매일 수백만 명이 Google 문서(Google Docs)를 사용해 소설, 학위 논문, 이력서, 레시피 등 수천 가지 프로젝트를 작성합니다. 이런 작업에서는 무엇보다 체계적인 정리가 중요합니다. 문서 내부와 외부를 잘 정리해 두면, 완성도를 높이기 위해 수정이 필요한 부분을 찾아 헤매는 대신 창작 자체에 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다. 이 글에서는 Google 문서에서 문서 서식을 효율적으로 지정하는 데 유용한 도구들을 소개합니다.
개요(Outline)로 문서 구조 잡기
긴 프로젝트를 시작할 때 가장 좋은 방법은 개요부터 작성하는 것입니다. Google 문서에서는 제목(Heading) 스타일을 활용해 구조를 정의하면 됩니다. 기본 세 가지 제목 스타일은 상단 도구 모음에서 '단락(Paragraph)'으로 표시된 드롭다운 메뉴를 통해 바로 사용할 수 있으며, 그 외 하위 수준의 스타일은 '형식 → 단락 스타일' 메뉴에서 추가로 선택할 수 있습니다.
개요는 페이지 왼쪽에 표시됩니다. 화면에 나타내려면 '보기 → 문서 개요 표시'를 선택하세요. 개요 창에서 각 제목은 자동으로 링크가 생성되어, 끝없이 스크롤하지 않고도 원하는 위치로 바로 이동할 수 있습니다. 참고로 제목 위에 마우스를 올렸을 때 오른쪽에 나타나는 X 아이콘은 해당 섹션 자체를 삭제하는 것이 아니라, 개요 목록에서만 제거하는 기능입니다.
목차(Table of Contents) 만들기
개요를 위해 설정한 것과 동일한 문서 구조를 활용해 목차를 만들 수도 있습니다. 차이점은 목차가 독자를 위해 만들어진다는 점입니다. 목차에는 두 가지 옵션이 있습니다. 인쇄 배포용이라면 '삽입 → 목차'에서 첫 번째 옵션을 선택하세요. 목록이 생성되면서 페이지 번호까지 함께 표시됩니다.
온라인 배포용이라면 두 번째 옵션을 선택하세요. 각 섹션으로 연결되는 일반 하이퍼링크가 삽입됩니다. 본문을 크게 수정했다면 목차 프레임을 클릭했을 때 나타나는 새로고침 아이콘을 눌러 목차를 업데이트하는 것을 잊지 마세요. 목차 안의 텍스트 역시 다른 텍스트와 마찬가지로 자유롭게 서식을 지정할 수 있습니다.
북마크(Bookmarks) 활용하기
문서 북마크는 문서 내부에 앵커(anchor)를 만들어 주는 기능으로, 여러 파일, 폴더 또는 계정에 걸쳐 작업할 때 특정 위치로 빠르게 이동하는 데 유용합니다. 해당 문서에 접근 권한이 있는 사람이라면 북마크 링크를 클릭하는 즉시 그 지점으로 이동합니다. 대규모 문서 작업이나 협업 환경에서 특히 유용합니다.
북마크를 추가하려면 링크를 걸고 싶은 위치에 커서를 놓고 '삽입 → 북마크'를 선택하세요. 옆에 파란색 아이콘이 생기는데, 이 아이콘을 클릭하면 링크를 복사하거나 북마크를 삭제할 수 있습니다. 북마크는 나중에 다시 돌아와 작업해야 하는 부분을 표시할 때 매우 편리합니다. 실제로 저는 Google Keep에 남겨둔 메모와 보완이 필요한 문서 섹션을 연결하는 데 북마크를 활용하고 있습니다.
문서 나누기(Breaks) 종류와 사용법
문서에 나누기를 삽입하는 방법에는 세 가지가 있습니다. 첫 번째는 페이지 나누기로, 이후 내용을 새 페이지로 넘깁니다. 장(chapter)이 끝나는 지점에 사용하거나, 문장의 마지막 줄 한두 줄이 다음 페이지로 넘어가는 불편함(외톨이 줄·과부 줄)을 피할 때 유용합니다. 다만 페이지 나누기를 사용한 후에는 페이지별 줄 흐름이 어색해지지 않았는지 반드시 확인하세요.
페이지 나누기는 일반적인 문서 요소처럼 취급되므로, 커서를 그 아래 줄에 놓고 백스페이스 키를 누르면 삭제할 수 있습니다.
섹션 나누기는 더욱 실용적입니다. '연속(continuous)' 옵션을 선택하면 같은 페이지에서 내용이 자연스럽게 이어지고, '다음 페이지(next page)' 옵션을 선택하면 항상 새 페이지에서 다음 섹션이 시작됩니다. 또한 각 섹션마다 고유한 여백(용지 여백) 설정을 적용할 수 있어, 기술 문서 같은 프로젝트에서 특히 유용합니다.
섹션 나누기는 페이지 나누기보다 잘 사라지지 않습니다. 삭제하려면 먼저 '보기 → 섹션 나누기 표시'를 선택해 나누기를 보이게 한 후, 커서를 나누기 바로 윗줄 끝에 놓고 Delete 키를 두 번 누르세요. 단, 이렇게 하면 다음 섹션의 첫 글자도 함께 지워지니 주의해야 합니다.
프로젝트 링크로 문서 연결하기
프로젝트가 너무 복잡해졌다면 여러 개의 문서로 분리하는 것이 좋습니다. 이때 '삽입 → 링크' 옵션이 큰 도움이 됩니다. 텍스트를 드래그해 선택한 후 이 옵션을 실행하면, 앞서 설정해 둔 요소(제목 또는 북마크)로 연결하거나, 선택한 텍스트와 관련된 웹 자료를 검색해 링크를 삽입할 수 있습니다. 조사·리서치 작업에 특히 유용한 기능입니다.
이 대화상자는 선택한 단어와 관련된 내 Drive 문서 몇 가지도 추천해 줍니다. '추가 검색(Find more)'을 클릭하면 오른쪽에 패널이 열려 웹, Google 이미지 또는 내 Drive 폴더에서 관련 자료를 찾아볼 수 있습니다. 물론 앞서 북마크 도구로 만든 링크처럼 URL을 직접 붙여넣는 것도 가능합니다.
Google 문서에서 문서를 작성하고 서식을 다듬는 것 외에도, 문서에 인용(citation)을 추가하거나, 전자 서명을 삽입하거나, 두 문서를 비교하는 기능도 활용해 보세요.
Google 문서 활용에 도움이 되는 더 많은 팁과 노하우도 확인해 보시길 바랍니다.