Gmail 랩스(Gmail Labs)는 구글의 대표적인 이메일 서비스에 숨어 있는 유용하지만 의외로 잘 알려지지 않은 기능 모음입니다. 아직 정식 출시 전인 실험적 기능들을 미리 체험할 수 있게 해 주는데요, 그중 하나가 바로 '미리 쓴 답변(Canned Responses)' 기능입니다. 이 기능을 활용하면 작성해 둔 이메일을 템플릿으로 저장해 두었다가 새 메일을 쓸 때 손쉽게 불러와 사용할 수 있어 반복적인 업무 메일 처리 시간을 크게 줄여 줍니다.
흥미로운 점은 직접 작성한 메일뿐 아니라 받은 메일도 템플릿으로 저장할 수 있다는 것입니다. 가끔 HTML 서식이 멋지게 적용된 메일을 받곤 하는데, 그 서식을 그대로 살려 나만의 템플릿으로 재활용할 수 있습니다. 다만 저작권이 있는 자료가 포함되어 있지 않은지, 그리고 발신자의 허락을 받았는지 반드시 확인해야 합니다.
Gmail에서 미리 쓴 답변 기능 활성화하기
먼저 Gmail 계정에 로그인한 뒤, 화면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택합니다.
설정 창에서 랩스(Labs) 탭으로 이동하여 미리 쓴 답변(Canned Responses) 항목을 찾은 후 사용 라디오 버튼을 선택하고 변경 사항 저장을 클릭하면 됩니다.
참고: 최신 버전의 Gmail에서는 이 기능이 정식 기능으로 통합되어 '설정 → 고급 → 템플릿' 메뉴에서 활성화할 수 있습니다.
새 템플릿(미리 쓴 답변) 만들기
기능이 활성화되었다면 이제 템플릿을 만들 차례입니다. 아래 순서대로 진행해 보세요.
1. 템플릿으로 저장하고 싶은 내용으로 새 메일을 작성합니다.
2. 메일 작성 창 오른쪽 하단의 아래 방향 화살표를 클릭합니다.
3. 미리 쓴 답변 항목으로 마우스를 가져간 뒤 새 미리 쓴 답변을 클릭합니다.
4. 이름을 입력하고 확인을 누르면 저장이 완료됩니다.
받은 메일을 템플릿으로 저장하기
받은 메일도 같은 방식으로 템플릿으로 만들 수 있습니다.
1. 템플릿으로 저장할 메일을 엽니다.
2. 전달 버튼을 클릭한 후 내용과 서식을 원하는 대로 수정합니다.
3. 미리 쓴 답변 항목에서 새 미리 쓴 답변을 클릭하고, 이름을 지정한 뒤 확인을 누릅니다.
저장한 템플릿 불러와서 사용하기
이제 저장해 둔 템플릿을 실제 메일 작성에 활용해 보겠습니다.
1. 메일 작성 창을 엽니다.
2. 오른쪽 하단의 아래 방향 화살표를 클릭합니다.
3. 미리 쓴 답변 항목에서 삽입 아래에 있는 내 템플릿 이름을 클릭하면 해당 내용이 메일 본문에 그대로 삽입됩니다.
주의: 반드시 삽입 메뉴 아래의 템플릿 이름을 클릭해야 합니다. 실수로 저장 메뉴 아래의 이름을 클릭하면 기존에 저장해 둔 템플릿이 현재 작성 중인 내용으로 덮어써지니 각별히 조심하세요.