Excel에서 작성 가능한 양식(Form) 만드는 방법 – 실전에 유용한 5가지 예시

이 글에서는 Excel에서 작성 가능한 양식(Fillable Form)을 만드는 다양한 템플릿과 방법을 소개합니다. 작성 가능한 양식은 공문서 처리나 업무 데이터 관리에 매우 유용하며, 설문조사, 온라인 주문서, 입사 지원서 등 다양한 용도로 활용할 수 있습니다. 이 글에서는 실무에서 바로 적용할 수 있을 만큼 쉽고 간단한 효과적인 템플릿들을 단계별로 안내해 드립니다.

아래 이미지는 직접 만든 첫 번째 템플릿의 예시입니다.

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Excel에서 데이터 입력 양식을 만드는 5가지 방법

1. 직원 정보 입력용 Excel 양식 만들기

직원의 기본 정보를 수집하고 싶다면, 이 섹션에서 소개하는 작성 가능한 양식을 활용하면 본인이 직접 손쉽게 정보를 입력할 수 있습니다. 예를 들어 이름이 Shawn이고 정규직(Full Time) 직원이라고 가정해 보겠습니다. 동료들에 대한 필요한 정보들은 통합 문서의 Sheet2에 미리 저장해 두었으며, 중요한 이름 정의 범위(Named Ranges)도 같은 시트에 보관되어 있습니다. 아래 설명을 읽기 전에 파일을 다운로드하여 Sheet2를 먼저 확인해 보시기 바랍니다.

단계:

• 먼저 아래 그림처럼 대략적인 템플릿 초안을 만듭니다. 이 단계에는 수식이나 코드가 전혀 필요하지 않으며, 원하는 대로 행이나 열을 자유롭게 추가할 수도 있습니다.

• 이미지에는 몇 개의 확인란(Check Box)이 포함되어 있는데, 삽입하려면 개발 도구(Developer) >> 삽입(Insert) >> 양식 컨트롤(Form Control)의 확인란 아이콘으로 이동합니다.
• 위 그림과 같이 이름(name) 열에 확인란들을 배치합니다.

• 이제 데이터 유효성 검사 목록(Data Validation List)을 만들어 보겠습니다.
• 먼저 직원 상태(Employee Status)용 목록부터 시작합니다. 목록을 만들려면 데이터(Data) >> 데이터 유효성 검사(Data Validation)로 이동합니다.
• 허용(Allow): 항목에서 목록(List)을 선택하고, 원본(Source) 필드에 각 상태(Statuses) 값을 입력합니다.
• 확인(OK)을 클릭합니다.

• 다음으로 출생 연도(Year of Birth) 목록을 만듭니다. 참고로 연도 값은 Sheet2의 이름 정의 범위를 사용했습니다.

• 같은 방식으로 직원들의 근속 기간(Service Duration)에 대한 데이터 유효성 검사 목록도 생성했습니다.

• 이제 셀 B7에 아래 수식을 입력하고 Enter 키를 누릅니다. 이 수식에는 통합 문서 Sheet2에서 찾을 수 있는 Part_Timer, Full_Timer, Contractual이라는 이름 정의 범위가 사용되었습니다.

=IF(B4="Part-Time",Part_Timer,IF(B4="Full-Time",Full_Timer,IF(B4="Contractual",Contractual,"")))

이 수식은 IF 함수를 사용하여 직원들의 상태(status)에 따라 해당하는 이름을 반환합니다. 상태가 선택되지 않으면 아무것도 표시하지 않습니다.

• 그다음, 셀 C7에 아래 수식을 입력합니다.

=IF(B4="Part-Time",Residence_2,IF(B4="Full-Time",Residence_1,IF(B4="Contractual",Residence_3,"")))

이 수식 역시 직원들의 상태에 따라 선택된 직원의 거주지(residences)를 반환합니다. 이 수식에는 Sheet2의 이름 정의 범위인 Residence_1, Residence_2, Residence_3이 사용되었습니다.

• 이제 상사 이름(supervisor's name) 목록을 만듭니다. 원본(Source) 참조는 Sheet2에서 찾을 수 있습니다.

• 그런 다음, 셀 C15에 아래 수식을 입력합니다.

=IF(C14="","",VLOOKUP(C14,Table1,2,FALSE))

이 수식은 IF 함수와 VLOOKUP 함수를 사용하여 이름을 기준으로 해당 상사(supervisor)의 직급(Designation)을 반환합니다. 상사들의 이름은 Sheet2의 표(Table)에서 찾을 수 있습니다.

• 마찬가지로 셀 C16에 아래 수식을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.

=IF(C14="","",VLOOKUP(C14,Table1,3,FALSE))

이 수식은 상사의 이름을 기준으로 해당 상사의 부서(Department)를 반환합니다.

이제 여러분의 작성 가능한 양식이 완성되었습니다. 더 많은 데이터를 추가하고 싶다면 비슷한 수식이나 이름 정의 범위, 또는 데이터 유효성 검사 목록을 활용하면 됩니다. Sheet2에 무엇이 들어있는지 궁금하신 분들을 위해 스크린샷을 준비했습니다. 이미지 왼쪽 상단에서 이름 정의 범위들을 확인할 수 있으며, 다운로드한 파일에서도 직접 확인해 보실 수 있습니다. 연도(Year) 열 아래에는 더 많은 데이터가 있지만, 공간 제약으로 전체 화면을 캡처하지 못했습니다.

• 이제 이 작성 가능한 양식이 실제로 어떻게 작동하는지 살펴보겠습니다. 데이터 유효성 검사 목록에서 자신의 상태(status)를 선택하세요.

• 직원들이 상태에 따라 분류된 명단이 나타납니다. 출생 연도를 선택하고, 자신의 이름 옆 확인란(Check Box)에 체크 표시를 하면 거주지가 이름 옆에 자동으로 업데이트됩니다.

• 나머지 필드들도 직접 채워 넣습니다.

드디어 직원 정보를 저장하기 위한 작성 가능한 양식을 성공적으로 만들었습니다.

더 읽어볼 내용: Excel에서 드롭다운 목록이 포함된 데이터 입력 양식 만드는 방법 (2가지 방법)

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2. Excel에서 작성 가능한 데이터 입력 양식 만들기

여기서는 Excel의 내장 명령을 활용하여 데이터 입력(data entry)용 작성 가능한 양식을 만드는 방법을 소개합니다. 아래 설명을 따라 하시면 쉽게 이해할 수 있습니다.

단계:

• 먼저 아래 그림처럼 제목(Heading) 행을 입력합니다.

• 제목 행을 선택한 후 표(Table)로 변환합니다.

• 그다음 파일(File) 탭으로 이동합니다.

• 옵션(Options)을 클릭합니다.

• 리본 사용자 지정(Customized Ribbons) >> 삽입(Insert)(다른 탭을 선택해도 됩니다) >> 새 그룹(New Group) >> 이름 바꾸기(Rename…) 순서로 진행합니다.
• 그룹 이름을 지정합니다. 여기서는 '양식 삽입(Insert Form)'이라고 지정했습니다.
• 그 후 확인(OK)을 클릭합니다.

• '명령 선택(Choose Command from)' 섹션에서 리본 메뉴에 없는 명령(Commands Not in the Ribbon)을 선택합니다.
• 양식(Form)을 선택하고, 방금 만든 양식 삽입 그룹에 추가(Add)합니다.
• 확인(OK)을 클릭합니다.

• 이제 헤더 행을 선택하고 삽입(Insert) >> 양식(Form)으로 이동합니다.
• 대화 상자(dialog box)가 나타나면 직원 데이터를 입력하고 새로 만들기(New)를 클릭합니다.

• 이렇게 하면 해당 직원 데이터가 표(Table)에 추가됩니다.
• 다른 데이터를 입력하고 새로 만들기(New)를 클릭합니다.

이번에 입력한 데이터도 표에 자동으로 반영되는 것을 확인할 수 있습니다.

이와 같은 방법으로 Excel에서 작성 가능한 데이터 입력 파일을 만들 수 있습니다.

더 읽어볼 내용: Excel 데이터 입력 유형 (빠르게 알아보기)

3. Excel 기본 제공 템플릿으로 작성 가능한 양식 만들기

Excel에서 작성 가능한 양식을 활용하는 가장 쉬운 방법은 내장(built-in) 템플릿을 사용하는 것입니다. Microsoft Excel 스토어에는 수많은 작성 가능한 양식 템플릿이 준비되어 있습니다. 아래 설명을 확인해 보세요.

단계:

• 먼저 파일(File) 탭으로 이동합니다.

• 새로 만들기(New)로 이동한 뒤 검색창에 form을 검색합니다.
• Enter 키를 누르면 다양한 템플릿이 표시됩니다. 용도에 맞는 템플릿을 골라 선택하면 됩니다. 여기서는 소규모 사업체 손익 계산서(Small business profit and loss statement)를 선택했습니다.

선택하면 템플릿이 자동으로 다운로드됩니다. 다운로드가 완료되면 바로 사용할 수 있습니다.

이렇게 Excel 스토어에서 제공하는 작성 가능한 양식을 간편하게 활용할 수 있습니다.

4. Microsoft OneDrive로 작성 가능한 양식 만들기

Microsoft Office를 활용해서도 작성 가능한 양식을 만들 수 있습니다. OneDrive에서 만든 양식도 Excel에서 그대로 작성 가능한 양식으로 사용할 수 있습니다. 아래 절차를 따라 해 보세요.

단계:

• 먼저 OneDrive 계정에 접속한 후 새로 만들기(New) >> Excel용 Forms(Forms for Excel)을 선택합니다.

• 양식의 이름을 지정합니다.

• 새로 추가(Add new)를 클릭하여 새 섹션을 추가합니다.

• 여러 양식 옵션이 나타납니다. 예를 들어 이름을 가장 먼저 입력받고 싶다면 텍스트(Text)를 선택합니다.

• 첫 번째 항목으로 이름(Name)을 입력합니다.

• 이후 다른 항목들도 추가할 수 있습니다. 여기서는 성별(Gender) 섹션이 필요하여, 누구나 자신의 성별을 선택할 수 있도록 선택(Choice) 유형을 사용했습니다. 물론 Excel에서는 양식이 약간 다른 형태로 표시될 수 있습니다.

• 성별 옵션을 추가합니다.

• 필요에 따라 추가 섹션들을 더 구성했습니다.

• 그다음 미리 보기(Preview)로 이동합니다.

사용자에게 실제로 보여질 작성 가능한 양식의 모습을 미리 확인할 수 있습니다.

• 제출(Submit)을 클릭합니다.

• 이제 Excel 파일을 열고 파일(File) 탭을 선택합니다.
• 열기(Open) >> OneDrive >> 작성 가능한 양식(Fillable Form)을 차례로 선택합니다.

• 그러면 작성 가능한 양식 항목들이 Excel 통합 문서에 표(Table) 형태로 나타납니다. 불필요한 열이 몇 개 있어서 편의상 숨기거나 삭제했습니다.

• 테이블이 어떻게 작동하는지 보여드리기 위해 몇 개의 데이터를 입력해 보았습니다.

이처럼 Microsoft OneDrive를 활용하면 작성 가능한 양식을 손쉽게 만들 수 있습니다.

5. Microsoft Office 계정 앱으로 작성 가능한 양식 만들기

Microsoft Office 계정을 통해서도 작성 가능한 양식을 만들 수 있습니다. 절차는 아래와 같습니다.

단계:

• 먼저 Office 계정에 로그인한 후 검색창에 forms를 검색하고 Forms를 선택합니다.

• 제목 없는 양식(Untitled form)을 클릭합니다.

• 양식의 이름을 지정합니다.

이후 과정은 이전 섹션에서 설명한 내용과 완전히 동일합니다.

이렇게 Microsoft Office를 통해서도 작성 가능한 양식을 만들 수 있습니다.

연습 섹션

직접 만들어 볼 수 있도록 이 글에서 소개한 양식 중 하나를 제공합니다. 위에서 배운 내용을 활용해 스스로 완성해 보세요.

결론

지금까지 Excel에서 작성 가능한 양식을 만드는 기본적인 방법들을 알아보았습니다. 이러한 양식은 일상적인 사무 및 업무 활동에서 매우 중요한 도구입니다. 이 글에 대해 다른 의견이나 피드백이 있다면 댓글로 공유해 주세요. 여러분의 의견은 앞으로 더 나은 글을 작성하는 데 큰 도움이 됩니다.

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