사람들의 전체 이름 목록이 있고, 이를 이름(First Name), 중간 이름(Middle Name), 성(Last Name)의 세 부분으로 나누어야 하는 상황을 가정해 보겠습니다. 마이크로소프트 엑셀에서는 구분 기호(Delimiter) 또는 텍스트 나누기(Separator) 기능을 사용하거나, 수식(Formula)을 활용해 이 작업을 손쉽게 처리할 수 있습니다.
엑셀에서 이름과 성 구분하기
엑셀에서 이름과 성을 구분하는 가장 큰 이유는 직원이나 학생 명단을 이름 또는 성을 기준으로 분류하고 정리하기 위해서입니다. 구분 방법은 크게 두 가지가 있습니다.
- 구분 기호(Delimiter) 또는 텍스트 나누기 기능으로 전체 이름을 이름과 성으로 분리하기
- 수식을 사용해 전체 이름을 이름, 중간 이름, 성으로 분리하기
1] 구분 기호 또는 텍스트 나누기 기능으로 이름과 성 분리하기
이름과 성을 나누는 가장 간단한 방법은 구분 기호(Delimiter) 또는 텍스트 나누기(Separator) 기능을 사용하는 것입니다. 다만 중간 이름이 포함된 이름의 경우 과정이 다소 복잡해질 수 있습니다. 중간 이름과 성이 같은 열에 합쳐져 표시될 가능성이 있기 때문입니다.
이 기능의 명칭은 사용하는 엑셀 편집기에 따라 '구분 기호' 또는 '텍스트 나누기'로 조금씩 다르지만, 실제 절차는 거의 동일합니다.
구분 기호 또는 텍스트 나누기 기능의 사용 방법은 다음과 같습니다.
먼저 이름과 성으로 나누고자 하는 전체 이름 목록을 선택합니다.
상단 메뉴에서 데이터 탭을 클릭한 뒤 텍스트 나누기(Split text to columns)를 선택합니다.
화면에 나타나는 드롭다운 메뉴에서 공백(Space) 옵션만 선택합니다.
즉, 이름과 성 사이를 구분하는 공백을 기준으로 단어를 분리하는 것입니다. 여기서 주의할 점은, 중간 이름이 포함된 경우 두 번째 열에는 중간 이름이, 세 번째 열에는 성이 표시된다는 것입니다. 그 결과 모든 성이 같은 열에 정렬되지 않을 수 있습니다. 따라서 중간 이름이 섞여 있는 목록이라면 아래에서 소개하는 수식 방법을 사용하는 것이 좋습니다.
2] 수식을 사용해 이름, 중간 이름, 성으로 분리하기
수식을 활용하면 이름, 중간 이름, 성을 각각 별도의 열에 지정할 수 있다는 큰 장점이 있습니다.
한 열에는 전체 이름 목록이 들어 있고, 이름·중간 이름·성을 담을 세 개의 열이 준비되어 있다고 가정해 보겠습니다.
이름(첫 번째 단어)을 추출하는 수식의 구문은 다음과 같습니다.
=LEFT(<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>))
중간 이름을 추출하는 수식의 구문은 다음과 같습니다.
=MID(<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,1)+1,SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,1)+1)-SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,1))
성을 추출하는 수식의 구문은 다음과 같습니다.
=RIGHT(<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,LEN(<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>)-SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>,SEARCH(" ",<전체 이름이 있는 첫 번째 셀>)+1)))
이 수식들을 해당 열의 같은 행 셀에 입력한 후, 채우기(Fill) 기능을 사용해 아래로 드래그하면 나머지 행에도 자동으로 적용됩니다.
예를 들어 A3부터 A8까지의 셀에 전체 이름 목록이 있다고 가정해 보겠습니다.
B열은 이름, C열은 중간 이름, D열은 성을 위한 열입니다. 첫 번째 전체 이름이 A3 셀에 있으므로, 같은 행에 있는 B3, C3, D3 셀에 각각 해당 수식을 입력해야 합니다.
B3 셀에 입력할 수식은 다음과 같습니다.
=LEFT(A3,SEARCH(" ",A3))
C3 셀에 입력할 수식은 다음과 같습니다.
=MID(A3,SEARCH(" ",A3,1)+1,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,1)+1)-SEARCH(" ",A3,1))
D3 셀에 입력할 수식은 다음과 같습니다.
=RIGHT(A3,LEN(A3)-SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3)+1)))
그런 다음 채우기(Fill) 기능을 활성화하고, 수식을 마지막 데이터 행까지 아래로 끌어당겨 적용합니다.
이렇게 하면 이름, 중간 이름, 성이 깔끔하게 분리된 시트를 완성할 수 있습니다. 참고로 한국어 이름처럼 중간 이름이 없는 데이터라면 첫 번째 방법인 텍스트 나누기만으로도 충분히 처리할 수 있습니다.
