Microsoft Access 보고서란?
Microsoft Access 보고서는 데이터베이스 테이블에 담긴 데이터를 프레젠테이션용 자료, 인쇄용 문서, 관리 보고서 또는 간단한 요약 형태로 시각화해 주는 기능입니다. 보고서 마법사를 활용하면 기본적인 보고서를 몇 분 만에 빠르게 완성할 수 있습니다.
이 글에서 소개하는 방법은 Microsoft 365용 Access, Access 2019, 2016, 2013, 2010 버전에 모두 적용됩니다.
Microsoft Access에서 보고서 만드는 방법
Access 보고서 마법사를 사용하면 보고서에 표시할 필드를 직접 선택할 수 있고, 데이터를 그룹화하거나 정렬하는 방식 등도 세부적으로 지정할 수 있습니다.
데이터베이스를 연 다음 [만들기] 탭으로 이동합니다.
[보고서] 그룹에서 [보고서 마법사]를 선택합니다.
보고서 마법사 창이 열립니다.
[테이블/쿼리] 목록에서 보고서의 기반으로 사용할 테이블을 선택합니다.
[사용 가능한 필드] 목록에서 필드 이름을 두 번 클릭하면 보고서에 바로 추가되고, 필드를 선택한 뒤 오른쪽 화살표 버튼을 클릭하면 [선택한 필드] 목록으로 이동합니다.
팁: [선택한 필드] 목록에서 필드를 두 번 클릭하면 [사용 가능한 필드]로 되돌릴 수 있습니다.
필드 추가를 모두 마쳤으면 [다음]을 선택합니다.
레코드를 정렬할 기준이 될 필드를 지정한 후 [다음]을 클릭합니다.
[레이아웃] 섹션에서 보고서에 적용할 레이아웃을 선택합니다. [단일 열], [표 형태], [양쪽 맞춤] 중에서 고를 수 있으며, 용지 방향도 [세로] 또는 [가로]로 지정할 수 있습니다.
팁: 선택한 레이아웃 스타일의 미리 보기가 화면 왼쪽에 표시되므로 레이아웃을 고를 때 참고하면 좋습니다.
[다음]을 선택해 계속 진행합니다.
보고서 제목을 입력합니다.
[보고서 미리 보기]를 선택하면 완성된 보고서를 보고서 보기에서 바로 확인할 수 있고, [보고서 디자인 수정]을 선택하면 디자인 보기에서 보고서가 열립니다. 원하는 옵션을 고른 뒤 [마침]을 클릭합니다.
팁: [홈] > [보기]로 이동하면 보고서를 다른 보기로 전환해 열 수 있습니다.
마무리
이렇게 만든 보고서는 언제든 디자인 보기에서 수정하거나 인쇄, PDF 내보내기 등 다양한 용도로 활용할 수 있습니다. 보고서 마법사로 기본 구조를 잡은 뒤 세부 디자인을 다듬으면 업무용 문서의 완성도를 한층 높일 수 있습니다.