 없습니다.
1. Gmail에서 스마트 레이블 탭을 구성하려면 탐색 메뉴에서 '설정(Settings)'을 클릭합니다.
2. '받은편지함 구성(Configure Inbox)'을 클릭합니다.
3. 받은 편지함 탭으로 표시할 메일 카테고리를 선택합니다.
4. '저장(Save)'을 클릭해 변경 사항을 적용합니다.
또한 별표 표시한 발신자의 메일이 다른 탭으로 분류되더라도 기본 탭에 표시되도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어 프로모션 메일을 받았을 때 별표를 표시하면 해당 메일이 기본 받은 편지함에 나타납니다.
이렇게 하면 중요한 메일을 놓치지 않고, 나중에 쉽게 후속 조치를 취할 수 있습니다.
제목별로 Gmail 정렬하는 방법
1. 발신자나 레이블 대신 제목 기준으로 메일을 정렬하고 싶다면 '단어 포함(Has the words)' 입력란에 관련 단어를 입력하는 간단한 방법을 사용할 수 있습니다.
2. 단어를 쉼표로 구분해 입력한 뒤 아래의 '검색(Search)' 옵션으로 이동합니다. 기본값은 모든 메일 검색이지만, 특정 레이블이나 받은 편지함으로 필터링된 메일만 검색하도록 변경할 수도 있습니다.
이 방법은 스팸함이나 휴지통에 들어간 메일을 찾을 때도 동일하게 적용됩니다.
마무리
Gmail의 자동 정렬 도구만으로도 메일 관리가 한결 수월해집니다. 하지만 좀 더 능동적으로 받은 편지함을 관리하고 싶다면 이 가이드의 팁들을 일상적인 습관으로 만들어 보세요. 시간을 절약할 수 있을 뿐 아니라, 언제나 체계적으로 정리된 상태를 유지하며 생산성도 높일 수 있습니다.