마이크로소프트는 이제 자사의 핵심 제품들을 클라우드를 통해 제공하고 있습니다. 단순히 Azure나 Office 365 같은 특정 서비스만을 의미하는 것이 아니라, 오피스를 독립형 소프트웨어가 아닌 SaaS(서비스형 소프트웨어) 형태의 'Office as a Service'로 제공하는 방식과 그것이 사용자에게 주는 혜택을 살펴보는 글입니다. 가격 정보도 함께 다루지만, 이 글의 초점은 무료로 이용할 수 있는 Office as a Service에 맞춰져 있습니다.
서비스형(SaaS) 마이크로소프트 오피스란?
클라우드에서 제공되는 마이크로소프트 오피스의 이름은 바로 Office 365입니다. 사용 목적과 규모에 따라 다양한 에디션이 마련되어 있는데, 크게 비즈니스용, 가정용, 개인용 에디션과 하나의 무료 에디션으로 나눌 수 있습니다. 무료 에디션을 제외한 모든 유료 에디션은 마이크로소프트 오피스의 전체 구성 요소를 로컬 컴퓨터에 설치할 수 있는 라이선스를 제공합니다. 반면 무료 에디션은 Office 웹 앱을 통해 실시간 작업과 협업에 필요한 충분한 기능을 제공합니다.
가격은 개인용(Personal) 에디션이 월 $6.99부터 시작하며, 가정용(Household) 에디션은 월 $9.99입니다. 두 에디션의 차이는 개인용은 로컬 컴퓨터 한 대에 설치할 수 있는 반면, 가정용은 5개의 라이선스를 제공한다는 점입니다. 참고로 가격과 구성은 시기에 따라 달라질 수 있으므로, 정확한 최신 정보는 마이크로소프트 공식 사이트에서 확인하는 것이 좋습니다.
Office as a Service에 포함된 앱
무료 버전의 마이크로소프트 클라우드 오피스는 Office.com에서 이용할 수 있습니다. 컴퓨터에 다운로드하거나 설치할 필요 없이, 계정에 로그인하기만 하면 여러 앱을 바로 사용할 수 있습니다. 작업한 내용은 모두 OneDrive에 저장됩니다.
참고: Office.com을 이용하려면 마이크로소프트 계정이 필요합니다. 아직 계정이 없다면(Hotmail, Live 또는 Outlook), Outlook.com에서 무료로 만들 수 있습니다.
현재 Office as a Service에 포함된 앱은 다음과 같습니다.
- Word Online – 문서 열람, 작성, 편집
- Excel Online – 스프레드시트 작성 및 편집
- PowerPoint Online – 프레젠테이션 제작
- OneNote Online – 노트 작성 및 정리
- Outlook – 이메일 관리
- People – 연락처 관리
- Calendar – 일정 관리
- OneDrive – 클라우드 파일 저장소
Word로 문서를 보고, 만들고, 수정·편집할 수 있습니다. 마찬가지로 Excel은 스프레드시트 작업에, PowerPoint는 프레젠테이션 제작에 활용할 수 있습니다. 기본으로 세 개의 캘린더가 제공됩니다. 첫 번째는 약속 등 개인 일정을 위한 캘린더, 두 번째는 지인들의 생일 캘린더, 마지막은 공휴일 캘린더입니다. 이들을 통합해서 볼 수도 있고 원하는 대로 개별적으로 따로 볼 수도 있으며, 추가 캘린더를 더 만들 수도 있습니다.
Office as a Service의 장점
1. 항상 최신 버전 사용
유료 구독을 하면 최신 버전의 마이크로소프트 오피스를 로컬 컴퓨터에 설치할 수 있는 라이선스를 받게 됩니다. Office Online 역시 Word, Excel, PowerPoint, OneNote의 최신 버전을 제공합니다. 즉, 새 버전이 나올 때마다 직접 구매해 업그레이드할 필요가 없습니다. 언제나 최신 버전의 소프트웨어로 작업할 수 있다는 것이 첫 번째 장점입니다.
2. 설치 없이 바로 작업
문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 노트 등을 로컬에 오피스를 설치하지 않고도 만들 수 있습니다. 유료 버전을 사용하더라도 컴퓨터에 오피스를 설치하지 않고 온라인 앱만으로 작업을 계속할 수 있습니다.
3. 어떤 기기에서든 접근 가능
노트북, 태블릿, 스마트폰 등 어디서든 Office as a Service를 사용할 수 있습니다. 모든 파일이 마이크로소프트 계정에 연결되어 있으므로, 태블릿이나 스마트폰에 OneDrive 앱을 설치하거나 브라우저로 바로 접속하면 됩니다. 더 편리한 접근을 위해서는 무료 OneDrive 앱 설치를 추천합니다. OneDrive 앱은 Android, iOS 등 모든 플랫폼에서 사용할 수 있으며, 앱에서는 매번 로그인하지 않고도 파일에 쉽게 접근할 수 있습니다.
4. 간편한 파일 공유
파일을 클릭하고 '공유'를 선택한 뒤 링크를 요청하면 됩니다. 설정에 따라 폴더나 파일에 대한 링크(공개 링크, 읽기 전용 링크 등)가 생성되며, 이메일, 문자 메시지, WhatsApp, 페이스북 등 어떤 메신저로든 전달할 수 있습니다. 받은 사람은 편집 권한이 있다면 어떤 플랫폼, 어떤 기기에서든 파일을 보고 편집할 수 있습니다. 필요한 것은 인터넷에 연결된 브라우저뿐입니다.
5. 실시간 협업
협업은 실시간으로 이루어지며, 누가 함께 문서를 편집 중인지 확인할 수 있습니다. 파일이 잠기지 않아 여러 명이 동시에 접근해 작업할 수 있습니다. 파일을 혼자만 볼 수 있게 할 수도 있고, 편집 권한을 부여해 함께 편집하게 할 수도 있습니다. 공유하지 않는 한 편집 권한은 파일을 만든 사람에게 유지됩니다.
6. 기존 파일 업로드 및 편집
기존에 만들어 둔 파일을 업로드한 뒤, Word, Excel, PowerPoint, OneNote로 만든 파일처럼 열람, 편집, 공유할 수 있습니다. 물론 로컬에 설치된 MS Word로 문서를 편집하는 것도 가능하며, 변경 사항은 자동으로 업로드되어 함께 작업하는 사람들에게 공유됩니다. 일반적으로는 로컬 앱이 필요 없으며, 클라우드 버전에서 제공하지 않는 고급 기능이 필요할 때만 로컬 앱을 사용하면 됩니다.
이 외에도 OneDrive 앱으로 여러 컴퓨터 간 파일을 동기화하는 등 다양한 활용 방법이 있습니다. 여러분의 생각이나 경험이 있다면 댓글로 공유해 주세요.
앞으로의 전망
참고: 미래에는 오피스 소프트웨어가 완전히 클라우드로 이동해 로컬 설치가 사라질 수도 있습니다. 로그인만 하면 원하는 앱을 바로 사용하는 방식이 되는 것이죠. 그와 함께 마이크로소프트는 사용자가 선택한 앱에 대해서만 비용을 지불하는 방식을 제공할 수도 있습니다. 즉, MS Word만 사용한다면 Excel이나 PowerPoint 등 다른 앱까지 포함된 독립형 에디션을 구매하는 현재 방식과 달리, 필요한 앱에만 돈을 지불하면 되는 것입니다.
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