핵심 요약
- PC에서 Outlook이나 Gmail을 사용한다면 이메일을 연 뒤 '인쇄' 옵션을 클릭하고, 인쇄 메뉴에서 저장을 선택한 후 PDF 이름을 지정하고 Enter 키를 누르면 됩니다.
- 모바일에서 Outlook이나 Gmail을 사용한다면 이메일을 연 뒤 점 세 개 아이콘을 탭하고 '인쇄'를 선택한 다음, 'PDF로 저장'을 고르고 PDF 아이콘을 누르면 됩니다.
- 아이폰의 Apple Mail에서는 이메일을 열고 답장 아이콘을 탭한 후 공유 아이콘 → '파일에 저장'을 순서대로 누르고 이름을 지정해 저장하면 됩니다.
- Mac의 Apple Mail에서는 이메일을 연 뒤 메뉴 막대의 '파일'을 클릭하고 'PDF로 내보내기'를 선택한 후 이름을 지정하고 저장하면 됩니다.
이메일은 이제 업무 소통의 가장 보편적인 수단이 되었습니다. 채용 제안부터 각종 알림까지, 받은 편지함에는 시간이 지나면 자동으로 삭제될 수 있는 중요한 정보들이 담겨 있습니다.
중요한 이메일을 실수로 삭제하는 일을 막으려면 PDF로 변환해 기기에 안전하게 보관하는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 오프라인과 온라인 어디서든 이메일에 접근할 수 있습니다. 이 가이드에서는 다양한 플랫폼과 서비스에서 손쉽게 이메일을 PDF로 저장하는 방법을 살펴보겠습니다.
이메일을 PDF로 저장하는 가장 간편하고 범용적인 방법은 Outlook에서 찾을 수 있습니다. 거의 모든 플랫폼에서 사용할 수 있어 기기별 절차도 매우 비슷하고 간단합니다.
1. Outlook.com
웹 버전 Outlook 사용자라면 다음 단계를 따르세요.
- 웹 브라우저에서 Outlook.com에 접속합니다.
- 저장할 이메일을 선택하고 상단 도구 모음의 '인쇄' 버튼을 클릭합니다.
- 이메일 인쇄 화면이 열리면 다시 '인쇄'를 클릭합니다.
- 프린터 메뉴에서 마지막으로 한 번 더 '인쇄'를 클릭합니다. 브라우저에 따라 이 메뉴의 모양은 조금씩 다를 수 있습니다.
- PDF 파일의 이름과 저장 위치를 지정한 뒤 '저장'을 클릭하거나 키보드의 Enter 키를 누르면 됩니다.
Mac의 Safari에서 Outlook.com을 사용 중이라면 일반적인 브라우저 인쇄 메뉴 대신 Apple의 기본 인쇄 창이 나타납니다. 이때 다른 설정은 무시하고 왼쪽 하단의 'PDF' 버튼만 클릭하세요. 그다음 PDF 이름과 위치를 지정하고 '저장'을 누르면 됩니다.
Windows 및 macOS용 Outlook 앱
데스크톱용 Outlook은 사실 두 가지 버전이 있습니다. Windows용 표준 Outlook 앱과, Mac에서는 표준으로 쓰이는 새 Outlook(Preview) 버전입니다. 새 앱을 사용 중이라면 웹사이트와 화면과 기능이 동일하므로 위의 Outlook.com 단계를 그대로 따르면 됩니다.
반면 Windows 표준 앱을 사용 중이라면 다음 단계를 따르세요.
- Microsoft Outlook을 실행합니다.
- 원하는 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 메뉴에서 '빠른 인쇄'(위에서 두 번째 옵션)를 선택합니다.
- 저장 위치와 파일 이름을 지정하고 Enter 키를 누르면 이메일이 자동으로 PDF로 저장됩니다.
Android 및 iPhone용 Outlook 앱
모바일에서는 Android와 iPhone 모두 같은 방법으로 이메일을 PDF로 저장할 수 있습니다.
- 휴대폰에서 Outlook을 실행하고 저장할 이메일을 엽니다.
- 오른쪽 상단의 점 세 개를 누르고 '인쇄'를 탭합니다.
- 왼쪽 상단을 탭해 'PDF로 저장'을 선택한 뒤 오른쪽의 PDF 아이콘을 누릅니다.
- PDF의 이름과 저장 위치를 지정하라는 안내가 뜨면 설정한 후 '저장'을 탭합니다.
iPhone에서는 이 인쇄 메뉴 대신 iOS 기본 인쇄 화면이 나타납니다. 여기서 오른쪽 상단의 공유 아이콘을 탭하고 '파일에 저장'을 선택합니다. 그다음 PDF 파일의 이름을 입력하고 위치를 지정한 뒤 '저장'을 누르면 됩니다.
2. Gmail
Android 사용자라면 대부분 Gmail 계정을 가지고 있을 것입니다. 아래 단계를 따르면 어떤 기기에서든 쉽게 Gmail을 PDF로 변환할 수 있습니다.
Gmail.com
이 방법은 브라우저가 작동하는 모든 환경에서 가능하지만, 실질적으로는 Windows와 macOS 기기를 대상으로 합니다.
- 선호하는 브라우저를 실행해 Gmail에 접속한 뒤 PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
- 전체 대화를 저장하려면 '모두 인쇄' 버튼을 누르고, 특정 이메일만 저장하려면 해당 이메일의 점 세 개 아이콘을 클릭합니다.
- 새 탭에서 프린터 메뉴가 열립니다. 인쇄를 클릭하고 PDF의 위치와 이름을 지정한 후 Enter 키를 누릅니다.
이것으로 이메일이 컴퓨터에 PDF로 저장되었습니다.
Android 및 iPhone용 Gmail 앱
- 모바일에서 Gmail 앱을 다운로드해 실행합니다.
- PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
- 오른쪽 상단의 점 세 개를 누릅니다.
- 왼쪽 상단을 탭해 PDF로 저장이 선택되어 있는지 확인한 뒤 오른쪽의 PDF 아이콘을 탭합니다.
- PDF의 이름과 저장 위치를 지정하고 '저장'을 탭합니다.
iPhone에서는 이 인쇄 메뉴 대신 iOS 기본 인쇄 화면이 나타납니다. 여기서 오른쪽 상단의 공유 아이콘을 탭하고 '파일에 저장'을 선택합니다. 그다음 PDF 파일의 이름과 위치를 지정한 뒤 '저장'을 누르면 됩니다.
3. Apple Mail
iPhone, iPad, macOS의 Apple 기본 Mail 앱에서도 손쉽게 이메일을 PDF로 저장할 수 있습니다. 앞서 Outlook과 Gmail 섹션에서 iPhone의 '인쇄' 기능 작동 방식을 이미 다루었지만, Apple Mail에 대해 구체적으로 알아보겠습니다.
iPhone
- 기기에서 'Mail' 앱을 실행하고 PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
- 하단의 답장 아이콘을 탭합니다.
- 답장 메뉴를 스크롤해 '인쇄'를 탭합니다.
- 이메일의 미리보기 화면이 나타납니다. 이후 단계는 위의 Gmail과 Outlook 섹션과 동일합니다. 오른쪽 상단의 공유 아이콘을 탭하고 '파일에 저장'을 선택한 뒤 PDF 이름을 지정하고 '저장'을 누르면 완료됩니다.
macOS 및 iPad
- Mac에서 'Mail' 앱을 열고 PDF로 저장할 이메일을 선택합니다.
- 메뉴 막대에서 파일을 클릭하고 옵션 목록에서 'PDF로 내보내기'를 선택합니다.
- PDF의 이름과 저장 위치를 지정한 후 '저장'을 클릭합니다.
결론
어떤 이메일 클라이언트나 기기를 사용하더라도 이메일은 손쉽게 PDF로 저장할 수 있습니다. 상황에 따라 절차가 조금 더 복잡할 수 있지만, 결국 동일한 깔끔한 PDF 사본을 얻게 됩니다. 생각해 보면 Google, Apple, Microsoft가 운영체제와 웹사이트에 기본 PDF 저장 버튼을 제공한다면 이 과정은 더욱 간소화될 것입니다. 그때까지는 이 가이드의 단계들을 활용해 이메일을 PDF로 변환해 보시기 바랍니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
이메일을 PDF로 저장한 후 내용을 수정할 수 있나요?
PDF는 기본적으로 편집용으로 설계되지 않았습니다. 하지만 PDF 편집 프로그램을 활용하면 문서에 사소한 변경이나 주석을 추가할 수 있습니다.
모든 이메일 플랫폼에서 이메일을 PDF로 저장할 수 있나요?
대부분의 최신 이메일 플랫폼과 앱은 이메일을 PDF로 저장하거나 인쇄하는 기능을 제공합니다. 다만 구체적인 방법은 플랫폼이나 기기에 따라 다를 수 있습니다.
이메일의 특정 부분이나 페이지만 PDF로 저장할 수 있나요?
네, 이메일 플랫폼과 기기에 따라 인쇄 기능을 사용할 때 특정 페이지나 섹션만 골라 PDF로 저장할 수 있는 경우가 많습니다.
PDF로 저장한 이메일의 하이퍼링크도 클릭할 수 있나요?
대부분의 경우 이메일을 PDF로 저장해도 본문의 하이퍼링크는 활성화된 상태로 유지되며 클릭할 수 있습니다.
저자 소개
카밀 안와르(Kamil Anwar)
카밀은 MCITP, CCNA(W), CCNA(S) 자격증을 보유한 인증 전문가이자 전 영국컴퓨터학회(British Computer Society) 회원입니다. 9년 이상 스위치, 방화벽, 도메인 컨트롤러의 구성, 배포, 관리 경험을 쌓아왔으며 FreeNode에서 활동을 이어오고 있는 베테랑 네트워크 전문가입니다.