매일 Gmail 수신함에 쏟아지는 이메일이 감당하기 어려운 수준이라면, 필요한 메일 하나를 찾는 것조차 미션 임파서블처럼 느껴질 수 있습니다.
페이지를 넘겨가며 일일이 눈으로 확인하는 방식은 시간도 많이 들고 지치기 마련입니다. 다행히 몇 가지 유용한 팁만 활용하면 이메일을 체계적으로 정리하고 원하는 메일을 순식간에 찾아낼 수 있습니다.
1. 특정 이메일을 받은편지함에 표시되지 않게 설정하기
굳이 확인할 필요 없이 바로 보관해도 되는 이메일이 있다면 필터 기능을 활용해 보세요. '설정'에서 '새 필터 만들기'로 이동한 뒤, 조건에 맞는 정보를 입력하면 해당 이메일을 자동으로 분류할 수 있습니다.
정보를 입력한 후 '이 검색으로 필터 만들기'를 클릭하고, 필터가 실행할 동작을 선택합니다. '받은편지함 건너뛰기(보관)' 항목에 체크하면 해당 메일이 자동으로 보관됩니다. 읽을 필요가 없는 메일이라면 '읽은 상태로 표시' 옵션까지 함께 설정할 수 있어 더욱 편리합니다.
2. 특정 발신자가 보낸 모든 이메일 한눈에 보기
'마크에게서 이메일을 받았다는 것은 기억나는데 언제 받았는지 도무지 기억이 나지 않는다면?' 특정 사람이 보낸 이메일을 모두 찾으려면 먼저 그 연락처가 보낸 가장 최근 이메일을 열어보세요.
새 창이 열리면 하단의 '이메일' 옵션을 클릭합니다. 그러면 이 사람이 보낸 이메일만 모아서 볼 수 있는 화면으로 이동합니다.
3. 제목과 키워드로 이메일 검색하기
중요한 업무 발표가 다가오는데 관련 이메일을 모두 찾아야 한다면 어떻게 해야 할까요? Gmail 검색창 우측의 드롭다운 메뉴(검색 옵션 표시)를 클릭하세요. 그런 다음 '제목'과 '단어 포함' 입력란에 찾고자 하는 키워드를 입력하면 됩니다.
검색 범위를 별표 표시된 메일이나 채팅 등으로 좁히고 싶다면, 같은 창의 드롭다운 메뉴에서 원하는 옵션을 선택하기만 하면 됩니다.
4. 휴가 자동 답장 설정하기
부재 중임을 모두에게 알리는 자동 답장 설정도 아주 간단합니다. 설정 페이지로 이동해 맨 아래로 스크롤하면 '휴가 응답' 섹션이 보입니다. 여기에 제목, 기간, 메시지 내용을 작성하세요.
내 연락처에 등록된 사람에게만 자동 답장을 보내고 싶다면 해당 체크박스도 반드시 선택하세요. 모든 설정을 마친 후 '변경사항 저장'을 클릭하면, 설정한 기간 동안 메시지가 자동으로 발송됩니다.
5. 특정 날짜 이전 또는 이후의 이메일 대량 삭제하기
특정 날짜 이전에 주고받은 이메일을 삭제하려면 검색창에 before:2017/5/18 형식으로 입력하세요. 물론 날짜는 원하는 값으로 자유롭게 변경할 수 있습니다.
검색 아이콘을 클릭하면 해당 날짜 이전에 보내거나 받은 모든 이메일 목록이 표시됩니다. 선택 드롭다운 메뉴에서 '모두'를 선택한 뒤 휴지통 아이콘을 클릭하면 해당 메일들이 한 번에 삭제됩니다.
특정 날짜 이후의 이메일을 삭제하고 싶다면 검색어에서 'before'를 'after'로 바꾸기만 하면 됩니다. 다만 정확한 날짜를 입력하는 것은 물론, 삭제 전에 목록을 한번 훑어보며 중요한 메일이 실수로 지워지지 않았는지 꼭 확인하세요.
6. 라벨(폴더)로 이메일 분류하기
라벨은 이메일을 정리하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 폴더처럼 활용하여 업무 발표 관련 메일은 한곳에, 주말 파티 관련 메일은 다른 곳에 모아둘 수 있습니다.
먼저 정리하고 싶은 이메일을 선택한 뒤 상단의 태그(라벨) 아이콘을 클릭하세요. 여러 개의 이메일을 선택해 동일한 라벨을 한번에 적용할 수도 있습니다. 원하는 라벨이 목록에 없다면 '새 라벨 만들기' 옵션을 이용해 새로 생성하면 됩니다.
7. 고급 Gmail 검색 연산자 활용하기
찾고자 하는 이메일에 검색에 도움이 될 만한 키워드가 없다면, 아래의 검색 연산자를 활용해 보세요.
- 검색 결과에서 채팅을 제외하고 싶다면
-label:chats를 입력합니다.
- 특정 라벨이 지정된 메일을 검색하려면
+label:라벨이름을 입력합니다. - 특정 기간 사이의 이메일을 찾으려면
before:yyyy/mm/dd와after:yyyy/mm/dd를 함께 사용합니다. - 첨부파일이 있는 메일을 찾으려면, 예를 들어 PDF 파일이라면
filename:PDF를 입력합니다. - 필요한 이메일이 어떤 이유로 휴지통이나 스팸함에 있다면
in:trash (키워드)또는in:spam (키워드)를 입력해 검색할 수 있습니다.
마무리
위에서 소개한 팁들을 활용하면 Gmail 수신함을 훨씬 체계적으로 관리할 수 있습니다. 소개하지 않은 나만의 꿀팁이 있다면 댓글로 알려주세요!