IRM(Information Rights Management, 정보 권한 관리)은 Office 문서, 통합 문서, 프레젠테이션에 대한 액세스를 제한하기 위한 서비스입니다. 쉽게 말해 문서나 프레젠테이션에 접근 권한을 지정하여 특정 사용자만 파일을 열고 사용할 수 있도록 설정하는 기능입니다. 이를 통해 민감한 정보가 허가받지 않은 사람에 의해 인쇄, 전달, 복사되는 것을 효과적으로 막을 수 있습니다.
IRM의 특징과 장점
정보 권한 관리 서비스의 가장 큰 장점은 파일에 대한 권한이 한 번 제한되면, 그 제한 사항이 파일 자체에 포함되어 언제 어디서든 엄격하게 적용된다는 점입니다.
또한 IRM은 조직이 기밀 또는 독점 정보의 관리와 배포를 규율하는 사내 정책을 효과적으로 시행하도록 도와줍니다. 즉, Microsoft Office를 통해 조직은 기밀이나 대외비로 분류된 정보가 외부로 유출되지 않도록 보호할 수 있습니다.
다만 IRM이 모든 위협을 차단해 주는 것은 아닙니다. 트로이 목마, 키로거, 일부 스파이웨어 같은 악성 프로그램에 의해 내용이 삭제, 도난, 캡처되어 전송되는 것까지 완벽하게 보장하지는 못한다는 점을 유의해야 합니다.
무료 IRM 서비스와 개인정보 보호
Microsoft는 Microsoft 계정만 있으면 누구나 이용할 수 있는 무료 IRM 서비스를 제공합니다. 민감한 데이터는 Microsoft에 저장되거나 전송되지 않으며, 자격 증명 등 관련 정보는 서비스 인증 과정에만 사용될 뿐 별도로 저장되지 않습니다.
IRM을 사용하면 Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 보호할 수 있습니다. 여기서는 PowerPoint를 예로 들어 IRM 설정 방법을 단계별로 소개합니다. 이미지를 클릭하면 더 큰 화면으로 확인할 수 있습니다.
Office에서 정보 권한 관리 설정하기
1. PowerPoint 실행 후 메뉴 열기
Microsoft PowerPoint를 실행합니다.
[파일] 탭을 클릭한 다음 [정보] 탭으로 이동합니다.
2. 프레젠테이션 보호 옵션 선택
[프레젠테이션 보호] → [사람별 권한 제한] → [제한된 액세스]를 차례로 클릭합니다.
그러면 IRM 창이 나타납니다.
3. Windows Rights Management 연결
[예] 옵션을 선택하면 Windows Rights Management 창이 나타납니다. 해당하는 옵션을 선택하세요.
자격 증명을 입력하면 [컴퓨터 선택, 유형] 창이 표시됩니다.
4. 사용자 추가 및 권한 설정
잠시 후 최종 창이 나타나며, 여기서 문서를 사용할 수 있는 사용자를 추가하거나 제거할 수 있습니다.
이제 문서에 대한 세부 권한을 설정하라는 안내가 표시됩니다.
[확인]을 클릭하면 모든 설정이 저장되고, 지정한 사용자만 문서에 접근할 수 있게 됩니다.
문서 접근을 제한하는 이 팁이 유용했는지 여러분의 의견을 알려주세요.
