대량의 데이터를 분석할 때는 특정 조건에 맞는 데이터만 골라내어 시각화하고 비교하는 것이 훨씬 효율적입니다. 이 글에서는 엑셀(Excel)에서 드롭다운 목록 선택에 따라 원하는 데이터를 자동으로 추출하는 방법을 단계별로 소개합니다.
엑셀에서 드롭다운 목록 선택으로 데이터를 추출하는 6단계
아래 샘플 데이터 세트를 활용해 튜토리얼을 진행합니다. 먼저 데이터 유효성 검사(Data Validation)로 드롭다운 목록을 만들고, 이후 FILTER 함수를 사용해 선택한 조건에 맞는 데이터를 필터링하여 추출합니다.
1단계: 데이터 추출용 표(Table) 만들기
- 데이터 범위를 선택한 뒤 표로 변환합니다.
- 리본 메뉴에서 삽입 탭을 클릭합니다.
- 테이블 디자인을 클릭하고 표 이름을 Sales로 지정합니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 드롭다운 목록에 항목 추가하는 방법 (5가지 방법)
2단계: UNIQUE 함수로 고유값 목록 추출하기
- Branch(지점) 열의 고유값 목록을 만들려면 UNIQUE 함수를 적용합니다.
=UNIQUE(Sales[Branch])
- 수식을 실행하면 Branch 열의 고유값들이 표시됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 VBA로 드롭다운 목록에 고유값 넣기 (완벽 가이드)
3단계: 데이터 유효성 검사 목록 삽입하기
- 데이터 탭을 클릭한 뒤,
- 데이터 유효성 검사를 선택합니다.
- 제한 대상에서 목록을 선택하고 확인을 누릅니다.
- 원본 입력란에 앞서 만든 고유값 목록 범위를 지정합니다.
- 마지막으로 확인을 누릅니다.
- 이렇게 하면 데이터 유효성 검사 드롭다운 목록이 생성됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 선택 기반 데이터 추출용 드롭다운 필터 만들기
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4단계: FILTER 함수 적용하기
- FILTER 함수의 배열 인수로 표 이름인 Sales를 입력합니다.
=FILTER(Sales
- include 인수에는 Branch 열 조건을 추가합니다. 아래 수식을 사용하세요.
=FILTER(Sales,Sales[Branch] = H4
- 여기서 H4는 드롭다운 목록이 위치한 셀입니다.
- 'if_empty' 인수에는 "Nothing Found"라고 입력합니다.
=FILTER(Sales,Sales[Branch] = H4,"Nothing Found")
- 이제 드롭다운에서 옵션(예: Texas)을 선택하면 관련된 모든 값이 자동으로 추출됩니다.
- 선택한 'Texas'와 관련된 전체 데이터가 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
참고: FILTER 함수는 Microsoft 365 버전에서만 사용할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 셀 값 기반 드롭다운 목록으로 엑셀 필터 만들기
5단계: 두 번째 조건 추가하기
- 조건을 하나 더 추가하려면 다른 열(Products)로도 고유값 목록을 만듭니다. 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=UNIQUE(Sales[Products])
- 그러면 Products 열에 대한 고유값 목록도 생성됩니다.
- 같은 방식으로 해당 셀 값들을 참조하는 또 다른 데이터 유효성 검사 드롭다운 목록을 만든 뒤 확인을 누릅니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 셀 값에 따라 드롭다운 목록 변경하는 방법 (2가지 방법)
6단계: 여러 조건으로 데이터 추출하기
- 두 번째 드롭다운 목록까지 완성되면 아래 이미지처럼 화면이 구성됩니다.
- 두 조건을 동시에 적용하려면 다음 수식을 입력합니다.
=FILTER(Sales,(Sales[Branch] = H4)*(Sales[Products]=H6),"Nothing Found")
- 두 개의 드롭다운 목록에서 각각 원하는 옵션을 선택합니다.
- 그러면 두 조건을 모두 충족하는 행의 데이터만 결과로 표시됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 VBA로 드롭다운 목록에서 값 선택하기 (2가지 방법)
결론
지금까지 엑셀에서 드롭다운 목록 선택에 따라 데이터를 추출하는 방법을 살펴보았습니다. 표 만들기부터 UNIQUE 함수, 데이터 유효성 검사, 그리고 FILTER 함수 활용까지 단계별로 따라 하면 누구나 손쉽게 동적 데이터 추출 시스템을 구축할 수 있습니다. 연습 파일을 활용해 배운 내용을 직접 실습해 보시길 권장합니다.
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