엑셀 필터는 대용량 워크시트에서 필터 조건에 맞는 정보를 빠르고 효율적으로 찾아낼 수 있는 강력한 도구입니다. 필터는 전체 워크시트에 적용할 수도 있고, 하나 또는 여러 열에만 적용할 수도 있습니다. 필터 적용 시 엑셀이 제공하는 목록에서 선택하거나, 필요에 맞게 사용자 지정 필터를 만들어 사용할 수도 있습니다. 엑셀 텍스트 필터를 사용하면 필터 창의 검색(Search) 상자를 이용하거나 텍스트 필터(Text Filter) 옵션을 통해 원하는 텍스트를 손쉽게 검색할 수 있습니다.
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엑셀 텍스트 필터 활용 예제 5가지
여기서는 한 회사가 고객에게 판매한 제품 정보를 담은 엑셀 워크시트를 예시로 들어 보겠습니다. 이 워크시트에는 제품(Product) 이름, 제품 카테고리(Category), 판매를 담당한 영업 담당자(Sales Person), 그리고 제품 배송을 위한 배송지(Shipping Address) 정보가 포함되어 있습니다. 이제 이 워크시트에 텍스트 필터를 적용해 텍스트 값을 필터링하는 방법을 알아보겠습니다.
1. 특정 텍스트만 골라내는 필터 적용하기
워크시트의 특정 열에서 원하는 텍스트만 골라낼 수 있습니다. 예를 들어 텍스트 필터를 사용해 제품 열에서 LED 모니터(LED Monitor)에 해당하는 행만 추출해 보겠습니다.
단계:
- 먼저 데이터 범위 내의 셀 하나를 선택한 후 데이터(Data) 탭으로 이동합니다. 그다음 정렬 및 필터(Sort & Filter) 그룹에서 필터(Filter) 옵션을 선택합니다.
- 필터 옵션을 클릭하면 각 열 머리글의 오른쪽 아래에 작은 아래쪽 화살표가 나타납니다. 제품 열의 화살표를 클릭하면 해당 열의 정보를 필터링할 수 있는 옵션 창이 열립니다.
- 텍스트 필터(Text Filters) 옵션 아래에 제품 열에 있는 고유한 제품명들이 체크박스와 함께 나열된 것을 볼 수 있습니다. 모두 선택(Select All)의 체크를 해제한 뒤 LED Monitor 항목만 선택합니다.
- 그다음 확인(OK)을 클릭합니다.
- 이제 워크시트에는 제품이 LED Monitor인 행만 표시됩니다.
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2. '같음' 필터로 특정 텍스트와 일치하는 값 찾기
엑셀 텍스트 필터를 활용하면 특정 문자열과 정확히 일치하는 값도 찾을 수 있습니다. 이번 예제에서는 텍스트 필터의 같음(Equals) 옵션을 사용해 제품 카테고리가 Memory인 행을 모두 걸러내 보겠습니다.
단계:
- 먼저 워크시트의 열에 필터를 적용합니다. 데이터 탭으로 이동해 필터 옵션을 클릭합니다.
- 필터를 적용하면 각 열 머리글 오른쪽 아래에 작은 화살표가 생깁니다. 카테고리 열의 화살표를 클릭하면 해당 열을 필터링할 수 있는 옵션 창이 나타납니다.
- 창에서 텍스트 필터 옵션을 확인할 수 있습니다. 이 옵션을 클릭하면 다양한 유형의 텍스트 필터가 담긴 하위 메뉴가 열리는데, 여기서 같음(Equals)을 클릭합니다.
- 같음 옵션을 클릭하면 사용자 지정 자동 필터(Custom AutoFilter)라는 제목의 창이 열립니다. 이 창에는 같음 텍스트 필터의 조건을 설정하는 드롭다운 메뉴가 있으며, 기본값이 같음으로 되어 있습니다. 우선 그대로 두겠습니다.
- 드롭다운 메뉴 바로 옆에 입력 상자가 있습니다. 카테고리가 Memory와 일치하는 행을 모두 찾고 싶으므로 입력 상자에 Memory라고 입력합니다.
- 그다음 확인을 클릭합니다.
- 이제 워크시트에는 카테고리가 Memory인 행만 남습니다.
- 같음 텍스트 필터의 조건은 변경할 수도 있습니다. 드롭다운 메뉴 아래에는 필터 조건을 추가로 설정할 수 있는 And와 Or 옵션이 있으며, 그 아래에 두 번째 같음 조건을 설정하는 드롭다운 메뉴가 더 있습니다. 두 드롭다운에서 선택한 옵션에 따라 서로 다른 필터 결과를 얻을 수 있으며, 최종 결과는 And/Or에서 어떤 옵션을 선택했느냐에 따라 달라집니다.
- 예를 들어 첫 번째 드롭다운(같음)은 그대로 둔 채,
- 또는(Or)을 선택하고,
- 두 번째 드롭다운에서 다시 같음을 선택한 뒤,
- 확인을 클릭해 보겠습니다.
- 이제 워크시트에는 제품 카테고리가 Memory 또는 Hardware인 행만 표시됩니다.
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3. '시작 문자' 필터로 특정 문자로 시작하는 텍스트 찾기
특정 문자 또는 문자열로 시작하는 텍스트가 있는 행을 필터링할 수도 있습니다. 예를 들어 배송지가 New로 시작하는 행을 모두 걸러내 보겠습니다. 즉, 배송지가 New York 또는 New Hampshire인 행을 찾는 것입니다.
단계:
- 먼저 워크시트의 열에 필터를 적용합니다. 데이터 탭으로 이동해 필터 옵션을 클릭합니다.
- 필터를 적용한 뒤 배송지(Shipping Address) 열의 화살표를 클릭합니다. 그러면 해당 열을 필터링할 수 있는 옵션 창이 열립니다.
- 창에서 텍스트 필터 옵션을 클릭하면 다양한 텍스트 필터 유형이 나타나는데, 여기서 다음으로 시작(Begins With)을 클릭합니다.
- 다음으로 시작 옵션을 클릭하면 사용자 지정 자동 필터 창이 열립니다. 이 창의 드롭다운 메뉴 기본값은 다음으로 시작이므로 그대로 둡니다.
- 드롭다운 메뉴 옆의 입력 상자에 배송지가 New로 시작하는 행을 모두 찾고 싶으므로 New라고 입력합니다.
- 그다음 확인을 클릭합니다.
- 이제 워크시트에는 New로 시작하는 배송지를 가진 행만 표시됩니다.
- 같음 필터에서 본 것처럼, 다음으로 시작 필터 역시 조건을 변경할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴 아래의 And/Or 옵션과 두 번째 드롭다운 메뉴를 조합하면 더욱 세밀한 필터링이 가능합니다.
4. '포함' 필터로 특정 문자를 포함하는 텍스트 찾기
텍스트 필터를 사용하면 특정 문자나 문자열을 포함하는 행을 모두 걸러낼 수도 있습니다. 예를 들어 영업 담당자 이름에서 O가 두 번째 문자로 들어간 행을 필터링해 보겠습니다.
단계:
- 먼저 워크시트의 열에 필터를 적용합니다. 데이터 탭으로 이동해 필터 옵션을 클릭합니다.
- 필터를 적용한 뒤 영업 담당자(Sales Person) 열의 화살표를 클릭합니다. 그러면 해당 열을 필터링할 수 있는 옵션 창이 열립니다.
- 텍스트 필터 옵션을 클릭하면 다양한 텍스트 필터 유형이 나타나는데, 여기서 포함(Contains)을 클릭합니다.
- 포함 옵션을 클릭하면 사용자 지정 자동 필터 창이 열리고, 드롭다운 메뉴의 기본값은 포함으로 되어 있습니다. 그대로 둡니다.
- 입력 상자에 "?o*"를 입력합니다. o 앞의 물음표(?)는 o 바로 앞의 한 글자만 매칭하며, 별표(*)는 o 뒤에 오는 여러 개의 문자 또는 빈 값을 매칭합니다. 즉, 이 텍스트 필터는 영업 담당자 열에서 이름의 두 번째 문자가 o이고 바로 앞에 딱 한 글자가 있는 셀을 찾아냅니다. o 뒤에는 몇 개의 문자가 더 있어도 무방합니다.
- 그다음 확인을 클릭합니다.
- 마지막으로 워크시트를 확인하면 영업 담당자 이름의 두 번째 문자가 o인 행만 남은 것을 볼 수 있습니다.
5. 엑셀 사용자 지정 텍스트 필터 소개
텍스트 필터에는 사용자 지정 필터(Custom Filter)라는 옵션도 있습니다. 이를 활용하면 앞서 살펴본 텍스트 필터들을 자유롭게 조합해 사용할 수 있습니다. 사용자 지정 필터의 드롭다운 메뉴에서 다양한 옵션을 선택할 수 있는데, 이번에는 C로 시작하는 배송지를 찾는 데 활용해 보겠습니다.
단계:
- 먼저 워크시트의 열에 필터를 적용합니다. 데이터 탭으로 이동해 필터 옵션을 클릭합니다.
- 필터를 적용한 뒤 배송지 열의 화살표를 클릭하고, 텍스트 필터 옵션에서 사용자 지정 필터를 클릭합니다.
- 사용자 지정 필터를 클릭하면 사용자 지정 자동 필터 창이 열리고, 앞서 본 것과 같이 두 개의 드롭다운 메뉴가 표시됩니다. 첫 번째 드롭다운에서 같음을 선택하고 옆의 입력 상자에 C*를 입력합니다. 두 번째 드롭다운에서는 같지 않음(does not equal)을 선택하고 입력 상자에 "?h*"를 입력한 뒤, And 옵션을 선택합니다.
- 첫 번째 드롭다운의 같음 조건은 C로 시작하는 모든 배송지를 찾아냅니다.
- 두 번째 드롭다운의 같지 않음 조건은 두 번째 문자가 "h"인 배송지를 결과에서 제외합니다.
- C로 시작하는 배송지는 Carolina, Chicago, California 세 곳입니다.
- Chicago는 두 번째 문자가 "h"이므로 두 번째 드롭다운의 같지 않음 조건에 의해 필터링되어 제외됩니다.
- 그다음 확인을 클릭합니다.
- 마지막으로 워크시트를 확인하면 배송지가 Carolina 또는 California인 행만 남은 것을 볼 수 있습니다.
알아두면 좋은 점
- 그 외에도 같지 않음(Does Not Equal), 다음으로 끝남(Ends With), 포함하지 않음(Does Not Contain) 텍스트 필터를 활용할 수 있습니다.
- 같지 않음은 같음 필터의 반대 기능으로, 입력한 텍스트와 일치하는 값을 제외하고 나머지만 표시합니다.
- 다음으로 끝남은 입력한 문자나 문자열로 끝나는 값을 표시합니다.
- 포함하지 않음은 특정 문자나 문자열을 포함하지 않는 값을 표시합니다. 즉, 입력한 문자를 포함하는 값은 제외됩니다.
결론
이번 글에서는 엑셀 텍스트 필터를 활용해 다양한 방식으로 텍스트 값을 필터링하는 방법을 배웠습니다. 이제부터는 워크시트에서 텍스트 값을 걸러낼 때 엑셀 텍스트 필터를 손쉽게 활용할 수 있을 것입니다. 이 글에 대해 궁금한 점이나 추가하고 싶은 내용이 있다면 아래에 댓글로 남겨 주세요. 좋은 하루 보내세요!
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