데이터 백업은 단점보다 장점이 훨씬 많은 작업입니다. 중요한 데이터를 미리 백업해 두면 예기치 못한 사고가 발생해도 소중한 정보를 안전하게 지킬 수 있습니다. 평소에 정기적으로 백업하는 습관을 들여두면 만일의 상황에서도 잃을 것이 없겠죠.
마찬가지로 Outlook에 보관된 이메일, 연락처, 일정까지 파일 형태로 백업해 두면 어떨까요? 특히 업무용으로 Outlook을 사용한다면 모든 이메일 사본을 PC에 저장해 두었을 때, 나중에 언제든지 바로 확인할 수 있어 매우 유용합니다.
지금부터 Outlook 이메일과 연락처를 파일로 백업하는 방법을 간단히 알려드리겠습니다.
이메일 메시지를 파일로 저장하는 방법
아래 순서대로 진행하면 이메일을 파일로 저장할 수 있습니다.
1. PC에서 Outlook을 실행하고 파일로 저장하려는 이메일을 엽니다.
2. 상단 메뉴 모음에서 [파일] 메뉴를 클릭합니다.
3. [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.
4. 다른 이름으로 저장 창에 원하는 파일명을 입력하고 [저장] 버튼을 누릅니다.
5. 이메일은 다양한 형식으로 저장할 수 있으며, 대표적으로 '텍스트 전용', 'Outlook 서식 파일', 'HTML', 'MHT' 등이 있습니다.
6. 기본값은 'Outlook 유니코드' 형식이며, 드롭다운 목록에서 다른 형식을 선택하면 언제든지 변경할 수 있습니다.
이렇게 하면 이메일이 파일로 저장되어 나중에 언제든지 열어볼 수 있습니다.
이메일을 PDF로 저장하는 방법
이메일을 인쇄하거나 발표 자료로 활용하고 싶다면 PDF 형식으로 저장하는 것이 좋습니다. PDF는 글자 서식이 깨지지 않고 그대로 유지되기 때문에 문서 공유에도 안성맞춤입니다.
PDF로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.
1. Outlook을 실행하고 PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
2. 상단 메뉴에서 [파일]을 클릭합니다.
3. [인쇄]를 선택합니다.
4. 프린터 드롭다운 메뉴에서 [Microsoft Print to PDF] 항목을 선택합니다.
5. [인쇄] 버튼을 클릭합니다.
6. 화면에 'PDF로 저장' 창이 뜨면 파일 형식을 PDF로 지정하고 원하는 위치에 저장하면 됩니다.
이제 이메일이 PDF 파일로 저장됩니다.
연락처를 파일로 저장하는 방법
연락처도 이메일만큼 중요한 데이터입니다. 저장 과정은 이메일과 거의 비슷하지만, 연락처는 VCF(vCard) 형식으로 저장된다는 점이 다릅니다.
Outlook 연락처를 파일로 백업하려면 아래 단계를 따라 해 보세요.
1. Outlook을 열고 상단 메뉴에서 [연락처]를 선택합니다.
2. 연락처 창에서 [파일] 메뉴를 클릭합니다.
3. [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.
4. 저장 위치를 지정하고 파일명을 입력한 뒤 [저장] 버튼을 누릅니다.
5. 저장 버튼을 누르기 전에 '저장 형식' 드롭다운 메뉴에서 vCard 파일 형식이 선택되어 있는지 꼭 확인하세요.
이것으로 완료입니다! 연락처를 vCard 파일로 저장해 두면 다른 외부 프로그램으로 연락처를 옮기거나 특정 연락처 정보를 다른 사람에게 공유할 때 아주 편리합니다.
지금까지 Microsoft Outlook에서 이메일과 연락처를 파일로 저장하는 방법을 알아보았습니다. 이렇게 백업해 두면 필요할 때 더 빠르게 접근할 수 있고, 소중한 데이터도 안전하게 보관할 수 있습니다!