Microsoft Word와 Microsoft Excel의 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)은 기본적으로 저장, 실행 취소, 다시 실행 세 가지 버튼만 표시됩니다. 하지만 여기에 원하는 버튼을 자유롭게 추가할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요?
문서를 작성하다 보면 굵게(Bold), 기울임꼴(Italic), 밑줄(Underline), 제목 1, 제목 2 같은 다양한 서식을 반복해서 적용하게 됩니다. 특히 두세 가지 서식을 조합해야 하는 경우가 많은데, 예를 들어 '굵게 + 기울임꼴 + 밑줄' 또는 '굵게 + 제목 1'처럼요. 이런 작업을 50번 반복해야 한다면 매번 버튼을 세 번씩 눌러야 하니 상당히 번거롭고 시간도 많이 소모됩니다.
이런 반복 작업에서 벗어나는 가장 효율적인 방법이 바로 매크로를 기록하고, 그 매크로를 바로 가기 버튼으로 등록하는 것입니다. 한 번의 클릭으로 여러 서식을 동시에 적용할 수 있게 되죠. 지금부터 그 방법을 살펴보겠습니다.
매크로 기록하기 – 여러 서식을 추가하는 버튼 만들기
방법은 아주 간단하고 시간도 거의 걸리지 않습니다. Word와 Excel 모두에서 동일하게 사용할 수 있으며, 여기서는 Word 2013을 기준으로 설명하지만 Excel 사용자도 똑같은 단계를 따라 하면 됩니다.
1단계: 매크로 기록 시작
먼저 Word를 실행한 후 보기(View) 탭으로 이동합니다. 그다음 매크로(Macros)를 클릭하고 매크로 기록(Record Macro)을 선택하세요.
그러면 아래와 같은 팝업 창이 나타납니다.
여기서 매크로 이름과 설명을 입력합니다. 나중에 쉽게 식별할 수 있도록 알아보기 쉬운 이름을 지정하는 것이 좋습니다. 또한 모든 문서(Normal.dotm)가 선택되어 있는지 확인하세요. 이렇게 해야 어떤 문서에서든 이 매크로를 사용할 수 있습니다. 입력을 마쳤으면 확인(OK) 버튼을 누릅니다.
매크로 기록이 시작되면 마우스 커서가 녹음 테이프 모양의 특수한 아이콘으로 바뀌어 현재 기록 중이라는 것을 알려줍니다.
2단계: 원하는 서식 적용하기
이제 매크로에 담고 싶은 서식들을 차례대로 선택합니다. 예를 들어 굵게, 밑줄, 제목 스타일 등을 순서대로 클릭하면 그 동작이 전부 기록됩니다.
필요한 서식을 모두 지정했다면 Word 창 왼쪽 하단에 있는 중지(Stop) 버튼을 클릭하여 기록을 종료합니다.
3단계: 빠른 실행 도구 모음에 버튼 추가하기
기록한 매크로를 빠른 실행 도구 모음에 등록하려면 파일 > 옵션 > 빠른 실행 도구 모음으로 이동합니다. 그다음 드롭다운 메뉴를 펼쳐 매크로(Macros)를 선택하세요.
왼쪽 목록에 방금 만든 매크로가 표시됩니다. 해당 매크로를 선택하고 추가(Add) 버튼을 클릭하면 오른쪽 목록으로 이동합니다.
버튼에 아이콘을 지정하고 싶다면 오른쪽 목록에서 매크로를 선택한 뒤 수정(Modify) 버튼을 누르세요. 그러면 다양한 아이콘 중에서 원하는 것을 골라 지정할 수 있습니다.
설정을 완료하면 빠른 실행 도구 모음에 새로운 버튼이 나타난 것을 확인할 수 있습니다.
매크로 버튼 활용하기
이제부터는 여러 서식을 적용하고 싶을 때 텍스트를 선택한 후 해당 버튼을 한 번만 클릭하면 됩니다. 굵게, 기울임꼴, 밑줄 등이 설정해 둔 대로 한꺼번에 적용됩니다.
텍스트에 일일이 여러 서식을 적용하며 시간을 낭비하는 대신, 매크로를 한 번만 기록해 빠른 실행 도구 모음에 추가해 두면 필요할 때마다 즉시 활용할 수 있습니다. 반복적인 문서 작업이 많은 분들이라면 이 방법으로 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.