Microsoft Word는 맞춤 서식 지정부터 쾌적한 글쓰기 환경까지 갖춰진, 문서 작성자에게 없어서는 안 될 강력한 소프트웨어입니다. 예전에는 데스크톱 버전만 사용할 수 있었지만, 이제는 웹 브라우저에서 무료로 Microsoft Word Online을 이용할 수 있습니다. 이번 글에서는 이 무료 온라인 도구를 더욱 효율적으로 활용할 수 있는 핵심 팁과 요령을 소개합니다.
Word Online 활용 팁과 요령
1] Word Online에서 바로 Word 데스크톱 앱 열기
Word Online으로 문서를 편집하던 중 인터넷 연결에 문제가 생기면 변경 사항이 저장되지 않습니다. OneDrive에 문서를 저장하려면 인터넷이 정상화될 때까지 기다려야 하죠. 이런 상황이라면 Word Online에서 데스크톱용 Word를 열어 같은 문서를 계속 편집하는 방법이 유용합니다. 이 방법은 인터넷 연결이 필요 없으며, 컴퓨터에 Microsoft Word가 설치되어 있기만 하면 됩니다. 온라인 문서를 데스크톱 Word에서 열어 편집하려면 'Word에서 편집(EDIT IN WORD)' 링크를 클릭하세요.
2] 다른 사람에게 문서 편집 또는 보기 권한 부여하기
문서를 작성하다가 다른 사람의 도움이 필요하다면, 해당 사람을 공동 편집자 또는 보기 전용 사용자로 초대할 수 있습니다. 문서를 보거나 편집하려면 상대방도 Microsoft 계정이 있어야 하며, 모든 변경 사항은 실시간으로 저장됩니다. 문서를 공유하려면 고유 링크를 생성해야 하는데, 화면 오른쪽 위의 '공유(Share)' 버튼을 클릭해 링크를 만들면 됩니다. 일반 공유 링크를 생성할 수도 있고, 특정 사람을 직접 초대할 수도 있습니다.
3] 이전 버전으로 문서 복원하기
문서를 대폭 수정한 뒤 예전 버전으로 되돌리고 싶다면 이 기능이 큰 도움이 됩니다. Ctrl+Z를 반복해서 누르면 변경 사항을 실행 취소할 수 있지만, 내용을 확인한 후 복원해야 하는 상황에서는 한계가 있습니다. 이럴 때는 파일 > 정보 > 버전 기록(Previous Versions) 메뉴로 이동하세요. 여기에서 모든 수정 기록을 확인할 수 있으며, 날짜와 시간을 클릭하면 원하는 시점의 이전 버전을 찾아 복원할 수 있습니다.
4] PDF 또는 ODT 형식으로 문서 다운로드하기
PDF(Portable Document Format)는 편집이 까다로운 형식입니다. 보고서를 완성한 후 상대방에게 전달하되 문서 수정은 제한하고 싶다면, DOCX 파일을 PDF로 변환해 보내는 것이 좋습니다. Word 파일을 PDF로 변환하려면 문서 작성 후 파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF로 다운로드 순서로 진행하면 됩니다. 참고로 ODT 형식으로도 다운로드할 수 있습니다.
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5] 교정 언어 설정하기
Microsoft Word Online은 맞춤법 검사 기능을 제공합니다. 정확한 결과를 얻으려면 작성 중인 언어를 선택해야 합니다. 영어만 해도 영국식과 미국식 등 여러 옵션이 있는데요(예: Humour – 영국식, Humor – 미국식). 따라서 맞춤법을 검사하기 전에 교정 언어를 먼저 설정해야 선호하는 언어 기준으로 결과를 확인할 수 있습니다. 설정 방법은 문서에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 '교정 언어 설정(Set Proofing Language)'을 선택하고, 팝업 창에서 원하는 언어를 고르면 됩니다.
이처럼 몇 가지 간단한 팁만 알아두어도 Microsoft Word Online으로 문서 작업을 훨씬 더 효율적으로 처리할 수 있습니다.
참고로, Google Chrome과 Microsoft Edge용 Office Online 확장 프로그램을 사용해 보신 적이 있나요?
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