Microsoft Office Online(Office 웹 버전)은 무료 MS Office 대안으로 활용하기에 좋은 선택입니다. 워드 프로세서, 스프레드시트, 프레젠테이션 프로그램으로 만든 파일을 편집하고 공유할 수 있으며, Outlook과 OneNote도 함께 사용할 수 있습니다.
온라인 버전의 Office에서 진행되는 모든 작업은 웹 브라우저를 통해 수행되고 클라우드에 저장되기 때문에, 인터넷만 연결되어 있다면 어디서든 내 파일에 접근할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.
핵심 요약
👍 좋은 점
- 별도의 소프트웨어 다운로드 없이 바로 사용 가능
- MS Office 데스크톱 앱이 지원하는 모든 파일 형식 열기 지원
- 파일 공유 및 실시간 협업 기능 제공
- 무료 템플릿 활용 가능
- 작업 내용 자동 저장
- 데스크톱 버전과 유사한 익숙한 인터페이스
- Word, OneNote, Calendar, Outlook에서 자동 맞춤법 검사 지원
👎 아쉬운 점
- 파일을 사용하려면 반드시 OneDrive에 먼저 저장되어 있어야 함
- Excel과 PowerPoint에서는 맞춤법 검사 불가
- 지원되는 최대 파일 크기는 2GB
- 항상 원본 형식 그대로 저장할 수 있는 것은 아님
Office Online 사용 방법
Office.com에 접속한 후 Microsoft 계정으로 로그인하면, 제공되는 모든 앱에 접근할 수 있는 메뉴가 화면에 나타납니다. 이곳을 통해 Excel Online, Word, Outlook 등 원하는 앱을 바로 실행할 수 있습니다.
앱을 선택하면 즉시 해당 앱 화면으로 이동하며, 계정에 저장된 기존 파일을 생성·편집하거나 새 파일을 업로드할 수 있습니다. 예를 들어 Excel Online에는 '업로드 후 열기' 버튼이 있어, 컴퓨터에 있는 XLS, XLSX, XLB, CSV 등 지원되는 파일을 손쉽게 불러올 수 있습니다.
또한 Office Online은 파일 공유와 실시간 공동 작업 기능이 매우 강력합니다. Microsoft 계정이 있는 사람이라면 누구나 열어볼 수 있는 링크를 생성해 공유함으로써, 여러 명이 하나의 문서에서 동시에 협업할 수 있습니다.
Microsoft Office Online 지원 파일 형식
Microsoft Office Online은 아래 파일 형식을 완전히 지원합니다. 즉, 해당 형식으로 파일을 열 수 있을 뿐 아니라 같은 형식으로 다시 저장하는 것도 가능합니다.
DOCM, DOCX, PPTM, PPTX, XLSM, XLSXCSV를 포함한 다른 형식의 파일도 열 수 있지만, 편집 후 컴퓨터로 다시 저장할 때는 XLSX 또는 XLSM 형식을 선택해야 합니다.
다만 내보내기(Export) 도구를 활용하면 ODT, PDF 같은 형식으로 문서를 다운로드해 저장할 수 있습니다. 기본적으로 Office는 OneDrive에 저장되며, 데스크톱 버전의 Office와 연동되어 '최근 사용한 파일' 목록이 양쪽 간에 자동으로 동기화됩니다.
Microsoft Office Online vs. 데스크톱 Microsoft Office
데스크톱 버전은 온라인 버전과 상당히 유사합니다. 일부 세부 기능은 온라인 도구에서 빠져 있지만, 전체적인 디자인과 사용감은 거의 동일합니다. 두 버전 모두 Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote를 포함하고 있습니다.
가장 큰 차이는 기능의 완성도입니다. 데스크톱 앱은 하드 드라이브에 설치되어 운영 체제에 직접 접근할 수 있기 때문에, 복잡한 개체 삽입과 같은 고급 작업에 더 풍부한 도구를 제공합니다. Office Online 역시 기능이 충분한 온라인 생산성 스위트이지만, 일반적으로 온라인 전용 플랫폼은 로컬에 설치된 프로그램만큼의 성능과 유연성을 기대하기 어렵습니다.
참고: 현재 Access와 Publisher의 온라인 버전은 제공되지 않습니다.
Microsoft Office Online 총평
데스크톱용 Office에 이미 익숙한 사용자라면 온라인 버전을 사용하는 것은 어렵지 않습니다. 메뉴 구성과 기능이 거의 동일하기 때문입니다.
일반적인 파일 형식은 물론 Office가 지원하는 거의 모든 형식을 온라인 버전에서 열 수 있습니다. 하지만 Office Online이 파일을 처리하는 방식에는 데스크톱 버전과 중요한 차이가 존재합니다.
예를 들어 SSuite Office 같은 타사 프로그램에서 만든 DOC 파일로 다른 사람과 공동 작업을 한다고 가정해 보겠습니다. 이 DOC 파일을 Office Online에서 열어 편집하면 파일이 자동으로 DOCX 형식으로 변환됩니다. 그 결과, 수정된 파일을 SSuite 사용자에게 다시 보내더라도 해당 오피스 스위트는 DOCX 파일을 열 수 없기 때문에 추가 편집이 불가능해질 수 있습니다. 따라서 특수한 파일 형식으로 협업하는 경우에는 이러한 자동 변환 동작을 미리 숙지해 두는 것이 좋습니다.