클라우드에서 문서를 작업할 때 가장 큰 장점 중 하나는 실시간 공유 기능입니다. 더 이상 수정본을 주고받으며 일관성 있는 문서를 유지할 필요가 없고, 여러 사람이 같은 문서에 동시에 참여해 편집할 수 있습니다. 하지만 편리한 만큼 여러 명이 함께 수정하면서 자연스럽게 발생하는 문제도 있습니다. 어느 날 문서를 열어보니 수많은 변경이 가해져 있고, 그중 일부는 마음에 들지 않는 경험을 해본 적이 있을 것입니다.
다행히 협업 편집을 지원하는 좋은 소프트웨어라면 누가 어떤 변경을 했는지 확인하고 이전 버전으로 되돌릴 수 있는 기능을 제공합니다. 지금부터 구글 문서에서 그 방법을 알아보겠습니다.
변경 내역 확인하기
이번 예시에서는 수정이 이루어진 문서를 살펴보겠습니다. 투탕카멘 관련 글에 이미지를 추가하려던 협업자가 실수로 이미지 바로 위에 있던, 그의 초기 생애와 부모에 대해 다룬 단락을 삭제해 버렸습니다.
다행히 삭제된 단락이라도 복구할 수 있습니다. 먼저 파일 메뉴를 클릭한 뒤 수정 기록 보기를 선택하세요. 단축키 Ctrl + Alt + Shift + H를 사용할 수도 있지만, 외우기 쉽지 않을 수 있습니다.
수정 기록 창이 나타납니다. 구글 문서는 문서가 작성되는 과정의 여러 상태를 '기억'합니다. 또한 각 항목을 누가 작성했는지 기록하기 때문에 문서를 누가 편집했는지 되짚어볼 수도 있습니다.
기록을 살펴보면 Paul이라는 사용자가 문서를 편집한 것을 확인할 수 있습니다.
각 버전을 클릭하면 해당 시점의 변경 사항을 볼 수 있습니다. 이때 수정 기록 하단의 변경사항 표시 체크박스를 선택해야 변경 내용이 화면에 나타납니다.
버전 내 변경 사항을 보면 편집된 텍스트는 해당 사용자의 고유 색상으로 표시됩니다. 이 예시에서 Paul의 색상은 보라색이므로 그의 모든 편집이 보라색으로 나타납니다. 취소선이 그어진 색상 텍스트는 삭제된 내용이고, 취소선이 없는 색상 텍스트는 새로 추가된 내용입니다.
편집 내역을 하나씩 따라가다 보면 Paul이 실수로 단락을 삭제한 순간을 정확히 찾아낼 수 있습니다.
이제 언제 변경이 이루어졌는지 파악했으니 복구해 봅시다!
버전 복원하기
먼저 단락이 삭제되기 직전의 버전을 선택합니다.
그런 다음 왼쪽 상단의 이 버전 복원 버튼을 클릭합니다.
팝업창이 나타나면 복원을 클릭합니다.
문서가 이전 상태로 되돌아갑니다. 참고로 해당 버전 이후에 이루어진 수정 기록은 그대로 보존됩니다. 이전 버전으로 돌아간다고 해서 이후의 수정 기록이 자동으로 삭제되거나 덮어써지지 않습니다. 이 특성을 활용하면 최신 버전에서 추가된 내용을 옮겨와, 삭제된 단락은 살리면서 협업자의 작업물도 그대로 유지할 수 있습니다.
'제안' 모드로 협업 충돌 예방하기
앞으로 이런 골치 아픈 일을 미리 막고 싶다면 공동 작업자에게 제안 모드 사용을 권장하세요. 화면 오른쪽 상단의 '편집'이라고 표시된 박스를 클릭해 '제안'으로 변경하면 됩니다. 현재로서는 이 모드를 강제할 방법이 없으므로 직접 요청해야 합니다. 두 사람이 동시에 파일을 편집 중이라면 문서 우측의 채팅 기능을 통해 부탁할 수도 있습니다.
제안 모드가 활성화된 상태에서 문서를 편집하면 변경 사항이 실제 수정이 아닌 '제안'으로 표시됩니다. 즉, 텍스트를 물리적으로 삭제할 수 없고, 삭제를 시도하면 구글 문서가 해당 텍스트에 삭제 표시만 남깁니다. 마찬가지로 새로운 내용을 입력하면 추가 제안으로 등록됩니다. 각 편집 기록은 화면 오른쪽에 표시되며, 작성자가 원한다면 편집 의도를 설명하는 메모를 남길 수도 있습니다.
제안된 변경 사항이 문서에 실제로 반영되려면 수락 또는 거절 절차를 거쳐야 합니다. 이는 변경 사항 오른쪽에 나타나는 박스를 통해 처리합니다.
체크(✓) 버튼을 클릭하면 편집이 수락되어 문서에 그대로 반영되고, X 버튼을 클릭하면 해당 부분이 원래 상태로 되돌아갑니다. 앞선 예시에서 협업자가 제안 모드로 편집했다면 이미지와 단락 추가 요청은 수락하고, 우리 단락에 대한 삭제 요청은 거절했을 것입니다. 훨씬 간단하죠!
마무리
여러 사람과 협업하다 보면 중요한 부분이 실수로 삭제되거나 변경되는 일이 종종 생기곤 합니다. 수정 기록 기능을 활용하면 문서의 마지막 이상적인 상태를 찾아 손쉽게 되돌릴 수 있습니다. 더 나아가 '제안' 모드를 켜두면 각 변경 사항을 하나씩 검토하며 수락하거나 거절할 수 있어 협업 품질을 크게 높일 수 있습니다.
구글 문서로 협업을 자주 하시나요? 여러분의 활용 팁을 댓글로 공유해 주세요!