대량의 데이터를 표 형태로 관리하다 보면 대부분 정렬(Sort)과 필터링(Filter) 기능이 필요하게 됩니다. 이 글에서는 엑셀 표의 데이터를 정렬하고 필터링하는 4가지 방법을 단계별로 자세히 소개해 드립니다.
엑셀 표에서 정렬 및 필터링에 사용되는 4가지 방법
이해를 돕기 위해 부동산 회사의 매물 데이터로 구성된 샘플 데이터셋을 사용하겠습니다. 아래는 예시로 사용할 데이터입니다.
1. 표 삽입 후 정렬 및 필터 적용하기
가장 기본적인 방법은 엑셀의 표(Table) 기능을 활용하는 것입니다. 표를 삽입하면 각 열 머리글에 필터 버튼이 자동으로 생성되어 정렬과 필터링을 손쉽게 수행할 수 있습니다.
진행 순서:
- 먼저 정렬할 데이터 범위를 선택합니다. 여기서는 B4:F14 범위를 선택했습니다.
- 다음으로 상단 리본 메뉴의 [삽입] 탭에서 [표]를 클릭합니다.
그러면 표 만들기(Create Table) 대화상자가 나타납니다.
- 표로 만들 데이터 범위가 자동으로 선택되었는지 확인합니다.
- '머리글 포함(My table has headers)' 항목에 체크되어 있는지 확인합니다.
- [확인] 버튼을 누릅니다.
표가 완성되면 각 열 머리글 옆에 드롭다운 화살표가 생긴 것을 확인할 수 있습니다. 이 화살표가 바로 '필터(Filter)' 버튼입니다.
텍스트 열 알파벳순 정렬
필터 버튼을 클릭하면 다양한 정렬 및 필터링 옵션을 볼 수 있습니다. 정렬이란 특정 기준에 따라 행의 순서를 다시 배치하는 것을 의미합니다. 예를 들어 'Area' 열을 가나다순(알파벳순)으로 정렬하고 싶다고 가정해 보겠습니다.
- 'Area' 열의 필터 버튼을 클릭합니다. 그러면 A~Z 오름차순 정렬(Sort A to Z), Z~A 내림차순 정렬(Sort Z to A), 색 기준 정렬(Sort by Color) 세 가지 정렬 옵션이 표시됩니다.
- 여기서 [A~Z 오름차순 정렬]을 클릭합니다.
정렬이 완료되면 필터 버튼 옆에 작은 위쪽 화살표가 표시됩니다. 이는 해당 열이 알파벳 순서대로 정렬되었다는 의미입니다.
숫자열 오름차순·내림차순 정렬
- 이번에는 숫자 데이터가 있는 'List Price' 열의 필터 버튼을 클릭해 보세요. 텍스트 열과 달리 정렬 옵션이 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 즉, 정렬 옵션은 열의 데이터 유형에 따라 달라집니다.
- [오름차순 정렬(Sort Smallest to Largest)]을 선택하면 숫자가 작은 값부터 큰 값 순으로 정렬됩니다.
마찬가지로 필터 버튼 옆에 위쪽 화살표가 나타나며, 'List Price' 열이 오름차순으로 정렬되었음을 알려줍니다.
셀 색 또는 글꼴 색으로 정렬
배경색이나 글자색을 기준으로도 정렬할 수 있습니다. 단, 표의 기본 서식 색상으로는 색 기준 정렬을 할 수 없으며, 사용자가 직접 셀이나 글자에 색을 지정한 경우에만 가능합니다.
설명을 위해 일부 셀에는 배경색을, 일부 텍스트에는 글꼴 색을 미리 적용해 두었습니다.
- 'Area' 열의 필터 버튼을 다시 클릭하고 마우스를 [색 기준 정렬] 위에 올립니다.
그러면 하위 메뉴가 펼쳐지며 '셀 색 기준 정렬(Sort by Cell Color)' 또는 '글꼴 색 기준 정렬(Sort by Font Color)'을 선택할 수 있습니다. 셀 색 기준 정렬에는 녹색, 노란색, 채우기 없음 옵션이 있고, 글꼴 색 기준 정렬에는 빨간색, 자동 색 등의 옵션이 나타납니다. 또한 뒤에서 설명할 사용자 지정 정렬(Custom Sort) 옵션도 함께 표시됩니다.
- 여기서 [셀 색 기준 정렬]에서 녹색을 선택해 보겠습니다.
녹색 배경의 셀이 맨 위로 올라온 결과를 확인할 수 있습니다.
여러 열 동시 정렬하기 (방법 ①)
여러 개의 열을 한 번에 정렬할 수도 있습니다. 예를 들어 Agent, Area, List Price 세 개의 열을 정렬한다고 가정해 보겠습니다.
여기서 중요한 원칙이 있습니다. 우선순위가 가장 낮은 열부터 먼저 정렬하고, 마지막에 우선순위가 가장 높은 열을 정렬해야 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
이번 예시에서 우선순위는 Agent > List Price > Area 순입니다. 따라서:
- 첫째, 우선순위가 가장 낮은 'Area' 열의 필터 버튼을 클릭하고 [A~Z 오름차순 정렬]을 선택합니다.
- 둘째, 'List Price' 열의 필터 버튼을 클릭하고 [오름차순 정렬]을 선택합니다.
- 셋째, 우선순위가 가장 높은 'Agent' 열의 필터 버튼을 클릭하고 [A~Z 오름차순 정렬]을 선택합니다.
여러 열 동시 정렬하기 (방법 ② - 사용자 지정 정렬)
여러 열을 정렬하는 또 다른 방법은 사용자 지정 정렬 기능을 이용하는 것입니다.
- 아무 필터 버튼이나 클릭한 후 [색 기준 정렬]에 마우스를 올리고 [사용자 지정 정렬]을 클릭합니다.
정렬(Sort) 대화상자가 열리면 한 번에 하나의 열만 설정할 수 있으므로, 세 개의 열을 정렬하려면 두 개의 수준(Level)을 추가로 만들어야 합니다.
- [수준 추가(Add Level)] 버튼을 두 번 클릭하여 수준을 추가합니다.
참고로 정렬 대화상자에서는 가장 중요한 열이 맨 위에, 그다음 우선순위 열, 마지막에 가장 덜 중요한 열 순서로 배치해야 합니다. 즉, 첫 번째 조건은 'Agent', 두 번째는 'List Price', 세 번째는 'Area'입니다.
- [정렬 기준(Sort by)] 드롭다운에서 Agent를 선택합니다.
- [정렬 대상(Sort on)]은 값(Values)을 선택합니다. 여기서는 값 외에 셀 색, 글꼴 색, 셀 아이콘 기준으로도 정렬할 수 있습니다.
- [순서(Order)]는 A~Z로 지정합니다. 드롭다운을 열면 Z~A나 사용자 지정 목록 옵션도 확인할 수 있습니다.
- [다음 기준(Then by)]에서 List Price를 선택하고 순서는 큰 값부터 작은 값(Largest to Smallest)으로 지정합니다.
- 마지막으로 'Area' 열을 선택하고 순서는 A~Z 그대로 둡니다.
- [확인]을 눌러 완료합니다.
추가 팁: 정렬 수준의 우선순위를 바꾸려면 해당 수준을 선택한 후 위쪽/아래쪽 화살표를 클릭하면 됩니다. 또한 [옵션] 버튼을 클릭하면 정렬 옵션 대화상자가 열리며, 여기서 대소문자 구분을 적용하거나 정렬 방향(Orientation)을 변경할 수 있습니다.
모든 설정을 마치면 세 개의 열이 지정한 조건대로 정렬된 결과를 확인할 수 있습니다.
필터링으로 특정 데이터만 표시하기
이제 필터링 방법을 살펴보겠습니다. 필터링이란 특정 조건을 충족하는 행만 화면에 표시하고 나머지 행은 숨기는 기능입니다. 예를 들어 부동산 표에서 'Central(중심지역)' 지역의 데이터만 보고 싶다면 아래 단계를 따르면 됩니다.
- 첫째, 'Area' 열 옆의 필터 버튼을 클릭합니다.
- 둘째, [모두 선택(Select All)]의 체크를 해제합니다.
- 셋째, Central 항목만 선택합니다.
- 넷째, [확인]을 누릅니다.
결과적으로 Central 지역 관련 데이터만 표에 남습니다. 행 번호가 일부 건너뛰어 보이는데, 이는 해당 행들이 숨겨졌기 때문입니다. 또한 필터가 적용된 열의 필터 버튼 아이콘 모양이 달라지므로, 어떤 열에 필터가 걸렸는지 한눈에 파악할 수 있습니다.
복합 조건 필터링 (사용자 지정 자동 필터)
더 복잡한 조건의 필터링도 가능합니다. 예를 들어 'Agent' 열에서 Hamilton과 Peterson만, 'Area' 열에서는 N. County만 보고 싶다고 가정해 보겠습니다.
- 첫째, 'Agent' 열의 필터 버튼 위에 마우스 커서를 올립니다.
- 둘째, [텍스트 필터(Text Filters)] 옵션을 선택합니다. 하위 메뉴에는 같음, 같지 않음, 시작하는 문자, 끝나는 문자, 포함, 포함하지 않음, 사용자 지정 필터 등 다양한 옵션이 있습니다. 직접 하나씩 시험해 보며 익혀보시길 권합니다.
- 셋째, [사용자 지정 필터(Custom Filter)]를 클릭합니다.
사용자 지정 자동 필터(Custom AutoFilter) 대화상자가 나타납니다. 기본값은 '같음(equals)'이며, 드롭다운을 통해 '같지 않음', '보다 큼', '이상' 등 다양한 조건 연산자로 변경할 수 있습니다.
- 첫 번째 '같음' 입력란 옆에서 Hamilton을 선택합니다.
- [OR]을 선택한 후 다시 '같음'을 고르고 Peterson을 입력합니다.
- [확인]을 클릭합니다.
이제 표에는 Hamilton과 Peterson 두 명의 에이전트 데이터만 표시됩니다.
같은 방식으로 다른 열에도 필터를 추가할 수 있습니다. 필터를 여러 개 적용하면 모든 조건을 충족하는 행만 최종적으로 표시됩니다.
- 마찬가지로 'Area' 열의 필터 버튼을 클릭합니다.
- [모두 선택] 체크를 해제하고 N. County만 선택합니다.
- [확인]을 누릅니다.
두 개의 열에 필터가 모두 적용된 최종 결과를 확인할 수 있습니다.
2. 마우스 오른쪽 버튼(바로 가기 메뉴)으로 정렬 및 필터링하기
셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 나타나는 바로 가기 메뉴(Context Menu)로도 정렬과 필터링이 가능합니다.
정렬 방법:
- 정렬할 열의 아무 셀이나 선택합니다. 여기서는 B4 셀을 선택했습니다.
- B4 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 바로 가기 메뉴에서 [정렬] >> [A~Z 오름차순 정렬]을 선택합니다. 원하는 정렬 방식을 자유롭게 고를 수 있습니다.
선택한 열을 기준으로 정렬된 표가 완성됩니다.
필터링 방법:
- 필터링할 셀을 선택합니다. 여기서는 D10 셀을 선택했습니다.
- D10 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 바로 가기 메뉴에서 [필터] >> [선택한 셀 색 기준 필터]를 선택합니다. 셀 값이나 글꼴 색 기준 필터 등 다양한 방식을 활용할 수 있습니다.
정렬과 필터링이 모두 적용된 표를 확인할 수 있습니다.
3. 정렬 및 필터 명령(홈 탭) 활용하기
홈 탭의 [정렬 및 필터(Sort & Filter)] 명령을 사용해서도 정렬과 필터링을 수행할 수 있습니다.
정렬 방법:
- 정렬 또는 필터를 적용할 셀을 선택합니다. 여기서는 B4를 선택했습니다.
- [홈] 탭에서 [편집(Editing)] 그룹으로 이동합니다.
- [정렬 및 필터] 명령에서 [사용자 지정 정렬]을 선택합니다.
정렬(Sort) 대화상자가 나타나면 다음과 같이 설정합니다.
- 첫 번째 조건: Date Listed를 정렬 기준으로 선택하고 순서는 최신 날짜부터(Newest to Oldest)로 지정합니다.
- [수준 추가]를 두 번 클릭해 수준을 추가합니다.
- 두 번째 조건: Sq Ft를 정렬 기준으로 선택하고 순서는 큰 값부터 작은 값으로 지정합니다.
- 세 번째 조건: Agent를 정렬 기준으로 선택하고 순서는 A~Z로 지정합니다.
정렬 대화상자에서는 가장 중요한 열('Date Listed')이 첫 번째 조건으로, 그다음 'Sq Ft', 마지막에 'Agent'가 위치해야 합니다.
- [확인]을 누릅니다.
세 개의 조건에 따라 정렬된 표가 완성됩니다.
필터링 방법:
- 첫째, 'Area' 열 옆의 필터 버튼을 클릭합니다.
- 둘째, [모두 선택]의 체크를 해제합니다.
- 셋째, N. County와 S. County 항목을 선택합니다.
- 넷째, [확인]을 누릅니다.
정렬과 필터링이 모두 반영된 최종 표를 확인할 수 있습니다.
4. 키보드 단축키로 필터 버튼 불러오기
메뉴를 찾아 들어가지 않고도 키보드 단축키만으로 필터 기능을 빠르게 켤 수 있습니다.
- 첫째, 정렬할 열의 아무 셀이나 선택합니다. 여기서는 D4 셀을 선택했습니다.
- 둘째, Ctrl + Shift + L 키를 누릅니다.
각 열 머리글에 필터 버튼이 즉시 생성됩니다.
이후에는 앞서 소개한 방법 1과 동일한 절차로 정렬과 필터링을 진행하면 됩니다. 아래는 위 방법들을 종합하여 적용한 정렬·필터링 결과 표입니다.
꼭 기억해야 할 핵심 사항
- 특정 열의 필터를 해제하려면 해당 열의 필터 버튼을 클릭한 후 [해당 열에서 필터 지우기]를 선택하면 됩니다.
- 여러 열에 걸친 필터를 한 번에 모두 제거하려면 [홈] 리본의 [정렬 및 필터] 드롭다운을 클릭하고 [지우기] 명령을 선택하세요.
- Ctrl + Shift + L 단축키를 다시 누르면 필터 버튼 전체를 손쉽게 끌 수 있습니다.
마치며
이번 글에서는 엑셀 표에서 정렬과 필터링을 활용하는 4가지 방법(표 삽입, 바로 가기 메뉴, 홈 탭 명령, 키보드 단축키)을 살펴보았습니다. 상황에 맞는 방법을 활용하면 대량의 데이터도 몇 초 만에 원하는 형태로 정리할 수 있습니다. 더 많은 엑셀 활용 팁이 필요하다면 저희 웹사이트 Exceldemy를 방문해 주세요. 궁금한 점이나 제안 사항이 있다면 아래 댓글로 남겨주세요.
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