Gmail 같은 온라인 이메일 서비스의 큰 장점 중 하나는 자동 완성 기능을 전혀 걱정할 필요가 없다는 점입니다. 모든 연락처가 클라우드에 저장되고, Gmail은 나에게 메일을 보낸 사람 또는 내가 메일을 보낸 모든 사람의 거대한 인덱스를 자동으로 만들어 주기 때문입니다. 이름이나 이메일 주소를 입력하기 시작하면 일치하는 연락처가 마법처럼 나타납니다!
하지만 Outlook 2016이나 그 이전 버전에서는 사정이 다릅니다. 아무것도 클라우드에 저장되지 않고 모든 것이 로컬 파일 기반으로 작동하기 때문입니다. 자동 완성 제안 기능도 마찬가지입니다. Outlook에서 이름이나 이메일 주소를 입력할 때마다 해당 정보가 파일에 저장되고, 다음에 같은 이름이나 이메일을 입력하면 자동으로 완성해 주는 방식입니다.
참고: 기업 환경에서 사용한다면 기술적으로는 연락처가 클라우드(Exchange 서버)에 저장됩니다.
Outlook을 오랫동안 사용해 왔다면 자동 완성 데이터베이스가 상당히 커졌을 텐데, 갑자기 작동을 멈추면 누군가에게 메일을 보내는 것조차 정말 번거로운 일이 됩니다. 자동 완성이 멈추는 원인은 PST 파일 문제인 경우도 있고, 이전 버전에서 최신 버전의 Outlook으로 업그레이드할 때 발생하기도 합니다. 또한 Outlook 세션 내에서는 자동 완성이 잘 작동하다가 프로그램을 닫았다가 다시 열면 입력된 항목이 모두 사라지는 문제를 겪기도 합니다.
이 글에서는 지금까지 알게 된 Outlook 자동 완성 문제를 해결하는 여러 가지 방법과, 자동 완성 목록을 한 Outlook에서 다른 Outlook으로 옮기는 방법까지 소개합니다.
1. PST 파일 복구
자동 완성이 작동하지 않을 때 가장 흔한 원인은 PST 파일 문제입니다. 먼저 PST 파일을 복구한 후 자동 완성 항목이 돌아오는지, 또는 계속 초기화되는 현상이 멈추는지 확인해 보세요. Windows 64비트 환경이라면 아래 경로로 이동합니다.
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
그리고 scanpst.exe 파일을 실행합니다. Office 버전에 따라 경로는 다를 수 있습니다. 예를 들어 64비트 버전의 최신 Office를 사용 중이라면 C:\Program Files\Microsoft Office\Office15일 수 있으며, 더 최신 버전의 Office는 아래 위치에 파일을 저장합니다.
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16
찾아보기(Browse)를 클릭하여 PST 파일로 이동합니다. 기본 위치에 있다면 C:\Users\사용자이름\AppData\Local\Microsoft\Outlook 폴더에 있으며, 파일명은 기본적으로 Outlook.pst입니다.
복구 도구가 PST 파일의 문제를 해결했다는 메시지가 표시되면 운이 좋은 경우입니다. 특히 Outlook을 닫았다 열 때마다 자동 완성이 초기화되던 상황이라면 정상적으로 작동하기 시작할 가능성이 높습니다.
2. NK2 파일 가져오기
Outlook 2010 이전 버전은 이름/이메일 정보를 NK2 확장자 파일에 저장했습니다. Outlook 2010부터는 저장 방식이 달라졌기 때문에, 구버전 Outlook의 제안 데이터를 Outlook 2010으로 옮기려면 이 파일을 가져와야 합니다.
방법에 대한 자세한 내용은 Microsoft KB 문서(https://support.microsoft.com/kb/980542)를 참고하세요. Microsoft의 FixIT 프로그램을 다운로드하여 NK2 파일만 선택하면 나머지 과정은 자동으로 처리됩니다.
직접 하고 싶다면 파일 위치는 다음과 같습니다. Windows 2000 또는 XP에서 Outlook 2003/2007을 사용하는 경우:
C:\Documents and Settings\사용자이름\Application Data\Microsoft\Outlook
Windows Vista 또는 7에서 Outlook 2003/2007을 사용하는 경우:
C:\Users\사용자이름\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Outlook 2010으로 가져오려면 NK2 파일이 반드시 아래 디렉터리에 있어야 합니다.
C:\Users\사용자이름\AppData\Roaming
마지막으로 시작 메뉴를 클릭하고 '실행(run)'을 입력한 뒤, 열기 대화상자에 다음 명령어를 입력합니다.
outlook.exe /importnk2
이렇게 하면 구버전 Outlook의 이름 캐시가 Outlook 2010으로 가져와집니다.
3. 자동 완성 캐시 비우기
경우에 따라서는 자동 완성 캐시를 비워야 문제가 해결될 수 있습니다. 이미 항목이 모두 사라진 상태라면 큰 의미는 없지만, 캐시가 반복해서 초기화되는 문제에는 도움이 됩니다.
캐시를 비우려면 파일(File) → 옵션(Options)으로 이동한 다음, 메일(Mail)을 클릭하고 아래로 스크롤하여 메일 보내기(Send Mail) 섹션으로 이동합니다.
자동 완성 목록 비우기(Empty Auto-Complete List) 버튼을 클릭합니다. 함께 해두면 좋은 설정으로, To, CC, Bcc 입력 시 자동 완성 목록을 사용하여 이름 제안 체크박스의 체크를 해제하세요. 그런 다음 Outlook을 종료하고 다시 실행한 뒤 해당 체크박스를 다시 선택합니다. 이메일 주소를 몇 개 입력해 본 후 Outlook을 종료했다가 다시 열어 이름이 그대로 남아 있는지 확인해 보세요.
4. RoamCache 폴더 이름 변경
현재 캐시를 완전히 없애고 처음부터 다시 시작하는 방법도 있습니다. 문제가 계속될 때는 이것이 유일한 해결책일 수 있습니다. RoamCache 폴더의 이름을 다른 이름으로 바꾸면 Outlook이 다시 실행될 때 새 폴더를 생성합니다.
Windows Vista 및 7의 경우:
C:\Users\사용자이름\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Windows 2000 및 XP의 경우:
C:\Documents and Settings\사용자이름\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
5. NK2 파일 편집하기
Outlook 2010/2013/2016에는 NK2 파일이 따로 없지만, 같은 정보를 다른 이름의 파일에 저장합니다. 파일 이름은 다음과 같습니다.
Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat
파일 위치는 다음과 같습니다.
C:\Users\사용자이름\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Windows XP에서 Outlook을 사용한다면 아래 위치에 있습니다.
C:\Documents and Settings\사용자이름\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
4번 방법에서 RoamCache 폴더 이름을 변경하면 모든 것이 삭제되고 처음부터 시작해야 합니다. 하지만 문제가 막 시작된 단계라면 NK2Edit이라는 프로그램(https://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html)으로 Stream.dat 파일을 열어 일부 이름 제안 항목을 복구할 수 있을지도 모릅니다.
먼저 시도해 볼 것은 .dat 파일을 NK2Edit으로 열었다가 닫는 것입니다. 이때 반드시 Outlook을 종료한 상태에서 진행하세요. 그런 다음 Outlook을 열어 문제가 해결되었는지 확인합니다. 이 프로그램은 Outlook 설치 여부를 자동으로 감지하고, 캐시 파일이 기본 위치에 저장되어 있다면 자동으로 불러옵니다. 자동 완성 목록이 바로 표시될 것입니다.
파일이 열리지 않거나 수동으로 열 수 없다면, 새 캐시 파일을 만들어 현재 stream.dat 파일을 교체해야 합니다. NK2Edit을 열고 File – New .NK2 File로 새 파일을 생성합니다.
그다음 Actions에서 Add Records from Address Book을 선택합니다.
새 NK2 파일을 만들 때 사용할 연락처를 선택합니다. 모든 연락처를 선택할 필요는 없습니다. 드롭다운을 클릭하여 '제안된 연락처(Suggested Contacts)'에 항목이 있는지 확인해 볼 수도 있습니다. 없다면 '연락처(Contacts)'를 선택한 후 Ctrl + 클릭으로 개별 연락처를 고르면 됩니다.
이제 File – Save As를 실행하여 현재 캐시 파일(stream_autocomplete)이 있는 위치로 이동하고, 파일 형식(Save as type)을 NK2 대신 .dat로 변경합니다.
파일 이름은 교체할 기존 파일을 그대로 선택하면 됩니다. 과정이 다소 길지만 확실하게 효과가 있는 방법입니다! 이제 자동 완성 목록을 직접 수정하고 복구하는 방법까지 익히셨습니다.
Outlook 자동 완성에 대한 더 많은 정보는 Microsoft 지원 웹사이트에서 확인할 수 있습니다. 여전히 문제가 해결되지 않거나 명확하지 않은 부분이 있다면 댓글로 남겨주세요. 도움을 드리겠습니다!