이메일은 모든 비즈니스의 핵심이며, 이메일에 서명을 추가하면 좀 더 전문적인 인상을 줄 수 있습니다. 이번 Office 365 가이드에서는 몇 가지 간단한 단계만으로 이메일 서명을 만들고 추가하는 방법을 살펴보겠습니다.
참고로, 서명은 전용 Outlook 데스크톱 앱과 웹 버전인 Outlook.com 양쪽 모두에서 추가할 수 있습니다. 다만 서명은 계정과 자동으로 동기화되지 않기 때문에 두 버전에서 각각 만들어 사용해야 합니다. 이 가이드에서는 두 가지 경우를 모두 다룹니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 서명 만들기
데스크톱용 Outlook에서 서명을 만들려면 먼저 답장하듯이 새 메일 창을 엽니다. 그런 다음 상단의 메시지 탭에서 서명을 클릭하고 서명 메뉴를 선택하세요.
편집할 서명 선택 항목 아래에서 새로 만들기를 클릭하면 새 서명 대화 상자가 나타납니다. 여기서 서명 이름을 입력한 뒤, 서명 편집 영역에서 실제 서명 내용을 작성하면 됩니다. 글꼴, 글꼴 색, 크기뿐 아니라 텍스트 정렬 옵션도 자유롭게 지정할 수 있습니다. 여러 개의 서명을 만들어 두고, 메일 작성 시 메시지 탭의 서명 메뉴에서 원하는 것을 골라 사용할 수도 있습니다.
좀 더 세련된 서명을 원한다면 Microsoft Word에서 디자인한 뒤 복사하여 서명 편집 상자에 붙여넣는 방법도 좋습니다. Microsoft에서 제공하는 서명 템플릿을 활용할 수도 있습니다. 회사 로고나 이미지를 서명에 넣고 싶다면 창 오른쪽 끝, 명함이라고 적힌 부분 옆에 있는 이미지 아이콘을 클릭하세요. 이미지를 선택해 삽입한 후에는 해당 이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 크기를 조절하면 됩니다. 완성되면 확인을 눌러 서명을 저장하세요.
추가 옵션도 활용할 수 있습니다. 특정 이메일 계정과 서명을 연결하거나 기본 서명을 지정할 수 있는데, 위 단계에서 연 서명 설정 화면의 기본 서명 선택 메뉴에서 계정을 고르면 됩니다. 또한 새 메일 작성 시 사용할 서명과 답장·전달 시 사용할 서명을 각각 따로 지정하는 것도 가능합니다.
웹 버전 Outlook에서 서명 만들기
웹용 Outlook(Outlook.com)에서 서명을 만들려면 먼저 화면 오른쪽 위의 설정 아이콘을 클릭합니다. 이후 모든 Outlook 설정 보기를 누르고 메일 작성 및 회신을 선택하세요. 그러면 전자 메일 서명 옵션이 나타나며, 여기서 서명을 입력하고 서식 옵션으로 모양을 꾸밀 수 있습니다.
제공되는 옵션은 데스크톱 버전과 비슷합니다. 그림 삽입, 글꼴 크기와 색 변경, 링크 삽입 등 다양한 기능을 사용할 수 있으며, 웹 버전만의 추가 옵션도 있습니다.
새로 작성하는 모든 메일 하단에 서명이 자동으로 들어가게 하려면 새 메시지에 내 서명 자동 포함 체크박스를 선택하고, 전달하거나 회신하는 메일에도 서명이 들어가게 하려면 전달 또는 회신 메시지에 내 서명 자동 포함 체크박스를 선택하면 됩니다. 설정을 마쳤으면 저장을 누르세요. 이 역시 데스크톱 환경과 유사한 방식으로 작동합니다.
모든 발신 메일에 서명을 넣도록 설정하지 않았더라도 수동으로 삽입할 수 있습니다. 사서함에서 새 메시지를 열고 내용을 작성한 뒤, 메일 작성 페이지 하단의 서명 삽입을 클릭하면 됩니다.
Outlook으로 무엇을 할 수 있을까?
서명 추가는 Outlook에서 할 수 있는 수많은 기능 중 하나일 뿐입니다. 저희는 이전에 Outlook 앱에서 이메일을 번역하는 방법과 Gmail, Google Drive 계정을 Outlook.com에 연결하는 방법도 소개한 바 있습니다. 그 외에도 Outlook 일정 활용 팁, 연락처 관리 방법 등 다양한 주제를 다루고 있으니, Office 365 관련 최신 소식과 정보는 OnMSFT를 계속 주목해 주세요.