갑작스럽게 재택근무를 시작하게 되었는데 어떻게 해야 할지 막막하신가요? 걱정하지 마세요. 이 글에서는 Microsoft Teams(마이크로소프트 팀즈)를 처음부터 끝까지 활용하는 방법을 상세히 안내해 드립니다.
Microsoft Teams란 무엇인가?
Microsoft Teams는 커뮤니케이션, 팀 협업, 화상회의 시장에서 비교적 최근에 등장한 도구입니다. Zoom의 개인정보 보호 및 보안 문제가 대두되면서, 그동안 주목받지 못했던 Teams의 강력한 기능들이 하나둘 빛을 발하기 시작했습니다.
간단히 말해, Microsoft Teams는 Office 365와 통합되어 화상회의, 파일 저장, 채팅 등 다양한 기능을 하나로 묶은 올인원 협업 도구입니다.
Teams를 사용하면 온라인 사무용 문서를 작성하고, 아이디어와 전문 지식을 공유하며, 봇을 활용하는 등 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
무엇보다 이 훌륭한 도구를 무료로 사용할 수 있다는 점이 큰 매력입니다.
Microsoft Teams 무료 버전의 주요 혜택
- 무제한 채팅, 음성 통화 및 화상 통화
- 팀 단위 10GB 파일 저장 공간
- 개인당 2GB 저장 공간
- Word, PowerPoint, Excel, OneNote 등 Office 온라인 앱과 140여 개 비즈니스 앱 연동
- 최대 300명까지 연락처 추가 가능(조직 내외부 모두 포함)
참고: Microsoft Teams 무료 버전은 유료 Office 365 비즈니스 구독을 결제하지 않은 사용자만 이용할 수 있습니다.
Microsoft Teams 핵심 기능 요약
- 팀원들을 한곳에 모아 협업 환경 구축
- Office 365 완벽 연동
- API와 봇 프레임워크를 통한 Teams 커스터마이징
- 파일 동시 편집 및 열기
- Azure Active Directory 연동
그래도 아직 Zoom을 고수하고 싶으신가요? 두 서비스를 간단히 비교해 보겠습니다.
| Microsoft Teams VS Zoom | ||
|---|---|---|
| 기능 | Microsoft Teams | Zoom |
| Teams 및 Office 365 연동 | 예 | 아니요 |
| 파일 공유 | 예 | 예 |
| 온라인 미팅 | 예 | 예 |
| 채팅 | 예 | 예 |
| 화면 공유 | 예 | 예 |
| 사용하기 쉬운 인터페이스 | 아니요 | 예 |
| 보안성 | 예 | 아니요 |
| 가격 | 무료 | 무료 |
| 추가 기능 연동용 다양한 봇 | 예 | 아니요 |
| 화상회의 | 예 | 예 |
Microsoft Teams 둘러보기
Microsoft Teams를 시작하려면 먼저 Microsoft Teams 웹 페이지에 방문하여 계정을 만들어야 합니다. 계정 생성 후 유료 플랜과 무료 플랜을 비교해 자신에게 맞는 플랜을 선택할 수 있으며, 데스크톱 애플리케이션도 다운로드할 수 있습니다.
팀(Team)과 채널(Channel)
Teams를 설치했다면 이름과 설명을 입력해 팀을 만들어야 합니다. 각 팀에는 '채널'이라 불리는 하위 섹션이 있으며, '일반(General)' 채널은 자동으로 생성됩니다. 채널에 새로운 활동이 발생하면 해당 채널이 하이라이트로 표시됩니다.
채널 탭 – 각 채널에는 대화, 파일, 노트, 팀 서비스 같은 기본 탭이 제공되며, 필요에 따라 탭을 직접 추가할 수도 있습니다.
대화(Conversation) – Microsoft Teams의 핵심이자 중심 기능으로, 모든 커뮤니케이션이 저장되고 검색 가능한 중앙 집중식 게시판 역할을 합니다.
파일(Files) – Teams 창 안에서 그룹 채팅, 파일 삭제·다운로드·복사·열기 등 다양한 작업을 처리할 수 있어 다른 애플리케이션으로 전환할 필요가 없습니다.
노트(Notes) – 이 탭을 클릭하면 OneNote로 연결되어, OneNote 문서를 바로 열람하고 편집할 수 있습니다.
탭 추가 – Power BI 대시보드, Planner, 스프레드시트 등을 탭으로 손쉽게 추가할 수 있습니다.
메뉴 – 화면 좌측에는 채팅, 모임, 파일, 활동 등의 메뉴가 배치되어 있으며 대부분 직관적으로 이해할 수 있습니다. 몇 가지 주요 메뉴를 살펴보겠습니다.
활동(Activities) – Teams에서 최근에 수행된 활동 내역을 확인할 수 있습니다.
채팅(Chat) – Skype for Business 대화 내역까지 포함한 전체 채팅 기록을 제공합니다.
Teams – 모든 팀과 채널을 한눈에 파악할 수 있는 개요 화면입니다.
모임(Meetings) – Outlook의 일정을 가져오고 새 회의 일정을 잡을 수 있습니다.
파일(Files) – OneDrive, OneNote 전반의 파일을 조회하고 검색할 수 있습니다.
이제 Microsoft Teams가 어떤 도구이고 무엇을 할 수 있는지 파악했습니다. 실제 사용법을 단계별로 알아보겠습니다.
Microsoft Teams 사용법: 단계별 완벽 가이드
Microsoft Teams는 네 가지 핵심 업무 기능을 한 플랫폼에 통합합니다. 메시지 전송, 팀원과의 업무 조율, 음성·화상 통화, 그리고 Microsoft 365 연동까지 모두 가능합니다.
1. Microsoft Teams 실행하기
Teams는 브라우저에서 바로 사용하거나, 데스크톱 앱(Mac/PC) 또는 모바일 앱(Android/iOS)을 다운로드해 사용할 수 있습니다.
이 튜토리얼에서는 브라우저 버전을 기준으로 설명합니다. 기능이 동일하기 때문에 데스크톱이나 스마트폰 앱을 사용해도 어려움 없이 따라올 수 있습니다.
https://teams.microsoft.com/start 에 접속하세요.
여기서 '무료로 가입(Sign-up for free)' 옵션을 선택할 수 있으며, 이때 새 Microsoft 계정을 만들거나 기존 계정으로 로그인하면 됩니다.
다만 이미 비즈니스용 Microsoft Office 365를 사용 중이라면 Teams가 이미 설치되어 있을 것입니다.
로그인하면 친구, 업무, 가족 등 Teams를 사용할 용도를 선택하라는 안내가 표시됩니다. 선택에 따라 프로필이 맞춤 설정되지만 기본 기능은 동일합니다.
코로나19로 인해 재택근무를 하는 분들이 많으므로, 여기서는 '업무용(For work)' 옵션을 선택해 보겠습니다.
이제 첫 번째 팀을 만들어 보겠습니다.
2. 팀 만들기
팀을 만들거나 참여하려면 [Teams] 섹션 > [팀 만들기 또는 참여(Join or Create a team)]를 클릭합니다. 이미 생성된 공개 팀이 있다면 목록에 표시되며, 클릭해 바로 참여할 수 있습니다. 특정 팀에 참여하려면 초대 코드를 입력하면 됩니다.
이 예제에서는 '팀 만들기(Create a team)' 옵션을 선택합니다.
이후 팀을 공개(Public), 비공개(Private), 조직 전체(Org-wide) 중 어떤 형태로 만들지 결정합니다.
- 공개 팀: 누구나 자유롭게 참여 가능
- 비공개 팀: 초대받은 사람만 참여 가능
- 조직 전체 팀: 조직 구성원이 자동으로 추가됨
유형을 정했다면 팀 이름과 설명을 입력해 팀 생성을 완료합니다.
3. 팀원 추가하기
팀에 멤버를 추가하는 방법은 여러 가지입니다. 가장 간단한 방법은 이메일로 초대 링크를 보내는 것으로, 수신자가 링크를 클릭하면 자동으로 팀에 등록됩니다. 또는 Teams에 이메일 주소를 직접 입력하거나 Outlook, People 등에서 이름과 이메일 주소를 가져올 수도 있습니다.
팀원이 연결되면 Teams 목록에 표시되며 멤버 현황과 활동을 확인할 수 있습니다.
기본적으로 '일반(General)'이라는 채널이 자동 생성되며, 이 채널을 통해 바로 팀원들과 소통을 시작할 수 있습니다.
4. 채널 추가하기
채널을 만들 때는 제목과 설명을 입력하고, 표준(Standard) 또는 비공개(Private) 중 선택합니다. 민감한 대화가 필요하다면 비공개 채널을 고르세요.
채널이 생성되면 파일을 업로드하고 게시글을 작성하며 팀원들과 활발히 교류할 수 있습니다.
5. 채널 대화
표준 채널에서의 대화는 비공개가 아니라 모두가 보는 '공개 토론'과 같습니다. 예를 들어 Jim에게 메시지를 보내면 대화에 참여한 모든 사람이 내용을 볼 수 있지만, 알림은 Jim에게만 전달되어 핵심 메시지에 집중할 수 있게 됩니다. 또한 언급(멘션)되지 않았더라도 채널 대화에 답장을 남길 수 있습니다.
6. 화상 채팅
오른쪽 패널 하단에서 가장 중요한 옵션인 '모임(Meet)' 버튼을 찾을 수 있습니다. 비디오 카메라 아이콘으로 표시되며 '지금 모임(Meet Now)'이라고 적혀 있습니다.
이 아이콘을 클릭하면 화상 채팅이 시작됩니다. 음소거, 카메라 끄기, 파일 공유, 참석자 보기가 가능하며, 화면 공유나 화이트보드 기능도 활용할 수 있습니다.
7. 채널 관리
어떤 채널이든 자유롭게 참여하거나 나갈 수 있습니다. 참여한 채널이 적합하지 않다고 판단되면 삭제할 수도 있습니다. 단, 삭제 전 반드시 기억하세요. 채널을 삭제하면 해당 채널의 모든 대화, 녹화물 등 관련 데이터가 함께 삭제됩니다.
다만 첨부된 파일은 SharePoint에 보관되므로 그대로 남아 있습니다.
8. 기능 확장하기
지금까지 핵심 기능만 살펴봤지만, Teams에는 회의 일정을 관리하고 알림을 받을 수 있는 캘린더 등 다양한 기능과 통합을 추가할 수 있습니다.
또한 Zoom, Trello, KUDO 등 폭넓은 서드파티 제품과도 연동할 수 있습니다.
이상으로 Microsoft Teams 사용법을 마칩니다. 이 간단한 단계만 따라 하면 팀원들과 효율적으로 협업할 수 있습니다. 여기에 더해 스티커, 이모지, GIF로 감정을 표현하는 재미도 놓치지 마세요. Microsoft Teams를 직접 사용해 보시고, 여러분의 경험을 공유해 주시기 바랍니다.