클라우드 저장소 시대가 열리면서 편리함과 함께 새로운 고민도 생겼습니다. 전 세계 어디서든 파일과 문서에 접근할 수 있다는 점은 큰 장점이지만, 인터넷 연결이 끊기면 어떻게 될까요? 순식간에 그토록 잘 보관해둔 파일들이 손이 닿지 않는 곳으로 사라져 버립니다! 이런 문제를 해결하기 위해 일부 클라우드 업체는 클라우드 데이터의 캐시 버전을 오프라인에서도 열람할 수 있는 기능을 개발했습니다. 구글 역시 예외가 아니어서, 자사 클라우드 서비스를 통해 Google Docs를 오프라인에서 사용할 수 있도록 지원합니다.
본격적인 설정 방법을 알아보기 전에 몇 가지 유의할 점이 있습니다. 첫째, 오프라인 기능 활성화를 위해 크롬 확장 프로그램을 설치해야 하므로 크롬 외의 브라우저에서는 진행할 수 없습니다. 둘째, Docs, Sheets, Slides, Drawings의 문서는 오프라인에서 이용할 수 있지만, 드라이브에 직접 업로드한 파일은 오프라인 접근이 되지 않습니다. 셋째, 설정 자체에는 인터넷 연결이 필요하므로 오프라인 상황이 발생하기 전에 미리 준비해야 합니다. 이러한 제약이 부담스럽다면 아래의 '대체 방법' 섹션을 참고하세요.
구글 문서 오프라인 기능 설정하기
구글 문서를 오프라인에서 사용하려면 먼저 크롬에서 Google 드라이브 설정 페이지에 접속해야 합니다. Google 드라이브에 들어간 후 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 '설정'을 선택하면 됩니다. 이미 구글 계정에 로그인되어 있다면 해당 링크를 통해 바로 이동할 수도 있습니다.
새 창이 열리면 '오프라인' 항목을 찾아 체크박스에 체크합니다. 도움말 문구를 보면 앞서 언급한 확장 프로그램이 이 시점에 함께 추가된다는 것을 알 수 있습니다.
크롬이 확장 프로그램 설치를 요청하는 알림을 표시하면, '확장 프로그램 추가' 버튼을 눌러 과정을 완료합니다.
특정 파일만 오프라인 동기화하기
설정을 마친 후 인터넷 연결 없이 구글 문서를 열면, 특별한 오프라인 버전이 대신 로드됩니다. 이 버전은 오프라인용으로 동기화된 파일들을 기반으로 작동합니다. 대부분의 파일은 자동으로 동기화되지만, 일부 파일은 누락되어 오프라인 접근을 허용했음에도 열리지 않는 경우가 있습니다.
특정 파일이 반드시 오프라인에서도 열리길 원한다면, 강제로 동기화하는 방법이 있습니다. 이 방법은 Docs, Sheets, Slides, Drawings 어느 문서에든 동일하게 적용되므로 파일 종류를 걱정할 필요가 없습니다!
1. 오프라인에서 열고 싶은 파일을 찾습니다. 파일 이름 옆의 점 세 개(⋮) 메뉴를 클릭한 후 '오프라인 사용 가능' 스위치를 켜세요. 스위치가 오른쪽으로 이동하며 파란색으로 바뀌면 활성화된 것입니다.
2. 잠시 후 파일에 체크 표시 아이콘이 나타납니다. 이는 해당 파일이 오프라인에서도 확실히 사용 가능하다는 의미입니다. 제대로 동기화되었는지 확인하려면 인터넷을 끊은 상태에서 구글 문서를 열고 해당 파일을 실행해 보세요. 정상적으로 열린다면 동기화가 완료된 것입니다.
크롬 없이 활용하는 대체 방법
크롬을 사용하지 않거나, 오프라인 접근을 위해 굳이 확장 프로그램을 설치하고 싶지 않다면 걱정하지 마세요! 파일을 오프라인으로 활용할 수 있는 다른 방법들이 여전히 남아 있습니다.
PC용 Google 드라이브 앱 활용하기
이 방법은 PC용 Google 드라이브(현재는 'Google Drive for desktop'이라는 이름으로 제공)를 설치해야 합니다. Dropbox 데스크톱 앱을 사용해 본 경험이 있다면 매우 익숙한 방식일 겁니다. 설치하면 PC에 전용 Google 드라이브 폴더가 생성되고, 클라우드의 파일들이 이 폴더로 동기화됩니다. 폴더 안에서 파일을 수정하면 자동으로 Google 드라이브에 반영되며, 그 반대 경우도 마찬가지입니다. 파일이 하드 디스크에 실제 복사본으로 저장되기 때문에 오프라인 상태에서도 폴더를 열고 원하는 파일을 바로 사용할 수 있습니다.
다만 아쉬운 점이 있습니다. Google Docs, Slides, Sheets, Drawings에서 작성한 문서는 하드 드라이브로 동기화되더라도, 앞서 안내한 오프라인 동기화 설정을 해두지 않으면 인터넷이 끊긴 상태에서 제대로 열리지 않습니다. 이런 형식의 문서를 활용할 계획이라면 오프라인이 되기 전에 미리 일반 파일로 다운로드해 두는 것이 좋습니다.
파일 다운로드 방법
구글 문서 파일을 오프라인으로 열람하고 싶다면 컴퓨터에 사본을 내려받으면 됩니다. 그러면 평소 사용하는 오피스 프로그램에서 일반 파일처럼 열 수 있습니다. Google 드라이브에서 원하는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '다운로드'를 선택하세요. Microsoft Office와 호환되는 형식으로 하드 드라이브에 저장됩니다.
Ctrl 키를 누른 채 여러 파일을 클릭해 한 번에 다운로드할 수도 있으며, 이 경우 구글이 자동으로 .zip 파일 하나로 묶어 줍니다.
Microsoft Office 형식이 아닌 다른 형식이 필요하다면, 해당 파일을 연 후 상단 메뉴에서 '파일' > '다운로드'를 차례로 클릭하고 원하는 파일 형식을 선택하면 됩니다.
마무리하며
클라우드 저장소는 편리하지만, 인터넷 연결이 없는 순간 파일 접근이 막히는 상황이 언제든 생길 수 있습니다. 위에서 소개한 방법들을 미리 준비해 두면 이런 돌발 상황에서도 구글 문서를 문제없이 사용할 수 있습니다.
클라우드 파일에 접근하지 못해 곤란했던 경험이 있으신가요? 클라우드를 주로 사용하시나요, 아니면 USB 드라이브 같은 전통적인 저장 매체를 선호하시나요? 아래 댓글로 의견을 나눠 주세요.