엑셀에서 대량의 데이터를 편집하거나 확인하는 작업은 매우 번거로울 수 있습니다. 이런 불편함을 줄이기 위해 많은 사용자가 자동 입력 양식(AutoFill Form)을 활용해 데이터를 빠르게 조회하고, 추가하고, 삭제합니다. 자동 입력 양식은 엑셀 워크시트에 데이터를 입력할 때 손쉽게 활용할 수 있는 강력한 도구입니다.
예를 들어 학번, 이름, 키, 몸무게 같은 학생 정보가 담긴 데이터셋이 있다고 가정해 보겠습니다. 자동 입력 양식을 사용하면 기존 항목을 확인하거나 새 항목을 간편하게 추가할 수 있습니다.
이 글에서는 엑셀에서 자동 입력 양식을 만드는 전 과정을 단계별로 자세히 소개합니다.
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아래 예제 데이터셋으로 직접 연습해 보세요.
엑셀의 자동 입력 양식이란?
자동 입력 양식(AutoFill Form)은 데이터를 입력하거나 조회하기 위한 도구입니다. 표(Table) 데이터의 모든 열 제목을 입력란으로 가져오는 독특한 구조를 가지고 있으며, 표 안에 있는 기존 데이터가 양식의 입력란에 자동으로 불러와집니다. 스크롤 막대(Scroll Bar)를 클릭해 레코드 사이를 자유롭게 이동할 수 있고, 양식에서 제공하는 버튼을 통해 새 항목을 추가하거나 삭제하고 특정 데이터를 찾을 수도 있습니다.
더 읽어보기: 엑셀에서 데이터 입력 양식 만드는 방법(단계별 가이드)
엑셀에서 자동 입력 양식 만들기: 단계별 절차
자동 입력 양식을 만드는 것은 생각보다 어렵지 않습니다. 아래 순서대로 따라 해 보세요.
1단계: 데이터를 엑셀 표로 변환하기
🔼 자동 입력 양식을 만들기 전에 먼저 데이터를 엑셀 표(Excel Table) 형태로 준비해야 합니다. 원하는 범위를 선택한 다음 삽입 탭 > 표(표 그룹)를 클릭합니다.
🔼 표 만들기(Create Table) 대화상자가 나타나면 머리글 포함(My table has headers) 옵션에 체크한 후 확인을 클릭합니다.
🔺 잠시 후 선택한 데이터 전체가 표로 변환된 것을 확인할 수 있습니다.
2단계: 빠른 실행 도구 모음에 '양식' 도구 추가하기
안타깝게도 양식(Data Entry Form) 명령은 엑셀 리본 메뉴에 기본적으로 포함되어 있지 않습니다. 따라서 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 옵션을 통해 직접 추가해야 합니다.
🔼 아래 이미지처럼 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 아이콘을 클릭한 후 추가 명령(More Commands) 옵션을 선택합니다.
🔼 Excel 옵션 창이 열리면 다음 순서로 진행합니다. 빠른 실행 도구 모음 선택 > 명령 선택에서 모든 명령 선택 > 목록에서 양식(Form) 클릭 > 추가 클릭 > 마지막으로 확인 클릭.
🔺 워크시트로 돌아오면 양식 도구가 빠른 실행 도구 모음 영역에 추가된 것을 볼 수 있습니다.
이제 엑셀에서 자동 입력 양식을 만들 준비가 모두 끝났습니다.
더 읽어보기: 엑셀 VBA로 데이터 입력 양식 만드는 방법(쉬운 단계별 설명)
3단계: 자동 입력 양식의 구성 요소 이해하기
🔼 자동 입력 양식의 입력란은 데이터 표에 의존합니다. 양식은 표의 모든 머리글을 자신의 입력란으로 가져옵니다. 양식의 구성 요소, 즉 버튼(Keys)은 고정되어 있으며 새 항목 추가, 삭제, 레코드 간 이동 같은 기본 작업을 담당합니다. 주요 버튼은 다음과 같습니다.
⏩ 새로 만들기(New): 이 버튼을 클릭하면 새 항목을 추가할 수 있습니다. 기존 항목을 수정한 뒤에도 클릭만 하면 바로 새 레코드가 등록됩니다.
⏩ 삭제(Delete): 클릭하면 양식에 불러온 항목이 삭제됩니다.
⏩ 복원(Restore): 기존 항목을 수정하는 중 실수했을 때 클릭하면 이전 값으로 되돌립니다. 단, 새로 만들기를 누르거나 Enter 키를 누르기 전에만 사용할 수 있습니다.
⏩ 이전 찾기(Find Prev): 클릭하면 이전 레코드로 이동합니다.
⏩ 다음 찾기(Find Next): 클릭하면 다음 레코드로 이동합니다.
⏩ 조건(Criteria): 특정 항목이나 레코드를 찾을 때 사용합니다.
⏩ 닫기(Close): 자동 입력 양식을 종료합니다.
⏩ 스크롤 막대: 위아래로 행을 이동하려면 스크롤 막대를 움직이거나 위/아래 화살표를 클릭하세요.
4단계: 자동 입력 양식 실행하기
데이터 준비와 양식 구성 요소 파악을 마쳤다면 이제 자동 입력 양식을 간단히 실행할 수 있습니다.
🔼 표 안의 아무 셀이나 클릭한 후 새롭게 추가한 양식 빠른 실행 도구를 클릭합니다.
🔼 즉시 선택된 레코드와 함께 자동 입력 양식이 열립니다. 이제 양식 안에서 레코드를 이동하며 수정, 조회, 신규 입력 등을 자유롭게 할 수 있습니다.
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⧭ 엑셀에서 자동 입력 양식을 활용해야 하는 이유
데이터 입력은 시간이 많이 걸리는 작업일 뿐 아니라 실수가 잦고 높은 집중력을 요구합니다. 자동 입력 양식은 이런 데이터 입력 작업을 훨씬 쉽게 대체할 수 있는 방법을 제공합니다. 엑셀에서 데이터를 관리할 때 얻을 수 있는 주요 장점은 다음과 같습니다.
레코드 간 빠른 이동
자동 입력 양식을 사용하면 데이터 안을 위아래로 빠르게 탐색할 수 있습니다. 다음 찾기 버튼을 클릭하거나 스크롤 막대를 움직이는 것만으로 원하는 레코드로 즉시 이동할 수 있습니다.
신규 레코드 추가 및 기존 레코드 수정
자동 입력 양식 덕분에 데이터 표에 새 레코드를 추가하거나 기존 레코드를 수정하는 작업이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 새로 만들기 버튼을 클릭하는 것만으로 새 항목을 등록할 수 있습니다.
항목 또는 레코드 검색
자동 입력 양식은 특정 필드를 기준으로 원하는 항목을 찾을 때도 유용합니다.
🔼 조건(Criteria) 버튼을 클릭합니다.
🔼 찾으려는 레코드의 값을 입력합니다.
🔼 Enter 키를 누르면 해당 조건에 맞는 레코드의 모든 필드가 즉시 양식에 표시됩니다. 이를 통해 특정 필드 하나만으로도 각 레코드를 빠르게 조회하고 확인할 수 있습니다.
마무리
이 글에서는 엑셀에서 자동 입력 양식을 만드는 과정을 단계별로 살펴보았습니다. 자동 입력 양식을 만들기 전에는 반드시 데이터를 엑셀 표로 변환해 두어야 한다는 점을 기억하세요. 이 글이 자동 입력 양식에 대한 이해를 높이고 실무에 적용하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 궁금한 점이나 추가하고 싶은 내용이 있다면 댓글로 남겨주세요.
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