"내 메일이 어디 갔지? 그냥 사라졌어." 업무를 하면서 이 말을 얼마나 많이 들었는지 모릅니다. 하지만 더 놀라운 것은 많은 사용자가 아웃룩(Outlook)에서 원하는 이메일을 쉽게 검색할 수 있다는 사실조차 모른다는 점입니다.
이 가이드를 끝까지 읽고 나면 날짜, 보낸 사람, 키워드 등 다양한 조건으로 아웃룩 이메일을 검색하는 방법을 마스터하게 됩니다. 지금부터 아웃룩 메일 검색의 모든 팁을 하나씩 살펴보겠습니다.
검색 전 필수 확인: 이메일 인덱싱 상태
정확한 검색 결과를 위해서는 먼저 아웃룩이 모든 이메일을 색인(indexing)했는지 확인해야 합니다.
인덱싱이란 무엇일까요? 책의 색인 페이지가 주제와 해당 위치를 정리해 놓은 것처럼, 아웃룩 인덱싱도 비슷한 데이터베이스를 만듭니다. 프로그램 입장에서는 자유로운 형태의 텍스트를 일일이 훑는 것보다 데이터베이스를 검색하는 것이 훨씬 빠르고 효율적입니다.
- 검색창(현재 사서함 검색, 즉 인스턴트 검색 상자)에 커서를 놓습니다. 그러면 검색 도구 리본 메뉴가 나타납니다.
- 검색 도구 버튼을 클릭한 뒤 인덱싱 상태를 선택합니다. 작은 창이 열리며 아직 색인되지 않은 항목 수가 표시됩니다.
색인 대기 항목 수가 0이 아니라면 몇 분 정도 기다려 주세요. 모든 항목이 색인되어야 검색 결과가 최대한 완전해집니다.
다만 인덱싱은 시스템 자원을 소모합니다. 아웃룩이나 컴퓨터 속도가 눈에 띄게 느려진다면 인덱싱 기능을 끄고 성능을 확보하는 방법도 있습니다.
검색 탭을 리본 메뉴에 상시 추가하기
매번 검색창을 클릭하지 않고도 검색 탭에 바로 접근할 수 있다면 편리하지 않을까요? 설정 몇 번으로 가능합니다.
- 파일 메뉴를 클릭합니다.
- 왼쪽 메뉴 중간쯤에 있는 옵션을 선택합니다.
- 옵션 창에서 리본 사용자 지정을 클릭합니다.
- 리본 사용자 지정 화면에서 명령 선택: 드롭다운 메뉴를 도구 탭으로 변경합니다.
- 목록에서 검색 도구를 찾아 선택한 뒤 추가 >> 버튼을 누릅니다.
- 검색 도구가 기본 탭 영역에 추가됩니다. 오른쪽의 위/아래 화살표로 리본 메뉴 내 위치를 조정하거나 그대로 둔 후 확인을 눌러 변경 사항을 저장합니다.
- 이제 리본 메뉴에 검색 도구 탭이 생겼습니다. 언제든 손쉽게 모든 검색 기능에 접근할 수 있습니다.
검색 범위 설정하기
검색 도구 탭에서는 검색 범위를 손쉽게 지정할 수 있습니다. 화면 왼쪽에서 모든 사서함, 현재 사서함, 현재 폴더, 하위 폴더, 모든 Outlook 항목 중 하나를 고를 수 있습니다.
모든 사서함 – 공유 사서함이나 여러 계정을 아웃룩에 연결해 두었다면 이 옵션을 선택하세요. 직장 계정과 개인 계정을 함께 사용하는 경우에 유용합니다.
현재 사서함 – 검색을 하나의 사서함으로 한정합니다. 왼쪽 창에서 해당 사서함이 선택되어 있는지 먼저 확인하세요.
현재 폴더 – 왼쪽 창에서 현재 선택된 폴더 안에서만 검색합니다.
하위 폴더 – 선택된 폴더와 그 아래 하위 폴더들까지만 검색 범위로 삼습니다.
모든 Outlook 항목 – 가장 넓은 범위로, 메일뿐 아니라 연락처, 일정, 작업까지 모두 검색합니다. 데이터 양이 방대하기 때문에 속도가 느리고 불필요한 결과가 섞일 수 있으니 꼭 필요할 때만 사용하는 것이 좋습니다.
아웃룩 검색 연산자 활용법
검색 연산자를 사용하면 결과를 훨씬 더 정교하게 좁힐 수 있습니다.
특정 문구를 그대로 찾으려면 큰따옴표로 묶어주세요.
예시: "TPS 보고서"
두 단어 이상이 반드시 포함되어야 하되, 서로 붙어 있거나 입력 순서대로 있을 필요는 없는 항목을 찾으려면 AND 연산자를 사용합니다.
예시: work AND weekend
특정 키워드는 포함하되 다른 키워드가 들어간 항목은 제외하려면 NOT 연산자를 쓰세요.
예시: saturday NOT great
둘 중 하나라도 포함된 항목을 찾고 싶다면 OR 연산자를 활용합니다.
예시: giraffe OR product
이 연산자들은 자유롭게 조합할 수 있습니다. 예를 들어 "TPS report" AND weekend OR giraffe NOT great처럼 복잡한 검색식도 만들 수 있습니다.
키워드로 메일 검색하기
가장 간단한 검색 방법은 키워드 검색입니다. 받은 편지함 상단의 인스턴트 검색 상자에서 바로 실행할 수 있습니다.
- 인스턴트 검색 상자 옆의 드롭다운 목록 또는 검색 탭에서 검색 범위를 지정합니다.
- 검색창에 키워드를 입력하고 Enter 키를 누릅니다. 앞서 소개한 검색 연산자를 함께 사용하면 더욱 정밀한 검색이 가능합니다.
보낸 사람으로 메일 검색하기
발신자를 기준으로 메일을 찾는 방법입니다.
- 검색 탭에서 보낸 사람 버튼을 클릭합니다.
- 검색창에 from:"보낸 사람 이름" 형식의 검색어가 자동으로 입력됩니다.
- 큰따옴표 안의 이름을 찾고자 하는 사람의 이름으로 바꿔주거나, 검색식 전체를 직접 입력해도 됩니다. Enter 키를 누르면 검색이 시작됩니다.
제목으로 메일 검색하기
메일 제목을 기준으로 검색하는 방법입니다.
- 검색 탭에서 제목 버튼을 클릭합니다.
- 검색창에 subject:"키워드" 형식이 자동 입력됩니다.
- 키워드 부분을 찾으려는 제목으로 교체합니다. 물론 검색식 전체를 직접 입력해도 됩니다. Enter 키로 검색합니다.
날짜로 메일 검색하기
받은 날짜를 기준으로 메일을 찾는 방법입니다.
- 검색 탭에서 이번 주 버튼을 클릭하면 오늘, 어제, 이번 주, 지난주, 이번 달, 지난달, 올해, 작년 등의 옵션이 나타납니다.
- 선택한 옵션에 따라 received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year 같은 검색어가 입력됩니다. Enter 키로 검색합니다.
received: 연산자에는 특정 날짜(received:dd/mm/yyyy)나 요일(received:tuesday)도 사용할 수 있습니다. 단, 요일을 지정하면 아웃룩은 가장 최근의 해당 요일만 검색합니다. 즉 "지난 화요일"만 찾을 뿐, 과거의 모든 화요일을 찾지는 않습니다.
첨부 파일이 있는 메일 검색하기
첨부 파일 유무를 기준으로 검색하는 방법입니다.
- 검색 탭에서 첨부 파일 있음 버튼을 클릭합니다.
- 검색창에 hasattachments:yes가 입력됩니다. 이 조건은 단독으로 쓰기보다 다른 검색 조건과 결합해야 결과를 효과적으로 좁힐 수 있습니다. Enter 키로 검색합니다.
반대로 hasattachments:no를 입력하면 첨부 파일이 없는 메일만 결과로 남깁니다.
범주로 메일 검색하기
범주 기능으로 메일을 분류해 두면 검색이 훨씬 쉬워지는데, 의외로 이 기능을 활용하는 사용자는 많지 않습니다.
- 검색 탭의 분류됨 버튼을 클릭하면 범주별 검색이 가능합니다.
- 검색창에 category:="색상 범주" 형식이 입력됩니다. Enter 키로 검색합니다.
물론 직접 입력해도 됩니다. 색상 부분만 원하는 범주에 맞게 바꾸면 됩니다. 예를 들어 빨간색 범주를 찾으려면 category:="Red Category", 파란색이라면 category:="Blue Category"처럼 입력하면 됩니다.
받는 사람으로 메일 검색하기
누구에게 보내졌는지를 기준으로 메일을 찾는 방법입니다.
- 받는 사람 버튼을 클릭하면 '나에게 보냄 또는 참조', '나에게 직접 보내지 않음', '다른 받는 사람에게 보냄' 세 가지 옵션이 나타납니다.
- 선택하면 (to:"이메일 주소" OR cc:"이메일 주소") 형태의 검색어가 입력됩니다. Enter 키로 검색합니다.
- '다른 받는 사람에게 보냄'을 선택했다면 검색창의 내용을 수정해야 합니다. to:"받는 사람 이름" 형태로 되어 있을 겁니다.
- 이름 부분을 찾으려는 대상으로 바꾼 뒤 Enter 키를 누르면 검색됩니다.
읽음/읽지 않음 상태로 검색하기
읽었는지 여부를 기준으로 아웃룩 메일을 검색할 수도 있습니다.
- 검색 탭에서 읽지 않음 버튼을 클릭하면 아직 읽지 않은 모든 메일이 표시됩니다.
- 검색창에 isread:no가 입력됩니다. Enter 키로 검색합니다.
- 반대로 읽은 메일을 찾으려면 isread:yes로 바꾼 뒤 Enter 키를 누르면 됩니다.
플래그 표시로 검색하기
중요한 메일에 플래그를 달아두면 할 일 관리에 큰 도움이 됩니다.
- 플래그가 지정된 메일을 찾으려면 검색 탭에서 플래그 버튼을 클릭합니다.
- followupflag:followup flag로 검색이 실행됩니다. 그 외에 followupflag:unflagged(플래그 없음)와 followupflag:completed(완료됨) 옵션도 있습니다. Enter 키로 검색합니다.
중요도로 검색하기
중요 표시된 메일만 골라 볼 수도 있습니다.
- 검색 탭의 플래그 버튼 아래에 있는 중요 버튼을 클릭하면 중요 표시된 항목만 반환됩니다.
- 검색식은 importance:high 형태입니다. high를 low나 normal로 바꿔 검색할 수도 있습니다. 돋보기 아이콘을 클릭하거나 Enter 키를 눌러 검색합니다.
검색 옵션 조합하기
지금까지 소개한 검색 옵션들은 모두 조합해서 사용할 수 있습니다. 예를 들어 중요 표시이면서 플래그가 달린 항목을 찾고 싶다면 importance:high followupflag:followup flag를 검색창에 입력하면 됩니다.
직접 입력해도 되고, 중요 버튼을 클릭한 뒤 플래그 버튼을 차례로 눌러도 같은 결과를 얻습니다.
추가 검색 옵션 살펴보기
검색 탭에서 추가 버튼을 클릭하면 20가지가 넘는 검색 방법을 추가로 확인할 수 있습니다.
대부분의 경우 검색창 아래에 드롭다운 메뉴가 나타나며, 해당 검색 유형에서 지원하는 옵션을 선택할 수 있습니다.
고급 검색 옵션 활용하기
여기서 소개한 내용을 훨씬 뛰어넘는 백 가지가 넘는 검색 옵션에 접근할 수도 있습니다. 평소엔 잘 쓰지 않겠지만, 이런 기능이 있다는 걸 알아두면 언젠가 큰 도움이 됩니다.
- 검색 도구를 클릭한 뒤 고급 찾기를 선택합니다.
- 고급 찾기 창이 열립니다.
시간을 내서 이곳저곳 둘러보세요. 가능한 작업의 종류가 압도적으로 많습니다. 아웃룩 항목의 거의 모든 필드를 기준으로 검색할 수 있고, 검색 조건으로 쓸 수 있는 요소만 수백 가지에 달합니다.
아웃룩 검색, 생각보다 강력합니다
아웃룩의 검색 기능이 이렇게 방대하고 강력하다는 사실에 놀라지 않으셨나요? 이런 기능들이 모두 가능하다는 걸 알고 계셨나요? 대부분의 사용자는 아웃룩이 할 수 있는 일의 10분의 1도 활용하지 못한다고 합니다. 이 가이드를 발판 삼아 아웃룩이 제공하는 다른 기능들도 하나씩 익혀보시길 권합니다.
예를 들어 자주 하는 메일 작업에 나만의 아웃룩 바로 가기를 만들거나, 규칙을 설정해 메일을 폴더별로 자동 정리할 수도 있습니다. 심지어 특정 시간에 메일이 발송되도록 예약하는 것도 가능합니다. 아웃룩으로 단순히 메일만 주고받는 건 마치 슈퍼카로 동네 슈퍼에 장보러 가는 것과 같다는 말도 있지 않겠습니까?