Microsoft Teams는 별도의 설정을 하지 않아도 기본적으로 사용자의 채팅 기록을 자동으로 저장합니다. 그런데 이 사실을 아는 사람은 생각보다 많지 않습니다. 해당 기능은 모든 버전의 Teams에 적용되어 있어 직접 비활성화하지 않는 한 피할 방법이 없습니다. 문제는 Microsoft가 이 작업을 손쉽게 처리할 수 있도록 만들어 놓지 않았다는 점이며, 그래서 몇 가지 우회적인 요령이 필요합니다.
비즈니스용 Microsoft Teams에서 채팅 기록 비활성화하기
앞서 말씀드렸듯이 Teams 설정 메뉴에서는 채팅 기록 기능을 직접 끌 수 없습니다. 대신 Microsoft 365 관리 도구를 활용해 단계별로 진행해야 합니다. 아래 안내대로 따라 하면 채팅 기록 저장을 중단시킬 수 있습니다.
Microsoft 365 준수 센터(Compliance Center)를 통해 비활성화하기
핵심 전략은 Microsoft 365 준수 센터에서 보존 정책을 새로 생성하는 것입니다. 이상적인 방법은 아니지만, 현재 시점에서 가장 확실하게 작동하는 방법입니다.
- Microsoft 365 준수 센터에 로그인
- 보존(Retention) 메뉴로 이동
- 새 보존 정책 생성
- 보존 정책 이름 입력
- 보존 정책 유형 선택
- 정책 적용 위치 지정
- 콘텐츠 보존, 삭제 또는 둘 다 선택
- 작업 완료
1] Microsoft 365 준수 센터 로그인
가장 먼저 해야 할 일은 Microsoft 365 준수 센터에 접속하는 것입니다. 공식 웹사이트에 방문해 계정 자격 증명을 입력한 뒤 '로그인(Sign In)' 버튼을 클릭해 진행하세요.
2] 보존 메뉴로 이동
왼쪽 패널에 있는 '정책(Policies)' 메뉴로 이동한 후, '보존 정책(Retention Policies)' 항목을 선택합니다.
3] 새 보존 정책 만들기
보존 정책 섹션 아래쪽에서 '새 보존 정책(New retention policy)' 버튼을 찾을 수 있습니다. 해당 버튼을 클릭하고 다른 옵션과 혼동하지 않도록 주의하세요.
4] 보존 정책 이름 입력
새 정책을 만들려면 이름을 먼저 지정한 뒤 '다음(Next)' 버튼을 눌러야 합니다. 필요하다면 설명(Description)도 추가할 수 있지만, 이는 선택 사항입니다.
5] 보존 정책 유형 선택
다음 단계에서는 정책 유형을 선택합니다. 두 가지 옵션이 제공되는데, Microsoft 365 E5 라이선스 이상에서만 사용 가능한 '적응형(Adaptive)'과 일반적인 '정적(Static)'입니다. 여기서는 '정적'을 선택한 후 '다음' 버튼을 눌러 다음 단계로 넘어갑니다.
6] 정책 적용 위치 선택
이 단계에서는 새로 만든 정책을 적용할 위치를 지정해야 합니다. 먼저 모든 위치의 상태(Status)를 'Teams 채팅'을 제외한 나머지는 모두 '꺼짐(Off)'으로 설정하세요. 그런 다음 정책에서 포함하거나 제외할 사용자를 결정합니다.
기본값은 '포함: 모든 사용자', '제외: 없음'으로 되어 있습니다. 변경이 필요하면 이 단계에서 수정한 뒤 '다음' 버튼을 클릭하세요.
7] 콘텐츠 보존 여부와 삭제 조건 결정
이 항목에서는 '특정 기간이 지난 항목만 삭제'를 선택합니다. 이어서 '다음보다 오래된 항목 삭제'에서 '사용자 지정(Custom)'을 고르고, 기간을 0년으로 설정한 후 '다음' 버튼을 클릭합니다.
8] 작업 마무리
'다음' 버튼을 누르면 설정을 최종 적용하기 전에 변경 내용을 검토할 수 있습니다. 내용에 문제가 없다면 '제출(Submit)'을 클릭하면 됩니다. 이후 Microsoft Teams의 채팅 기록이 비활성화되며, 정책 적용까지 최대 24시간이 걸릴 수 있습니다.
개인용 Microsoft Teams에서 채팅 기록 비활성화하기
개인용 Teams에서는 채팅 기록 자체를 비활성화하는 것이 불가능합니다. 대신 본인 화면에서 채팅 기록을 삭제할 수는 있지만, 이 경우에도 대화에 참여한 상대방의 채팅 목록에는 기록이 그대로 남아 있다는 점을 알아두세요.
본인 기준에서 채팅 기록을 삭제하려면 해당 채팅창을 연 후 점 세 개(⋯) 아이콘을 클릭합니다. 드롭다운 메뉴에서 '채팅 삭제(Delete Chat)'를 선택하고 '예(Yes)'를 눌러 확인하면 완료됩니다.
Microsoft Teams는 무료인가요?
네, Microsoft Teams에는 무료 버전이 있습니다. 추가 비용 지출을 원하지 않거나 회사 소속이 아니라면 무료 버전만으로도 충분히 사용할 수 있습니다.
Microsoft Teams를 반드시 다운로드해야 하나요?
구버전 Windows를 사용 중이라면 컴퓨터에 Teams를 다운로드하여 설치해야 합니다. 반면 Windows 11 운영체제에서는 Teams가 기본적으로 탑재되어 있습니다. 또한 브라우저에서 바로 이용할 수 있는 Teams 웹 앱도 제공되므로, 설치 없이 사용하고 싶다면 웹 버전을 활용하는 것도 좋은 방법입니다.
함께 읽기: Microsoft Teams 웹 앱이 실행되지 않거나 로딩되지 않을 때 해결 방법