엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지

Microsoft Excel에서는 데이터 입력 양식, 계산기 등 다양한 형태의 양식을 손쉽게 만들 수 있습니다. 이러한 양식을 활용하면 데이터 입력이 한결 편리해지고 작업 시간도 크게 절약됩니다. 특히 제한된 값들을 반복해서 타이핑하는 일은 번거롭고 실수의 위험도 있지만, 드롭다운 목록을 사용하면 값을 클릭 몇 번만으로 간편하게 선택할 수 있습니다. 이번 글에서는 적절한 예시와 함께 엑셀에서 드롭다운 목록이 포함된 데이터 입력 양식을 효과적으로 만드는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.

엑셀에서 드롭다운 목록을 활용해 데이터 입력 양식 만드는 2가지 방법

예시로 Armani School 여러 학생들의 정보가 담긴 대형 워크시트가 있다고 가정해 보겠습니다. 학생 이름, 학번(식별 번호), 그리고 수학 점수가 각각 B, C, D 열에 입력되어 있습니다. 이 데이터셋에서는 IF 함수 등을 활용해 학생의 합격 여부를 자동으로 판별하고, 드롭다운 목록으로 점수를 선택할 수 있도록 구성합니다. 아래는 오늘 실습에 사용할 데이터셋의 전체 모습입니다.

방법 1. 데이터 유효성 검사(Data Validation)로 드롭다운 목록 만들기

첫 번째 방법은 데이터 유효성 검사 기능을 이용하는 것입니다. 이 방법은 간단할 뿐 아니라 시간도 크게 절약됩니다. 먼저 IF 함수를 사용해 학생이 합격인지 불합격인지 자동으로 판별한 뒤, 드롭다운 목록을 만들어 보겠습니다.

1단계: IF 함수로 합격 여부 판별하기

먼저 셀 하나를 선택합니다. 여기서는 작업 편의를 위해 E5 셀을 선택합니다.

엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지

E5 셀을 선택한 후 아래 함수를 입력합니다.

=IF(D5>=50,"Pass","Fail")

여기서 D5>=50은 IF 함수의 논리 조건(logical_test) 부분입니다. 즉, 점수가 50점 이상이면 "Pass"(합격)가 반환되고, 그렇지 않으면 "Fail"(불합격)이 표시됩니다.

엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지

이제 키보드에서 Enter 키를 누르면 IF 함수의 결과로 "Pass"가 표시됩니다.

엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지

2단계: 나머지 셀에 함수 자동 채우기

다음으로 자동 채우기(AutoFill) 기능을 이용해 E 열의 나머지 셀까지 IF 함수를 복사합니다.

엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지

3단계: 데이터 유효성 검사로 드롭다운 목록 생성하기

이제 드롭다운 목록을 만들 차례입니다. 먼저 셀 하나를 선택한 다음 데이터 탭에서 아래 경로로 이동합니다.

데이터 → 데이터 도구 → 데이터 유효성 검사 → 데이터 유효성 검사

엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지

그러면 데이터 유효성 검사 대화상자가 화면에 나타납니다. 이 대화상자에서 첫째, 설정 탭을 선택합니다. 둘째, 제한 대상 드롭다운 목록에서 목록 옵션을 선택합니다. 셋째, 원본(Source) 입력란에 =$D$5:$D$11을 입력합니다. 마지막으로 확인을 누릅니다.

엑셀에서 드롭다운 목록으로 데이터 입력 양식 만드는 방법 2가지