지난 시간에 이어서 이번에는 Microsoft Word 2016의 Backstage 보기(뒤쪽 화면)에 대해 알아보겠습니다. Backstage 보기는 새로운 워드 문서를 만들고, 기존 문서를 열며, 저장, 인쇄, 공유 등 문서와 관련된 거의 모든 작업을 수행할 수 있는 핵심 메뉴입니다.
Backstage 보기 시작하기
이제 MS Word 2016의 Backstage 보기를 본격적으로 살펴보겠습니다. 파트 1에서 Backstage 보기에 진입하는 방법을 배웠지만, 놓치셨더라도 걱정하지 마세요. 이 튜토리얼에서 다시 자세히 설명해 드립니다.
1. 빈 문서 만들기
새 문서를 작성하려면 가장 먼저 빈 문서(blank document)부터 시작해야 합니다. Backstage 보기에 들어가는 방법은 다음과 같습니다.
- 화면 좌상단 Ribbon(리본 메뉴)에 있는 파일 탭(File 탭)을 클릭하여 Backstage 보기에 접속합니다.
- 새로 만들기(New) 옵션을 클릭한 후, 빈 문서(Blank document)를 선택합니다.
- 그러면 새로운 빈 문서가 생성됩니다.
2. 템플릿으로 이력서 만들기
템플릿(Template)은 이력서, 보고서, 편지 등 미리 정의된 서식의 문서를 빠르게 만들 수 있게 도와주는 기능입니다. 처음부터 서식을 잡는 수고를 덜어주어 작업 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 템플릿으로 이력서를 만드는 방법은 아래와 같습니다.
- 파일 탭을 클릭하여 Backstage 보기로 들어갑니다.
- 새로 만들기(New)를 선택하면 다양한 사전 설정 템플릿 목록이 나타납니다.
- 검색창에 '이력서(Resume)'를 입력하여 검색합니다.
- 원하는 이력서 양식을 찾으면 해당 템플릿을 클릭해 미리 확인합니다.
- 이력서 템플릿의 미리 보기(preview) 화면이 나타나면, 오른쪽 창의 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다.
- 선택한 이력서 템플릿이 적용된 새 문서가 생성됩니다.
3. 기존 문서 열기
예전에 저장해 둔 문서를 열고 싶다면 Backstage 보기로 들어간 후 열기(Open) 옵션을 클릭하세요. 여기서 이 PC(This PC)를 선택하거나, 찾아보기(Browse) 버튼을 눌러 원하는 문서를 직접 찾아 열 수 있습니다.
또한 Microsoft OneDrive에 저장된 문서도 열 수 있습니다. 단, OneDrive 문서에 접근하려면 반드시 Microsoft 계정에 로그인되어 있어야 한다는 점을 기억하세요.
4. 최근 문서 고정(Pin)
자주 편집하는 문서가 있다면 고정(Pin) 기능을 활용해 보세요. 고정된 문서는 최근 문서 목록 상단에 항상 표시되므로 더욱 빠르게 열 수 있습니다.
- Backstage 보기에 들어가 열기(Open) → 최근 사용(Recent)을 클릭합니다.
- 오른쪽 창에 최근에 편집했던 문서 목록이 나타납니다.
- 고정하고 싶은 문서 위에 마우스를 올린 뒤, 나타나는 압정(pushpin) 아이콘을 클릭합니다.
- 나중에 고정을 해제하고 싶다면 같은 압정 아이콘을 다시 클릭하면 됩니다.
5. 호환성 모드(Compatibility Mode)
Word 2007이나 2010처럼 구버전에서 만든 문서를 Word 2016으로 열면 호환성 모드(Compatibility Mode)로 실행됩니다. 호환성 모드에서는 구버전 문서의 일부 기능이 비활성화되며, 해당 구버전에서 사용하던 명령만 이용할 수 있습니다.
Word 2016의 최신 기능을 모두 사용하고 싶다면 문서를 현재 버전으로 변환해야 합니다. 변환 방법은 간단합니다. Backstage 보기로 들어가 변환(Convert) 버튼을 클릭한 후, 파일 형식 업그레이드 안내에 따라 진행하면 됩니다.
주의: 문서를 변환하면 원본 문서의 레이아웃이 변경될 수 있습니다.
6. 저장(Save)과 다른 이름으로 저장(Save As)
MS Word는 파일을 저장하는 세 가지 방법을 제공합니다. 바로 저장(Save), 다른 이름으로 저장(Save As), 그리고 단축키 Ctrl+S입니다.
- 저장(Save): 이미 파일 이름과 저장 위치가 정해진 문서를 편집 중이라면, Ctrl+S를 누르거나 Backstage 보기에서 저장 버튼을 클릭하는 것만으로 간단히 저장할 수 있습니다.
- 다른 이름으로 저장(Save As): 원본 문서는 그대로 두고 별도의 사본을 만들고 싶다면 이 옵션을 사용하세요. 다른 이름과 다른 저장 위치를 지정하여 사본을 저장할 수 있습니다.
7. 자동 복구(AutoRecover) 기능
자동 복구 기능은 저장하지 않은 상태에서 실수로 문서를 닫았거나, 워드 프로그램이 갑자기 종료(크래시)되었을 때 파일을 복원해 주는 유용한 기능입니다. 평소에는 신경 쓰지 않지만, 급한 상황에서 소중한 작업물을 지켜주는 든든한 안전장치입니다.
8. 인쇄(Print) 기능
문서를 출력할 때 사용하는 기능입니다. 인쇄 매수를 지정하고, 사용할 프린터를 선택한 뒤, 필요에 따라 용지 크기, 방향 등 각종 설정을 조정한 후 인쇄를 진행할 수 있습니다.
9. 공유(Share) 기능
작성한 문서를 다른 사람과 함께 작업하거나 전달하고 싶을 때 사용하는 기능입니다. 공유(Share) 버튼을 클릭하면 다음과 같은 다양한 공유 방법을 선택할 수 있습니다.
- 사람과 공유(Share with People)
- 전자 메일(Email)
- 온라인 발표(Present Online)
- 블로그에 게시(Post to Blog)
10. 내보내기(Export) 기능
내보내기 기능은 파일 형식을 변경할 때 사용합니다. PDF 또는 Word 97-2003 문서 등 다양한 형식으로 변환이 가능합니다.
- PDF로 내보내기: Backstage 보기에서 내보내기(Export) → PDF/XPS 문서 만들기(Create PDF/XPS Document)를 클릭한 뒤, 오른쪽 창의 만들기(Create) 버튼을 누르면 됩니다.
- 다른 형식으로 저장: 파일 형식 변경(Change File Type)을 클릭하면 원하는 파일 형식으로 문서를 저장할 수 있습니다.
11. 닫기(Close) 기능
현재 열려 있는 문서를 종료할 때 사용하는 기능입니다.
12. 정보(Info) 기능
정보 기능은 열려 있는 문서의 상세 정보를 표시합니다. 오른쪽 창에서는 다음과 같은 추가 기능도 함께 제공됩니다.
- 문서 보호(Protect Document): 문서에 암호를 설정하거나 편집을 제한합니다.
- 문서 검사(Inspect Document): 개인 정보나 숨겨진 데이터를 점검합니다.
- 문서 관리(Manage Document): 자동 저장 버전 등 문서 버전을 관리합니다.
이 외에도 계정(Accounts), 피드백(Feedback), 옵션(Options) 메뉴를 사용할 수 있습니다. 계정 메뉴에서는 로그인된 계정 정보를 확인할 수 있고, 피드백 메뉴를 통해 Microsoft에 의견을 보낼 수 있으며, 옵션 메뉴에서는 문서 환경을 사용자 취향에 맞게 다양하게 사용자 지정할 수 있습니다.
여기까지 MS Word 2016의 Backstage 보기에 대한 모든 내용을 살펴보았습니다. 다음 파트 3에서 Microsoft Word 2016의 더 많은 기능을 계속 학습해 보세요!