Microsoft Access는 Microsoft 365 오피스 제품군에 포함된 프로그램으로, 서버 없이도 실행할 수 있는 강력한 데스크톱급 관계형 데이터베이스를 제공합니다. Access 데이터베이스는 하드 드라이브나 네트워크 공유 폴더에 있는 고정된 파일 기반으로 작동하며, 테이블, 쿼리, 폼, 보고서를 손쉽게 만들 수 있는 다양하고 정교한 도구를 갖추고 있습니다.
Access 시작하기와 꼭 알아야 할 핵심 용어
Microsoft Access를 실행한 뒤 만들기(Create) 메뉴에서 테이블(Table)을 선택하세요. 테이블은 데이터베이스의 기본 저장 단위로, 테이블과 같은 개체 안에서 정보는 속성과 값의 조합 형태로 저장됩니다.
Access를 사용할 때 알아두면 유용한 주요 용어는 다음과 같습니다.
- 필드(Field): 테이블에서 열(Column)에 해당하는 데이터 요소입니다.
- 데이터베이스(Database): 관계(Relationship)로 서로 연결된, 잘 정의된 개체들의 집합입니다.
- 폼(Form): 테이블에 정보를 입력하기 위한 그래픽 프런트엔드입니다.
- 쿼리(Query): 하나 이상의 테이블에서 필요한 부분집합을 추출하여 즉석에서 새로운 정보 세트를 만들어내는 기능입니다.
- 레코드(Record): 테이블에서 행(Row)에 해당하는 데이터 요소입니다.
- 보고서(Report): 테이블의 내용이나 쿼리 결과를 인쇄 가능한 요약 형태로 보여주는 산출물입니다.
- 테이블(Table): 필드(열)와 레코드(행)로 구조화된 속성의 집합입니다.
Access에서 개체 간 관계 이해하기
모든 테이블은 일련의 관계(relationship)를 통해 서로 연결됩니다. Microsoft Access는 관계형 데이터베이스 관리 시스템(RDBMS)으로, 한 테이블의 데이터가 다른 테이블의 데이터와 어떻게 연결되는지에 대한 규칙을 시스템 차원에서 강제합니다. 덕분에 데이터의 일관성과 무결성을 유지하기가 훨씬 수월합니다.
Access에서 폼 활용하기
폼을 사용하면 데이터베이스에 레코드를 체계적으로 입력할 수 있습니다. 폼은 데이터 입력을 지원하도록 최적화된 그래픽 도구로, 사용자가 테이블에 직접 정보를 추가하는 대신 폼에 입력하도록 하면 화면 탐색과 데이터 확인이 훨씬 쉬워집니다.
Access의 쿼리
쿼리 결과는 단순히 테이블의 내용을 그대로 보여주지 않습니다. 대신 쿼리는 고급 필터링과 정렬 규칙을 적용해 하나 이상의 테이블에서 데이터를 추출하고, 테이블과 유사한 형태의 결과를 반환합니다. 이 결과는 보고서 작성이나 구조화된 파일 내보내기의 원천으로 활용됩니다.
Access의 보고서
보고서를 사용하면 쿼리 결과나 테이블의 내용을 읽기 쉬운 형태로 변환하여 손쉽게 인쇄하거나 화면에서 공유할 수 있습니다. 보고서는 테이블 내용 전체 또는 일부를 요약해 보여주는 역할을 합니다.
Access의 특수 데이터 원본
Microsoft Access는 텍스트 파일, Excel 스프레드시트, SQL 또는 Azure 데이터베이스, Microsoft Outlook 등 수십 가지 정보 원본에서 데이터를 가져오는 프런트엔드 보고 도구입니다. 연결 테이블이나 가져온 데이터 원본을 활용하면 Access를 쿼리 도구이자 보고 에이전트로 자유롭게 사용할 수 있습니다. 또한 Access는 보고서와 데이터를 다른 데이터베이스 및 Microsoft SharePoint 플랫폼에 게시하는 기능도 지원합니다.
Access의 출력 형식
대체로 Access 데이터베이스 내부의 정보는 데이터베이스 안에 머무릅니다. 하지만 쿼리와 보고서는 Excel, 일반 텍스트, XML, PDF, XPS 형식으로 깔끔하게 내보낼 수 있습니다. 아울러 Access는 Microsoft Outlook 및 Microsoft Word 메일 병합 배포 목록에도 데이터를 제공하므로, 사내 커뮤니케이션과 문서 작업에도 폭넓게 활용할 수 있습니다.