마이크로소프트 오피스는 세계에서 가장 인기 있는 사무 생산성 스위트입니다. 마이크로소프트는 지속적으로 오피스를 개선해 왔으며, 이제는 사용자가 원하는 거의 모든 기능을 갖추게 되었습니다. 첫 출시 이후로 오피스는 늘 사용자들의 호평을 받아왔고, 현재는 거의 모든 Windows PC는 물론 Mac에서도 실행됩니다.
오피스 속 숨은 보석, Microsoft Access란?
Microsoft Office는 Word, PowerPoint, Excel 등 여러 응용 프로그램의 모음입니다. 이 중 Word와 Excel은 가장 널리 사용되는 반면, Microsoft Access(마이크로소프트 액세스)는 상대적으로 활용률이 낮은 편입니다. 많은 사람들이 '전문가용 프로그램일 것'이라고 짐작하고 아예 살펴보지도 않곤 합니다.
하지만 사실은 다릅니다. MS Access는 Word나 Excel처럼 다양한 기능을 갖춘 프로그램이며, 사용법도 매우 간단합니다. 이 글에서는 Microsoft Access의 특징과 실전 활용 팁을 소개하여, 초보자도 부담 없이 사용할 수 있도록 안내합니다.
Microsoft Access의 기본 개념
Microsoft Access는 기본적으로 데이터베이스 관리 시스템(DBMS)으로, 화면 구성과 탐색 방식 등에서 다른 Microsoft Office 제품들과 유사한 인터페이스를 제공합니다. 데이터베이스 관리 시스템이라고 해서 SQL Server 지식이 필수인 것은 아닙니다. Access의 모든 기능은 GUI(그래픽 사용자 인터페이스) 기반으로 설계되어 있어, 해당 버튼만 클릭하면 원하는 작업을 손쉽게 수행할 수 있습니다.
Microsoft Access를 사용해야 하는 이유
사업을 운영한다고 가정해 봅시다. 물건을 팔고 사고, 직원들을 관리해야 하는데, SQL이나 RDBMS 프로그램에 대한 지식 없이 사무실 업무를 관리할 도구가 필요하다면 MS Access가 딱 맞습니다. MS Access는 데스크톱 환경에서 바로 사용할 수 있는 데이터베이스 시스템을 제공하며, 복잡한 설정이나 특별한 설치 절차 없이 곧바로 시작할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.
Microsoft Access 사용 방법
- MS Access 실행: 프로그램을 실행하면 메인 화면에 다양한 템플릿이 표시됩니다. 각 템플릿은 특정 용도와 필요한 요소들을 고려해 완성도 높게 설계되어 있습니다.
- 템플릿 선택 및 다운로드: 원하는 템플릿을 고른 뒤 '다운로드'를 클릭하면 데이터베이스 스키마가 컴퓨터에 저장됩니다. 예를 들어 학교 운영용으로 만들어진 '학생(Student)' 템플릿을 선택하면 학생 정보를 아주 쉽게 관리할 수 있습니다.
- 화면 구성 파악: 화면은 크게 세 부분으로 나뉩니다. 왼쪽에는 테이블·보고서·양식이 배치되고, 중앙 상단에는 주요 컨트롤이, 화면 중앙에는 출력 결과가 표시됩니다.
- 데이터 입력: '새 학생(New Student)' 버튼을 클릭하면 기본 입력 필드가 포함된 양식이 나타납니다. 내용을 작성한 후 Ctrl+S 키로 저장하면 새로운 학생 정보가 추가됩니다.
- 보고서 확인: 전체 학생 수, 반별 학생 현황, 출석 기록, 연락처 정보 등各종 보고서는 왼쪽 보고서 섹션에서 한눈에 확인할 수 있습니다.
이 외에도 아래와 같은 다양한 템플릿이 준비되어 있습니다.
- 자산(Assets): 회사가 거래하는 제품·자산 관리
- 연락처(Contacts): 고객 또는 직원의 연락처 정보 관리
- 문제 사항(Issues): 고객 불만 및 문제 처리
- 이벤트(Events): 행사 일정과 세부 내용 관리
- 마케팅 프로젝트(Marketing Projects): 마케팅 및 영업 업무 관리
- 프로젝트(Projects): 과제 및 회사 프로젝트 관리
- 교직원(Faculty): 직원 관리 전용 템플릿
- 학생(Student): 학교 및 대학 행정 업무용
빈 데이터베이스 직접 만들기
Microsoft Access에서는 템플릿 없이 처음부터 데이터베이스를 직접 구축할 수도 있습니다. 테이블과 속성을 정의하고 규칙을 설정하는 것부터 시작하며, 필요에 따라 매크로나 프로그래밍 가능한 모듈을 만들어 활용할 수 있습니다. 기본 키(primary key), 외래 키(foreign key), NOT NULL과 같은 제약 조건 역시 자유롭게 설정할 수 있습니다.
지금까지는 Microsoft Access의 개요였습니다. Access에는 사용자 지정 데이터베이스를 만들고, 데이터를 저장·관리하는 과정을 최대한 간단하게 만들어 주는 다양한 기능이 마련되어 있습니다. 신속한 응용 프로그램 개발(RAD) 목적으로 Microsoft Access를 활용하면 비용을 절감할 수 있으며, MS Access는 멀티 유저(multi-user) 데이터베이스로서 처음부터 네트워크 환경에서 작동하도록 설계되었습니다.
MS Access를 시작하는 기본 단계
Microsoft Access를 시작하기 위해 가장 먼저 알아야 할 것은 어떤 종류의 데이터베이스를 만들 것인지입니다. 이 프로그램은 무수히 많은 옵션을 제공하기 때문에 처음 실행했을 때 다소 혼란스러울 수 있습니다. 하지만 원하는 데이터베이스 이름을 찾아 적절한 템플릿을 선택하면, 몇 분 만에 도구를 활용하기 시작할 수 있습니다.
Microsoft Access의 기본 사항
Microsoft Access의 기본 사항은 이 글에서 다루고 있으므로, 프로그램의 동작 방식을 제대로 이해하려면 끝까지 읽어보시길 권장합니다. 템플릿을 활용해 데이터베이스를 만드는 것 자체는 매우 간단하지만, 나중에 해당 데이터를 다른 프로그램으로 가져오려 할 때 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 Microsoft Access의 기본적인 팁과 요령을 익히려면 이 글 전체를 참고하는 것이 좋습니다.
마이크로소프트에 따르면 최신 버전의 Access는 동시 접속 사용자 255명까지 지원합니다. 그 밖의 고급 기능으로는 여러 프로그램과 Access 데이터베이스를 공유하는 기능, 그리고 데이터베이스를 다른 파일 형식으로 내보내는 기능 등이 있습니다.
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