거의 모든 인터넷 사용자가 한 번쯤 Gmail 계정을 만들어 본 적이 있으며, 많은 사람이 Gmail을 기본 이메일 서비스로 사용하고 있습니다. 그런데 Gmail 계정을 여러 해 동안 사용했다면, 다시는 읽지 않을 오래된 이메일이 수천 통씩 쌓여 있을 가능성이 높습니다.
물론 받은편지함의 모든 이메일을 한꺼번에 삭제할 수도 있지만, 그 사이에 중요한 메일이 섞여 있을 수 있습니다. 중요한 메일은 남기고 불필요한 오래된 메일만 정리하고 싶다면, Gmail의 검색 필터를 활용하는 것이 가장 효과적입니다.
Gmail에서는 검색창에 필터 검색어를 입력해 이메일을 원하는 조건으로 걸러낼 수 있으며, 고급 검색이나 직접 만든 필터도 활용할 수 있습니다. 지금부터 그 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
특정 날짜 이전의 오래된 이메일 삭제하기
특정 날짜 이전에 받은 모든 이메일을 삭제하려면 Gmail 검색창에서 before 또는 older_than 연산자를 사용하면 됩니다.
두 연산자는 비슷한 역할을 하지만, before가 더 구체적입니다. 특정 날짜 이전에 받은 이메일을 휴지통으로 보낼 수 있기 때문입니다. 사용 형식은 다음과 같습니다.
before: YYYY/MM/DD
예를 들어 2021년 12월 25일 이전에 받은 모든 이메일을 삭제하고 싶다면, 아래와 같은 검색어를 입력합니다.
before:2021/12/25
또는 older_than 연산자를 사용할 수도 있습니다. 예컨대 2021년 12월 26일에 '2021년 12월 25일 이전에 받은 메일'을 모두 지우고 싶다면 다음처럼 입력합니다.
older_than:1d
여기서 d는 일(day), y는 년(year)을 의미합니다. 단, 소수점 값은 사용할 수 없으므로 '1.5년'처럼 입력할 수 없고, 대신 182일(182d)로 입력해야 합니다.
한 가지 주의할 점은 두 연산자의 검색 결과가 다를 수 있다는 것입니다. before는 내가 보낸 메일까지 함께 검색하지만, older_than은 받은 메일만 스캔합니다.
검색어를 실행하면 지정한 날짜 이전에 받은 모든 이메일이 화면에 표시됩니다. 이제 왼쪽 상단 체크박스 옆의 화살표를 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 모두를 선택하세요. 그러면 상단에 '이 검색과 일치하는 모든 대화 선택'이라는 알림이 나타나는데, 이것을 클릭한 뒤 상단의 휴지통 아이콘을 누르면 해당 이메일들이 일괄 삭제됩니다.
안드로이드나 iOS용 Gmail 앱에서도 동일한 검색 조건을 사용할 수 있습니다. 다만 모바일에서는 한 번에 전체 선택하는 기능이 없기 때문에, 이메일을 하나씩 직접 선택해야 한다는 점만 다릅니다.
라벨을 활용해 오래된 이메일 삭제하기
라벨은 Gmail 사용자에게 이메일을 정리하는 가장 강력한 도구입니다. 대부분의 사람들은 열어보지도 않을 메일을 쏟아지듯 받습니다. 정크 메일을 일일이 훑어보는 대신, 중요한 메일이 특정 라벨로 들어오도록 분류해 두면 나머지 읽지 않은 불필요한 메일을 한꺼번에 삭제하기가 훨씬 쉬워집니다.
라벨에 속한 모든 메일을 한 번에 삭제할 수도 있지만, 중요한 라벨의 메일까지 모두 지우고 싶지는 않을 것입니다. 이럴 때는 검색 연산자를 조합해 특정 날짜보다 오래된 메일만 골라 삭제하면 됩니다.
예를 들어 'client emails'라는 라벨에서 6개월 이상 지난 메일을 삭제하고 싶다면, 다음과 같은 검색어를 사용합니다.
older_than:182d label:client-emails
Gmail은 기본적으로 몇 가지 라벨도 자동 생성합니다. 예를 들어 소셜, 업데이트, 프로모션 같은 카테고리로 메일을 분류하는데, 검색어의 라벨 이름만 바꾸면 이 카테고리들의 오래된 메일도 손쉽게 삭제할 수 있습니다.
검색 결과가 나오면 오른쪽 상단 빈 체크박스 옆의 화살표를 눌러 모두를 선택합니다. 이후 상단에 표시되는 '이 검색과 일치하는 모든 대화 선택' 알림을 클릭하고, 삭제 버튼을 누르면 해당 메일들이 모두 휴지통으로 이동합니다.
새 필터를 만들어 오래된 이메일 자동 삭제하기
Gmail은 프로모션이나 스팸성 메일을 걸러내는 라벨을 자동으로 만들어 주지만, 특정 유형의 메일을 직접 정리하려면 새 필터를 만드는 것이 좋습니다.
예를 들어 과거 연구 프로젝트를 위해 여러 뉴스레터를 구독했던 경우를 생각해 봅시다. 프로젝트가 끝난 뒤 이미 구독을 해지했지만, 쌓여 있는 옛 메일은 그대로 남아 있다면 이제 청소할 차례입니다.
이럴 때 '1년 전에 받았고, newsletter라는 단어가 포함된 메일'을 걸러내는 필터를 만들면 됩니다.
- 검색창 오른쪽 끝에 있는 세로줄 세 개(슬라이더) 아이콘을 클릭해 필터를 생성합니다.
- 이메일을 필터링할 수 있는 옵션 목록이 나타납니다. 이 단계는 목적에 맞게 조건을 설계하는 논리가 필요합니다. 위 예시에서는 'newsletter'라는 단어가 포함된 모든 메일을 검색하는 것만으로 충분할 수 있습니다.
그런데 문제는 날짜 조건입니다. '1년 전 또는 그 이전에 받은 메일'을 필터로 한 번에 지정하는 옵션은 제공되지 않습니다. 기본 기능으로는 '날짜 범위 내'와 '날짜' 필드에 값을 넣어 기간을 지정하는 방법뿐입니다.
다행히 우회 방법이 있습니다. '포함 단어(Has the words)' 항목에 before 연산자를 입력하면 되는데, 다음과 같습니다.
이렇게 하면 발신자, 제목, 메일 날짜 등 다양한 조건을 조합해 필터링할 수 있습니다. 조건을 모두 입력한 뒤 검색 버튼을 누르거나, 앞으로도 반복 사용할 계획이라면 필터 만들기를 선택하세요.
- 검색 결과가 표시되면 왼쪽 상단 체크박스 옆의 작은 화살표를 클릭하고 모두를 선택합니다. 이때 중요한 메일이 검색 결과에 섞여 들어가지 않았는지 반드시 확인한 후, 삭제 버튼을 누르면 완료됩니다.
마무리: 휴지통 비우기
오래된 이메일을 삭제했다고 해서 바로 끝나는 것이 아닙니다. 삭제된 메일은 휴지통에 그대로 남아 저장 공간을 차지합니다. Google Drive는 무료로 15GB를 제공하는데, Google Photos를 함께 사용한다면 사진이 이 공간의 상당 부분을 차지하는 경우가 많습니다.
이메일 한 통 자체는 큰 용량을 차지하지 않지만, 첨부파일은 이야기가 다릅니다. Gmail에 첨부파일이 수천 개 쌓여 있다면 저장 공간의 상당 부분을 잠식할 수 있습니다.
다행인 점은, Gmail이 휴지통의 모든 내용을 30일 후 자동으로 영구 삭제한다는 것입니다. 하지만 급하게 공간을 확보해야 한다면 휴지통으로 이동한 뒤 상단의 '휴지통 비우기' 옵션을 선택해 즉시 영구 삭제할 수 있습니다.
지금까지 Gmail 계정의 오래된 이메일을 정리하는 방법을 알아보았습니다. 만약 받은편지함의 모든 메일이 중요해서 삭제할 수 없는 상황이라면, 새로운 예비 Gmail 계정을 만들어 기존 메일을 옮긴 후 저장 공간을 확보하는 방법도 고려해 볼 만합니다.