Exchange, Microsoft 365 또는 Outlook.com 계정을 사용 중이고, Outlook 데스크톱 앱 또는 웹 버전에서 일정을 공유하고 싶다면 이 가이드를 참고해 보세요.
원격 근무 환경에서는 동료들과 회의 일정을 조율하기 위해 높은 수준의 협업 체계가 필요합니다. 구성원들의 업무 활동을 일정으로 동기화하는 것은 어떤 비즈니스에서든 원활한 소통과 업무 진행을 촉진하는 핵심 요소입니다.
Outlook은 사람마다 서로 다른 권한 수준을 부여하여 자신의 일정을 다른 사람과 공유할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 글에서는 Outlook 데스크톱 앱과 Outlook 웹(Outlook.com/Office 365) 두 환경에서 일정을 공유하는 방법을 단계별로 자세히 안내합니다.
1부. Outlook 데스크톱에서 일정 공유하기
Outlook 데스크톱 앱에서는 두 가지 방법으로 일정을 공유할 수 있습니다. 첫 번째 방법은 읽기 전용 권한으로 일정을 공유하는 것이고, 두 번째 방법은 상대방이 일정을 편집(수정, 추가, 삭제 등)할 수 있는 권한을 부여하여 공유하는 것입니다. 각 방법을 순서대로 살펴보겠습니다.
- 방법 1. 읽기 전용 권한으로 일정 공유
- 방법 2. 편집 권한으로 일정 공유
방법 1. 보기 전용 권한으로 Outlook 데스크톱 일정 공유
다른 사용자가 일정을 수정하지 못하고 열람만 가능하도록 공유하려면 아래 단계를 따르세요.
1. Outlook을 실행하고 화면 왼쪽 하단의 일정(Calendar) 아이콘을 클릭하여 일정 화면으로 이동합니다.
2. 공유하려는 일정을 선택한 후 홈(Home) 탭 메뉴에서 일정 공유(Share Calendar)를 클릭합니다. *
* 참고:
- 일정 공유 버튼은 Microsoft Exchange, Microsoft 365 또는 Outlook.com 계정을 사용할 때만 표시됩니다. IMAP이나 POP3 같은 다른 계정 유형의 사용자는 일정을 공유할 수 없으며, 대신 '전자 메일로 일정 보내기' 또는 '온라인 게시' 기능을 활용해야 합니다.
- '일정 공유' 옵션은 상대방에게 일정을 볼 수 있는 권한만 부여하며, 편집 권한은 제공되지 않습니다. 다른 사람이 일정을 열람하고 편집까지 할 수 있게 하려면 아래 방법 2의 안내를 따르세요.
3. 공유 초대(Sharing invitation) 창이 열리면 다음과 같이 설정합니다.
a. '받는 사람…' 입력란에 일정을 공유할 상대방의 이메일 주소를 직접 입력하거나, '받는 사람…' 버튼을 클릭하여 주소록에서 수신자를 선택합니다.
b. 세부 정보(Details) 옵션에서 상대방이 볼 수 있는 정보의 범위를 선택합니다.
- 전체 세부 정보(Full details): 일정 항목의 시간, 제목, 위치 및 기타 모든 세부 정보가 표시됩니다.
- 제한된 세부 정보(Limited details): 시간, 제목, 위치만 표시되며 그 외 정보는 표시되지 않습니다.
- 약속 있음/없음(Availability only): 일정 항목의 시간대 정보만 표시됩니다.
c. 마지막으로 필요하다면 메일 제목을 수정한 뒤 보내기(Send) 버튼을 클릭하면 Outlook 일정이 공유됩니다.
방법 2. 보기 및 편집 권한으로 Outlook 데스크톱 일정 공유
일정을 공유하면서 상대방이 일정 항목을 추가, 수정, 삭제할 수 있도록 허용하려면 일정 사용 권한(Calendar Permissions) 옵션을 사용해야 합니다. 절차는 다음과 같습니다.
1. Outlook을 실행하고 왼쪽 하단의 '일정' 아이콘을 클릭하여 일정 화면으로 이동합니다.
2. 공유할 일정을 선택한 후 홈(Home) 탭 메뉴에서 일정 사용 권한(Calendar Permissions)을 클릭합니다.
3. 추가(Add)… 버튼을 클릭하고 일정을 공유할 사용자를 선택합니다.
4. 공유 대상 사용자를 모두 추가했다면, 각 사용자를 하나씩 선택하고 드롭다운 메뉴에서 권한 수준(Permission Level)을 지정하거나 사용자 지정 권한을 세부적으로 설정합니다. 설정이 끝나면 적용(Apply) > 확인(OK)을 클릭하여 완료합니다.
2부. Outlook 웹 버전에서 일정 공유하기
Outlook.com 또는 Office 365 계정을 사용 중이라면 Outlook 웹 앱을 통해 조직 내부나 외부의 누구에게나 일정을 공유할 수 있습니다. 특히 Office 365 계정의 경우, 조직 내부 사용자와 일정을 공유하면 상대방이 Outlook 데스크톱 앱이나 웹 앱에서 해당 일정을 바로 자신의 일정 보기에 추가할 수 있습니다.
Outlook 웹 버전에서 일정을 공유하는 절차는 다음과 같습니다.
1. Microsoft 계정으로 Outlook.com에 로그인합니다.
2. 탐색 창에서 일정 아이콘을 클릭한 뒤, 내 일정(My Calendars)의 드롭다운 메뉴를 열고 공유하려는 일정을 선택합니다.
3. 메뉴에서 공유(Share)를 클릭하여 다음 단계로 진행합니다.
4a. 빈 입력란에 일정을 공유할 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.*
* 참고:
- Outlook.com 일정은 Microsoft 계정이 없는 사용자와 공유할 수 없습니다. Gmail, Yahoo 등 Microsoft 계정이 없는 사용자는 공유된 일정을 열람할 수 없습니다.
- Office 365 일정을 조직 외부 사용자와 공유하려면 먼저 Microsoft 365 관리 센터에서 외부 일정 공유 기능을 활성화해야 합니다.
4b. 공유 일정에 대해 부여할 접근 수준을 선택합니다. (모든 세부 정보를 볼 수 있음(Can view all details) 또는 편집 가능(Can edit)) 설정을 마친 후 공유(Share) 버튼을 클릭합니다.
5. 여기까지 완료하면 Office 365/Outlook.com에서 일정이 성공적으로 공유됩니다. 나중에 공유 권한을 변경하고 싶다면 공유된 일정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 및 사용 권한(Sharing and permissions)을 선택하면 됩니다.
이상으로 Outlook 일정 공유 방법을 모두 알아보았습니다. 어느 방법이 도움이 되셨나요? 이 가이드가 유용했다면 아래 댓글로 경험을 남겨주세요. 글이 도움이 되었다면 좋아요와 공유 부탁드립니다!