해킹, 스파이웨어, 악성코드 등 사이버 위협이 날로 늘어나는 요즘, 개인 정보를 지키기 위한 보안 조치는 선택이 아닌 필수입니다. 특히 이메일에는 업무상 중요한 내용부터 개인적인 대화까지 다양한 정보가 오가기 때문에, 메시지가 반드시 의도된 수신자에게만 전달되도록 하는 것이 무엇보다 중요합니다. 이 가이드에서는 Outlook 또는 Outlook.com에서 이메일을 암호화하여 대화 내용을 안전하게 보호하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
비밀번호 보호의 종류
본격적인 방법을 살펴보기에 앞서, Outlook에서 이메일에 비밀번호 보호를 적용하면 실제로 어떤 일이 일어나는지 짚고 넘어가겠습니다. 이메일에 비밀번호 보호를 설정하면 이메일 내용이 암호화되어 읽을 수 있는 일반 텍스트가 해독 불가능한 암호문(cipher text)으로 변환됩니다. 그리고 메시지를 암호화할 때 사용된 공개 키(public key)와 쌍을 이루는 개인 키(private key)를 가진 사람만이 내용을 정상적으로 읽을 수 있습니다.
MacOS와 Windows 10용 Outlook 앱은 S/MIME 암호화와 Office 365 메시지 암호화(Office 365 Message Encryption)를 사용합니다. S/MIME은 가장 널리 사용되는 암호화 방식으로, 다른 이메일 클라이언트에서도 호환성이 높은 편입니다. 다만 가장 복잡한 암호화 유형이기도 하며, S/MIME 인증서를 직접 구매하거나 IT 관리자가 컴퓨터에 미리 구성해 두어야 사용할 수 있습니다.
또 한 가지 알아두어야 할 점은, Outlook.com 웹 앱은 수신자의 이메일 제공업체와의 연결을 암호화할 때 기회주의적 TLS(Opportunistic Transport Layer Security) 방식을 사용한다는 것입니다. TLS 방식에서는 메시지가 수신자의 이메일 제공업체에 도달한 후에는 암호화가 유지되지 않을 수 있습니다. 따라서 가장 강력한 보안을 원한다면 Outlook 앱을, 더 간편한 방법을 원한다면 Outlook 웹 앱을 사용하는 것이 좋습니다.
Outlook 앱에서 이메일 비밀번호 보호 설정하기
Outlook 앱에서 이메일 암호화를 시작하려면 먼저 비밀번호 보호 기능이 올바르게 구성되어 있는지 확인해야 합니다. 시스템에 S/MIME 인증서도 설치되어 있어야 합니다. 이 두 가지 요건을 충족했다면 아래 단계를 진행하면 됩니다.
먼저 Outlook 2016 또는 Outlook 2019를 실행하고 파일(File) 리본 메뉴를 클릭합니다. 그다음 옵션(Options)을 선택하고 보안 센터 설정(Trust Center Settings)으로 들어갑니다. 해당 페이지에서 전자 메일 보안(Email Security)을 클릭하면 암호화된 전자 메일(Encrypted email) 섹션이 나타납니다. 여기서 설정(Settings)을 선택한 후, 인증서 및 알고리즘(Certificates and Algorithms) 항목에서 S/MIME을 선택하고 확인(OK)을 누르면 됩니다.
기능이 활성화되면 이메일을 암호화할 수 있습니다. 평소처럼 메시지를 작성한 뒤 옵션(Options) 탭을 클릭하고, 암호화(Encrypt)를 선택한 다음 S/MIME으로 암호화(Encrypt with S/MIME)를 고르면 됩니다.
Outlook.com에서 이메일 비밀번호 보호 설정하기
이제 훨씬 간단한 방법을 소개합니다. Outlook.com에서 이메일을 보호하는 일은 매우 쉬운 작업입니다. Outlook 앱과 달리 웹 버전은 절차가 간소화되어 있어 별도의 인증서를 설치할 필요가 없습니다.
Outlook.com에서 메시지를 암호화하려면 평소처럼 메일을 작성한 후, 화면 상단 '받는 사람(To):' 입력창 위에 있는 암호화(Encrypt) 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다. 완료했다면 일반적인 방식으로 메시지를 발송하면 됩니다. 다만 Outlook.com은 기회주의적 TLS 방식으로 연결을 암호화하기 때문에, 앞서 언급했듯이 메시지가 수신자의 이메일 서비스에 도달한 후에는 암호화가 유지되지 않을 수 있다는 점을 유의해야 합니다.
온라인 보안을 위한 추가 방법
이메일 보호는 온라인 보안을 유지하는 여러 방법 중 하나일 뿐입니다. Microsoft 365와 Windows 10을 활용하면 다양한 방식으로 보안을 강화할 수 있습니다. 예를 들어 Windows 10에서 파일과 폴더에 비밀번호 잠금을 설정하거나, BitLocker를 사용하거나, Office 365 문서를 보호하는 등의 방법이 있습니다. 관련 내용은 별도의 가이드에서 자세히 다루었으니 참고해 보시기 바랍니다. Microsoft 365 관련 최신 소식과 유용한 정보는 계속해서 OnMSFT에서 확인하실 수 있습니다.