모든 이메일이 똑같이 중요한 것은 아닙니다. 받은 편지함에는 친구의 안부 메시지부터 즉각적인 대응이 필요한 상사의 업무 지시까지 각종 메일이 계속 쌓여갑니다. 시간이 지날수록 편지함이 가득 차면 특정 인물의 중요한 메일을 놓치기 쉽습니다. 이럴 때 중요한 발신자의 메일에만 별도의 소리를 할당하면 어떨까요? 스피커가 켜져 있다면, 특정 사람에게서 오는 새 메일에 원하는 사운드 파일을 지정해 즉시 알아차릴 수 있습니다.
Outlook 이메일에 소리 알림 규칙 만들기
모든 중요한 메일에 같은 소리를 사용할 필요는 없습니다. 이 기능은 하루 종일 책상에 앉아 일하는 직장인에게 특히 유용합니다. Microsoft Outlook에서는 새 메시지가 도착하면 기본적으로 짧은 소리가 재생되는데, 이 소리를 끄거나 컴퓨터에 저장된 아무 .wav 오디오 파일로 바꿀 수 있습니다. Microsoft Outlook의 '규칙(Rules)' 기능을 활용하면 몇 분 안에 설정할 수 있습니다. 절차는 다음과 같습니다.
1단계: 규칙 만들기 시작
먼저 사용자 지정 알림을 적용할 연락처의 메일을 찾습니다. 해당 연락처의 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 여러 옵션이 담긴 메뉴가 나타납니다. 여기서 '규칙'을 선택하고, 그 옆에 표시되는 '규칙 만들기'를 클릭합니다.
2단계: 조건 설정
다음으로, 중요한 발신자에게서 오는 새 메일에 대해 이 규칙이 어떤 동작을 할지(짧은 오디오 재생 등) 정합니다. '보낸 사람' 항목에 체크하고, 해당 발신자에게서 온 메시지만 대상으로 삼는 옵션을 함께 선택합니다.
3단계: 알림 소리 선택
조건 설정이 끝나면 실제로 재생할 소리를 고를 차례입니다. 기본 소리가 마음에 들지 않으면 '찾아보기(Browse)' 버튼을 눌러 미디어 폴더에서 원하는 오디오 파일을 선택합니다. 이때 파일 형식은 반드시 WAV여야 하며, 너무 긴 소리는 오히려 거슬릴 수 있으니 몇 초 정도의 짧은 클립을 사용하는 것이 좋습니다.
참고로 Outlook은 기본적으로 Windows에 설정된 사운드 구성표의 '소리' 폴더를 열어주지만, 굳이 이 경로를 따를 필요는 없습니다. 원하는 위치에 있는 WAV 파일이라면 얼마든지 선택할 수 있습니다.
4단계: 규칙 완료 및 적용
모든 설정을 마쳤으면 '확인'을 클릭합니다. 그러면 '현재 폴더에 이미 있는 메시지에 이 규칙을 지금 실행하시겠습니까?'라는 팝업이 나타납니다. '확인'을 누르면 팝업이 사라지면서, 선택한 연락처에서 이미 받은 기존 메일에도 규칙이 즉시 적용됩니다.
추가 팁
알림음을 고르기 전에 Windows 제어판의 '소리' 설정에서 미리 들어보고 결정하면 실패를 줄일 수 있습니다. 또한 회의 중에는 규칙을 일시적으로 비활성화하거나, 발신자별로 서로 다른 소리를 지정해 누구의 메일인지 소리만으로 구분하는 것도 가능합니다.
이 팁이 중요한 메일을 놓치지 않는 데 도움이 되기를 바랍니다. 함께 읽으면 좋은 글: Outlook 일정에서 모임 취소하는 방법, Outlook 앱에서 효과음 켜고 끄는 방법.