Microsoft Office 프로그램은 기본적으로 10분마다 열려 있는 파일의 복사본을 자동으로 저장합니다. 따라서 사용자가 실수로 파일을 저장하지 않고 닫더라도 언제든지 가장 최근에 자동 저장된 임시 버전으로 되돌아갈 수 있습니다. 이러한 유용한 기능은 Microsoft Word뿐만 아니라 PowerPoint, Excel, Publisher에서도 동일하게 제공됩니다.
Word에서 문서 버전 관리하기
이번 튜토리얼에서는 다음 내용을 단계별로 살펴보겠습니다.
- 자동 저장(Autosave) 주기를 변경하는 방법
- 이전에 저장된 파일을 확인하는 방법
- 저장되지 않은 문서를 불러오는 방법
- 저장되지 않은 모든 문서를 삭제하는 방법
- 목록에서 특정 저장 문서를 삭제하는 방법
여기서 말하는 문서 버전이란, 열려 있는 파일 또는 저장되지 않은 파일이 임시로 복사된 버전을 의미합니다.
1] 자동 저장 주기를 변경하는 방법
Microsoft Word를 실행합니다.
파일(File) 탭을 클릭합니다.
백스테이지 보기(Backstage View)에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
Word 옵션 대화 상자가 열립니다.
대화 상자에서 저장(Save) 탭을 클릭합니다.
저장 페이지의 '자동 복구 정보 저장 간격' 입력란에 원하는 시간(분)을 직접 입력하거나, 위·아래 화살표를 이용해 값을 조절합니다.
설정 후 확인(OK)을 클릭하면 완료됩니다.
2] 이전에 저장된 파일을 확인하는 방법
파일(File)을 클릭합니다.
백스테이지 보기의 홈(Home) 페이지에서 최근 항목(Recent) 섹션 아래에 이전에 저장했던 파일들이 표시됩니다.
3] 저장되지 않은 문서를 불러오는 방법
백스테이지 보기에서 정보(Info)를 클릭합니다.
정보 페이지에서 문서 관리(Manage Document) 버튼을 클릭합니다.
바로 가기 메뉴에서 저장되지 않은 문서 복구(Recover Unsaved Documents)를 선택합니다.
열기(Open) 대화 상자가 나타나며, 저장되지 않은 파일 목록이 표시됩니다.
복구할 파일을 클릭한 뒤 열기(Open)를 누릅니다.
파일이 정상적으로 열립니다. 해당 파일을 영구 보관하려면 문서 상단에 표시되는 다른 이름으로 저장(Save As) 배너를 클릭해 원하는 위치에 저장하세요.
다른 방법: 열기 페이지 활용하기
저장되지 않은 파일을 복구하는 또 다른 방법도 있습니다.
백스테이지 보기의 홈(Home) 페이지 우측 하단에서 추가 문서(More Documents)를 클릭합니다.
열기(Open) 페이지에서 저장되지 않은 문서 복구(Recover Unsaved Documents)를 클릭합니다.
열기 대화 상자가 열리면 원하는 파일을 선택하고 열기를 클릭하면 됩니다.
4] 저장되지 않은 모든 문서를 삭제하는 방법
백스테이지 보기에서 정보(Info)를 클릭합니다.
정보 페이지에서 문서 관리(Manage Document) 버튼을 클릭합니다.
바로 가기 메뉴에서 모든 저장되지 않은 문서 삭제(Delete all Unsaved Documents)를 선택합니다.
확인 메시지 상자가 나타나면 예(Yes)를 클릭합니다.
이 기능을 실행하면 저장되지 않은 모든 파일의 임시 복사본이 한꺼번에 삭제됩니다.
5] 목록에서 특정 저장 문서를 삭제하는 방법
백스테이지 보기의 홈(Home) 페이지로 이동합니다.
최근 항목(Recent) 섹션 아래 목록에서 삭제할 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
바로 가기 메뉴에서 파일 삭제(Delete File)를 선택합니다.
확인 메시지 상자가 나타나면 예(Yes)를 클릭합니다.
선택한 문서가 목록에서 삭제됩니다.
마무리
자동 저장 기능을 잘 활용하면 작업 중 프로그램이 강제 종료되거나 컴퓨터가 갑자기 꺼지는 상황에서도 소중한 데이터를 잃지 않을 수 있습니다. 평소 자동 복구 간격을 5분 정도로 짧게 설정해 두면 더욱 안전하게 문서를 관리할 수 있습니다.
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