클라우드에서 문서 작업의 더 큰 이점 중 하나는 문서를 실시간으로 공유할 수 있다는 것입니다. 더 이상 일관된 문서를 유지하기 위해 편집 내용을 전달할 필요가 없습니다. 이제 모든 사람이 동일한 문서에 칩을 삽입하고 동시에 편집할 수도 있습니다. 매우 유용하지만 여러 사람이 동일한 문서를 편집할 때 자연스럽게 발생하는 문제가 있습니다. 어느 날 문서를 열어보면 많은 부분이 수정되었으며 그 중 일부는 동의하지 않는 부분이 있을 수 있습니다!
고맙게도 공동 편집이 가능한 좋은 소프트웨어를 사용하면 누가 무엇을 변경했는지 알아내고 이전 버전으로 되돌릴 수 있는 방법이 있습니다. Google 문서에서 수행하는 방법은 다음과 같습니다.
수정사항 보기
이 예에서 우리는 편집을 거친 문서를 분석할 것입니다. 누군가 투탕카멘에 관한 이 기사에 이미지를 추가하려고 했지만 실수로 이미지 위의 투탕카멘의 어린 시절과 부모에 대해 언급한 단락을 삭제했습니다.
고맙게도 단락이 삭제된 경우에도 해당 단락을 복구할 수 있습니다. 먼저 '파일'을 클릭한 다음 '업데이트 기록 보기'를 클릭합니다. 기억하기 어려울 수 있지만 단축키 "Ctrl + Alt + Shift + H"를 대신 누를 수도 있습니다.
수정 내역이 나타납니다. 여기서 일어나는 일은 Google 문서가 작성되는 문서의 다양한 상태를 "기억"한다는 것입니다. 또한 누가 어떤 항목을 작성했는지 기록하므로 문서를 누가 편집했는지 되돌아볼 수 있습니다.
기록을 살펴보면 Paul이 문서를 편집했음을 알 수 있습니다.
각 개정을 클릭하여 문서 기록의 해당 버전에서 변경된 사항을 볼 수 있습니다. 변경 사항을 보려면 업데이트 기록 하단에 있는 "변경 사항 표시" 체크상자를 클릭해야 합니다.
개정 내의 변경 사항을 볼 때 편집된 모든 텍스트는 편집한 사용자와 동일한 색상으로 표시됩니다. 이 경우 Paul의 색상은 보라색이므로 그의 모든 편집 내용은 보라색으로 표시됩니다. 선이 있는 컬러 텍스트는 사용자가 삭제한 것이고, 선이 없는 컬러 텍스트는 추가된 것입니다.
편집을 진행하면서 Paul이 실수로 단락을 삭제한 순간을 볼 수 있습니다.
언제 수정했는지 알았으니 이제 복구할 때입니다!
개정판 복원
먼저 단락이 삭제되기 직전에 수정본을 선택합니다.
이제 왼쪽 상단에 "이 개정판 복원"이라는 버튼이 있습니다. 클릭하세요.
그런 다음 나타나는 팝업에서 "복원"을 클릭하십시오.
이제 문서가 이전 상태로 되돌아갑니다. 이 특정 개정의 시점 이후에 작성된 모든 개정은 여전히 저장됩니다. 이전 버전으로 돌아가도 이후에 나온 모든 버전을 자동으로 지우거나 덮어쓰지 않습니다. 이를 사용하여 최신 개정판에 추가된 내용을 이 개정판으로 전송할 수 있으므로 삭제된 단락을 유지하면서 공동 작업자의 작업이 아직 손상되지 않았는지 확인할 수 있습니다.
Google 문서의 "제안" 기능
앞으로 이러한 골칫거리를 피하려면 작성자에게 "제안 모드"를 활성화하라고 말하세요. 오른쪽 상단의 "편집"이라고 표시된 상자를 클릭하고 "제안"으로 변경하면 됩니다. 작성 당시에는 작성자에게 이 모드를 사용하도록 강제할 수 있는 방법이 없으므로 수동으로 사용하도록 요청해야 합니다. 둘 다 동시에 파일을 편집하는 경우 문서의 채팅을 통해 이 작업을 수행할 수 있습니다.
사람들이 제안이 활성화된 문서를 편집하면 변경 사항이 실제 편집이 아닌 제안으로 표시됩니다. 즉, 텍스트를 물리적으로 삭제할 수 없습니다. 시도하면 Google 문서도구는 단순히 텍스트를 삭제하도록 표시합니다. 마찬가지로 추가하면 Google 문서도구가 기사에 제안된 추가 항목으로 추가합니다. 각 수정 사항에 대한 로그가 오른쪽에 표시되며 작성자가 원할 경우 수정 사항을 설명할 수 있습니다.
변경 사항이 "실제"가 되려면 수락하거나 거부해야 합니다. 이는 모든 변경 사항의 오른쪽에 표시되는 상자에서 수행됩니다.
체크박스를 클릭하면 편집 내용이 수락되어 문서에 제대로 구현됩니다. 십자 기호를 클릭하면 변경 사항이 원래대로 되돌아갑니다. 위의 예에서 공동 작업자가 제안 사항을 사용하여 편집했다면 우리는 해당 이미지와 단락에 대한 추가 요청을 수락하고 자체 단락에 대한 삭제 요청을 거부할 수 있었습니다. 훨씬 쉽습니다!
편집 편집
다른 사람과 공동 작업을 할 때 중요한 부분이 실수로 삭제되거나 변경된 것을 보면 답답할 수 있습니다. 개정 내역을 사용하여 문서의 마지막 이상적인 상태를 재배치하고 원래 상태로 되돌릴 수 있습니다. 더욱이 "제안" 모드가 켜져 있으면 각 변경 사항을 살펴보고 적절하다고 판단되는 대로 승인하거나 거부할 수 있습니다.
문서 공동작업을 위해 Google 문서도구를 정기적으로 사용하십니까? 아래에 알려주세요!