Microsoft Outlook은 단순히 이메일을 주고받는 기능에만 머무르지 않습니다. 다양한 업무를 처리할 수 있는 강력한 도구로, 예를 들어 모임 일정을 잡거나 다가오는 회의를 한눈에 확인할 수도 있습니다. 이러한 기능은 그룹 작업 영역 내에서 확인할 수 있는 공유 일정을 통해 제공됩니다. 이번 글에서는 Office Outlook 2016의 그룹 일정에서 Skype 모임을 예약하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
Office Outlook 그룹 일정에서 Skype 모임 예약하기
먼저 Outlook 앱을 실행하고 왼쪽 탐색 창에서 원하는 그룹을 선택합니다.
다음으로 화면 상단에 표시되는 리본 메뉴에서 일정을 클릭합니다. 여기서 일정은 그룹의 모든 구성원을 한 번에 초대할 수 있는 배포 목록 역할을 합니다.
그런 다음 새 Skype 모임 또는 새 모임 중 하나를 선택합니다. 이 가이드에서는 Skype 모임 만들기를 중심으로 설명하므로, 두 번째 옵션인 Skype 모임을 선택합니다.
모임을 Skype 모임으로 설정하면 모든 온라인 회의 연결 정보가 메시지 본문에 자동으로 추가되는 것을 확인할 수 있습니다. 또한 그룹의 별칭이 '받는 사람' 입력란에 자동으로 채워집니다.
이제 모임 초대장에 필요한 다음 항목들의 세부 정보를 입력합니다.
- 제목
- 위치
- 모임 시작 및 종료 시간
그다음 모임 본문 영역에 회의 안건을 작성합니다. 특히 Skype 모임을 진행하는 경우에는 온라인 모임 정보가 자동으로 생성되므로, 해당 정보를 임의로 수정하지 않도록 각별히 주의해야 합니다.
마지막으로 리본 메뉴에서 일정 도우미를 선택하여 모든 참석자가 참여 가능한 최적의 시간대인지 확인합니다. 이 기능을 활용하면 구성원별 가용 시간을 한눈에 비교할 수 있어 일정 조율이 훨씬 수월합니다.
모든 설정이 완료되면 보내기를 클릭합니다.
초대장이 발송되면 해당 모임은 그룹 일정뿐만 아니라 각 구성원의 개인 일정에도 자동으로 등록됩니다.
그룹 일정이 선호되는 이유는 여러 캘린더를 동시에 조회할 수 있어 팀 전체의 일정을 효율적으로 관리할 수 있기 때문입니다.
참고로, 이미 등록된 모임을 취소해야 하는 경우 Outlook에서 모임을 취소하는 방법을 활용하면 됩니다.