회사에서 업무를 하다 보면 다양한 이유로 동료들에게 회의 요청을 보내야 하는 경우가 자주 생깁니다. 일회성 회의일 수도 있고, 반복적으로 진행되는 회의 시리즈일 수도 있습니다. 하지만 때로는 불가피한 사정으로 인해 예정된 회의를 취소해야 할 때도 있습니다. 이럴 때 회의 주최자는 모든 참석자에게 취소 사실을 제대로 알려야 합니다. 이번 글에서는 Outlook 일정에서 회의를 취소하는 방법을 상황별로 자세히 알아보겠습니다.
Outlook에서 회의 취소하기
본격적으로 취소 방법을 살펴보기 전에, Outlook 일정의 작동 방식부터 간단히 짚어보겠습니다. Outlook 일정(Calendar)은 매우 강력하고 실용적인 애플리케이션으로, 이를 활용하면 몇 번의 클릭만으로 회의 요청을 보낼 수 있습니다. 물론 이미 보낸 초대 요청을 취소하는 것도 간단합니다. 반복 일정이 포함된 여러 회의를 한 번에 예약하는 기능도 제공합니다. 주최자는 여러 사람에게 회의 요청을 보내고 취소할 수 있는 모든 권한을 가지고 있으며, 취소 대상도 일회성 회의, 반복 회의 전체, 또는 반복 회의 중 특정 일정 등으로 나눌 수 있습니다. 아래에서 회의 유형별 취소 절차를 단계별로 안내해 드립니다.
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1. 일회성 회의 취소하는 방법
- Outlook을 실행하고 [일정] 탭으로 이동합니다. 일정 화면에서 해당 회의를 열지 않고 클릭하여 선택합니다.
- 회의 탭의 [동작] 그룹에서 '모임 취소'를 클릭합니다.
- 취소 알림과 함께 전달할 메시지를 입력합니다.
- 마지막으로 '취소 내용 보내기' 버튼을 클릭하면 완료됩니다.
참고: [동작] 메뉴의 '모임 취소' 옵션은 오직 주최자에게만 표시됩니다. 이 옵션이 보이지 않는 사용자는 회의를 취소하거나 삭제할 권한이 없습니다.
2. 반복 회의 전체를 취소하는 방법
- Outlook을 실행한 후 [일정] 탭을 클릭합니다.
- [되풀이 항목 열기] 대화 상자에서 '계열 열기'를 선택한 후 확인을 누릅니다.
- 도구 모음에서 '되풀이'를 클릭합니다.
- [되풀이 범위] 아래의 '종료 날짜'를 클릭합니다.
- 회의를 종료할 날짜를 지정한 후 확인을 누릅니다.
- '업데이트 보내기'를 클릭하여 변경 사항을 모든 참석자에게 알립니다.
참고: 표준 도구 모음에서 '되풀이' 옵션이 보이지 않는다면 해당 회의의 주최자가 아니므로 회의를 취소할 수 없습니다.
3. 반복 회의 중 특정 일정만 취소하는 방법
- Outlook을 실행하고 반복 회의 중 취소하려는 특정 일정을 엽니다.
- [되풀이 항목 열기] 대화 상자에서 '이 인스턴스 열기'를 선택하고 확인을 누릅니다.
- [동작] 메뉴에서 '모임 취소'를 클릭합니다.
- [삭제 확인] 대화 상자가 나타나면 '이 인스턴스 삭제'를 클릭합니다.
참고: [동작] 메뉴에 '모임 취소' 옵션이 보이지 않는다면 주최자가 아니므로 해당 회의를 취소할 권한이 없습니다.
마지막으로 한 가지만 기억해 주세요. 주최자로서 회의를 취소하거나 삭제할 때는 초대받았던 모든 사람에게 취소 사실을 알리는 것이 바람직합니다. 강제적인 규칙은 아니지만, 이는 신뢰를 지키는 기본적인 비즈니스 에티켓입니다.
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