마우스는 편리한 도구이지만, 포인트를 옮기고 클릭하는 작업은 생각보다 많은 시간을 낭비하게 만듭니다. 그래서 여러분은 이미 오피스와 윈도우에서 가장 유용한 키보드 단축키들을 익혀두었을 것입니다.
하지만 반복적인 작업 중에는 정작 단축키가 없는 기능들도 있습니다. 마이크로소프트 오피스에서 직접 나만의 키보드 단축키를 만들 수 있다면 얼마나 좋을까요? 실제로 가능합니다.
마이크로소프트 오피스에서 키보드 단축키 만드는 방법
먼저 워드(Word)를 기준으로 단계를 살펴보겠습니다. 데스크톱용 엑셀과 파워포인트도 절차가 동일합니다. 아웃룩에서 설정하는 방법은 아래에서 별도로 안내합니다.
- 리본 메뉴 영역의 회색 여백을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 리본 사용자 지정(Customize the Ribbon)을 선택합니다.
- 워드 옵션(Word Options) 창이 열리면, 창 하단의 바로 가기 키(Keyboard shortcuts) 옆에 있는 사용자 지정(Customize) 버튼을 선택합니다.
- 키보드 사용자 지정(Customize Keyboard) 창이 열립니다. 범주(Categories) 영역에서 원하는 명령이 속한 탭을 선택하면, 해당 탭의 명령들이 오른쪽 명령(Commands) 영역에 표시됩니다. 원하는 명령을 선택하세요.
이 예시에서는 FileSendPdf를 선택했습니다. 간단한 키 조합만으로 워드 문서를 PDF로 전송할 수 있어 매우 유용하기 때문입니다. 해당 명령에 이미 단축키가 지정되어 있다면 현재 키(Current keys) 영역에 표시됩니다.
- 새 단축키 조합을 설정하려면 새 바로 가기 키 누르기(Press new shortcut key) 입력란에 커서를 놓고, 사용하려는 키 조합을 직접 누릅니다. 현재 키(Current keys) 영역 아래 현재 할당됨(Currently assigned to)에 표시되는 내용을 확인하세요. [할당되지 않음(unassigned)]이 아닌 다른 값이 표시되면 다른 키 조합을 시도해야 합니다.
- 이 키 조합을 앞으로 만들 모든 문서에 적용하려면 변경 내용 저장 위치(Save changes in) 상자에서 Normal.dotm을 선택한 상태로 둡니다. 현재 문서에만 적용하려면 드롭다운 상자에서 해당 문서를 선택하세요.
- 할당(Assign) 버튼을 눌러 설정을 적용한 후 키보드 사용자 지정 창을 닫습니다. 확인(OK)을 눌러 워드 옵션 창을 닫고, 새 단축키 조합을 테스트해 보세요.
FileSendPdf 단축키는 문서를 자동으로 PDF로 변환하고, 아웃룩에서 새 이메일을 작성해 PDF를 첨부하며, 제목까지 입력해 줍니다. 마우스로 열두 번 이상 클릭해야 할 작업을 키 조합 하나로 처리할 수 있으니 시간 절약 효과가 상당합니다.
마이크로소프트 오피스에서 사용자 지정 단축키 삭제하는 방법
오피스 앱에서 만든 사용자 지정 단축키를 모두 없애고 싶을 때가 있을 수 있습니다. 방법은 간단합니다.
- 리본 메뉴 영역의 회색 여백을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 리본 사용자 지정(Customize the Ribbon)을 선택합니다.
- 워드 옵션(Word Options) 창이 열리면, 창 왼쪽 하단의 사용자 지정(Customize) 버튼을 선택합니다. 키보드 사용자 지정(Customize Keyboard) 창이 열립니다.
- 앞으로 만들 모든 문서에서 키 할당을 제거하려면 변경 내용 저장 위치(Save changes in) 드롭다운에서 Normal.dotm을 선택한 상태로 둡니다. 현재 문서에서만 제거하려면 드롭다운에서 해당 문서를 선택하세요. 왼쪽 하단의 전체 초기화(Reset All) 버튼을 선택합니다.
- "키 할당을 초기화하시겠습니까? 이 작업은 Normal.dotm의 매크로와 스타일에 할당된 모든 키를 제거합니다"라는 확인 메시지가 표시됩니다. 경고 문구 끝에는 Normal.dotm 또는 선택한 문서 이름이 표시됩니다. 예(Yes)를 선택해 초기화를 확정합니다.
마이크로소프트 아웃룩에서 키보드 단축키 만드는 방법
마이크로소프트 오피스 앱 중 아웃룩은 아마 가장 많은 시간을 보내는 앱일 것입니다. 작업 속도를 높이기 위해 사용자 지정 단축키를 만들어 두는 것이 합리적입니다.
아쉽게도 아웃룩 2016부터는 워드, 엑셀, 파워포인트처럼 자유롭게 키보드 단축키를 만드는 기능을 지원하지 않습니다. 그렇다면 어떤 대안이 있을까요?
약간의 우회 방법이지만, 빠른 실행 단계(Quick Steps)를 만들고 여기에 키 조합을 할당할 수 있습니다. 아웃룩의 모든 기능에 단축키를 지정할 수는 없지만, 대부분의 필요는 충족할 수 있습니다. 사용자 지정 빠른 실행 단계에 할당할 수 있는 키 조합은 최대 9개로 제한됩니다.
- 아웃룩의 홈(Home) 탭에 있는 빠른 실행 단계(Quick Steps) 섹션에서 새로 만들기(Create New)를 선택합니다.
- 빠른 실행 단계 편집(Edit Quick Step) 창이 열리면 이름(Name) 입력란에 알아보기 쉬운 이름을 입력합니다.
- 동작 선택(Choose an Action) 드롭다운 메뉴에서 미리 정의된 동작 중 하나를 선택합니다. 이 예시에서는 읽은 상태로 표시(Mark as read)를 선택하겠습니다.
- 이전 동작 아래의 동작 추가(Add Action) 버튼을 선택하면 여러 동작을 하나로 연결할 수 있습니다.
- 폴더로 이동(Move to folder)을 선택합니다.
- 폴더 선택(Select Folder) 창이 열립니다. 이 빠른 실행 단계가 이메일을 이동시킬 폴더를 찾아 선택합니다. 이 예시에서는 청구서(Bills) 폴더를 선택했습니다. 확인(OK)을 눌러 창을 닫습니다.
- 바로 가기 키(Shortcut key) 드롭다운에서 키 조합을 선택합니다. 선택 가능한 조합은 9개로 제한되어 있습니다.
- 도구 설명(Tooltip) 텍스트 상자에 빠른 실행 단계가 수행하는 작업에 대한 설명을 추가합니다. 나중에 빠른 실행 단계에 마우스를 올리면 이 설명이 표시되어 기능을 기억하는 데 도움이 됩니다.
- 마침(Finish)을 선택하면 빠른 실행 단계 만들기가 완료됩니다. 이제 아웃룩 리본에서 읽음 표시 후 청구서로 이동(Mark Read Move to Bills) 빠른 실행 단계를 확인할 수 있습니다. 7단계에서 선택한 단축키 조합으로 직접 테스트해 보세요.
한 걸음 더 나아가고 싶다면, 명령줄 스위치(command line switches)를 활용한 아웃룩 데스크톱 바로 가기를 만들어 자주 하는 작업을 더욱 간편하게 처리할 수 있습니다.
키보드 단축키 연습하기
이제 나만의 마이크로소프트 오피스 단축키를 만들 수 있습니다. 가장 자주 사용하는 단축키 목록을 인쇄해서 모니터 옆에 두어 보세요. 며칠만 지나면 치트 시트 없이도 자연스럽게 손에 익을 것입니다. 여기에 명령줄 스위치 단축키까지 더하면 마이크로소프트 오피스 생산성이 눈에 띄게 향상될 것입니다.