직장인이라면 하루에도 수십 통의 이메일을 받게 됩니다. 상사와 동료에게서 오는 업무 메일은 물론, 구독 중인 각종 서비스의 뉴스레터와 광고성 메일까지 그 종류도 양도 다양합니다.
방대한 이메일 속에서 중요한 메일을 골라내는 데만 하루에 몇십 분씩 허비하고 있다면, 지금이라도 이메일 관리 방식을 점검해 볼 때입니다. 생각보다 간단한 방법만으로도 메일함을 깔끔하게 정리하고 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.
1. 스팸 메일부터 걷어내기
하루에 받는 이메일이 평균 100통이라고 가정해 보겠습니다. 그중 절반만 실제로 중요한 메일이고 나머지는 대부분 '정크' 메일일 겁니다. 스팸 메일이 반복적으로 쌓인다면 차단(스팸) 폴더를 적극 활용해 보세요. 대부분의 스팸이 자동으로 분류되도록 설정한 뒤 하루 두 번 정도만 폴더를 확인하면 불필요한 메일을 손쉽게 걷어낼 수 있습니다. 이 방법만으로도 메일함에 쌓이는 스팸을 약 30% 줄일 수 있습니다.
2. 스마트 폴더로 자동 분류하기
메일함을 열면 네 통 중 한 꼴로 특가 안내, 할인 정보, 전달된 유머 글, 광고 알림 등 마케팅성 메일이 눈에 띕니다. 고객 유입을 노린 영업용 메일들이지요. 이런 메일들은 하위 카테고리로 우선순위를 나눠 정리해 보세요. 급하게 찾아야 하는 메일을 빠르게 확인할 수 있고, 여러 메일을 한꺼번에 삭제하는 것도 훨씬 수월해집니다.
3. 모든 이메일 알림 끄기
이메일은 즉각적인 소통 수단이 아닙니다. 긴급한 연락에는 휴대폰 통화나 메신저를 사용하는 것이 맞으며, 이메일은 당장 답변이 필요 없는 비즈니스 소통에 적합한 도구입니다. 새 메일마다 울리는 알림음과 진동은 집중력을 흐리고, 회의나 대화 중에는 산만함의 원인이 되기도 합니다. 지금 바로 새 메일 도착 알림을 꺼두세요.
4. 불필요한 광고 메일은 과감히 수신 거부
모든 광고·홍보 메일을 읽을 사람은 없습니다. 필요 없는 메일은 미련 없이 구독 해지하세요. 방법도 간단합니다. 메일 계정에 로그인한 뒤 지긋지긋한 뉴스레터에서 '수신 거부(Unsubscribe)' 버튼을 찾아 클릭하면 됩니다. 검색 기능으로 'unsubscribe' 키워드를 조회하면 구독 중인 메일 목록을 한눈에 파악할 수 있으니, 계속 받을 메일만 골라 남겨두면 됩니다. unroll.me 같은 무료 서비스를 이용하면 여러 뉴스레터를 한 번에 정리하고 카테고리별 폴더로 체계화할 수도 있습니다.
5. 이메일 확인 시간을 정해두기
알림이 올 때마다 메일을 확인하다 보면 정작 해야 할 일에 집중하기 어렵습니다. 하루 중 이메일을 확인하고 답장할 시간을 정해두면 급한 업무에도 대응할 수 있고, 회사 일정과 캘린더 관리도 수월해집니다.
업무량이 많다면 매시간 10~15분씩 확인하거나, 아침·점심·저녁처럼 하루 3~4회로 나눠 확인하는 방법도 좋습니다. 또한 긴급 연락이 필요한 경우를 대비해 답장용 서명에 연락처와 통화 가능 시간을 함께 적어두면 상대방이 적절한 시간에 연락할 수 있어 더욱 편리합니다.
6. 카테고리별로 메일 정리하기
메일이 한꺼번에 쌓이면 중요한 메일을 놓치거나, 심지어 읽지도 않고 삭제해 버리는 실수를 저지르기 쉽습니다. 폴더나 분류 체계 없이 모든 메일이 수신함에 그대로 쌓여 있다면 더욱 그렇습니다. 스팸을 삭제하다가 업무 관련 메일까지 지워버린 경험이 있으실 텐데, 휴지통에서 복구할 수 있긴 하지만 삭제 사실조차 인지 못하는 경우도 많습니다.
물론 이메일을 다루는 방식은 사람마다 다릅니다. 오늘 소개한 팁들은 어디까지나 하나의 제안이며, 본인에게 가장 잘 맞는 시스템을 찾아 꾸준히 실천하는 것이 가장 중요합니다. 작은 습관의 변화가 쌓이면 매일의 메일함이 훨씬 가벼워질 것입니다.