Gmail은 큰 업데이트가 자주 이루어지지 않는 서비스입니다. 수년간 편안하게 변하지 않은 채 유지되어 온 반면, 경쟁 서비스인 Outlook은 디자인에 따라 기능과 인터페이스를 자주 바꾸곤 하죠. 하지만 그렇다고 Gmail이 지루한 것만은 아닙니다. 잘 알려지지 않은 다양한 기능들이 숨어 있어, 이를 활용하면 이메일 작업의 생산성을 크게 끌어올릴 수 있습니다. 이번 글에서는 놓치기 쉬운 Gmail 핵심 기능들을 소개합니다.
1. 스누즈(Snooze) – 이메일 잊지 않고 미루기
중요한 이메일 답장을 계속 미루라는 건 아니지만, 때로는 어쩔 수 없이 나중으로 연기해야 할 때가 있죠. 스누즈 기능을 사용하면 해당 이메일을 일시적으로 숨겼다가, 지정한 날짜와 시간에 받은편지함 맨 위로 다시 올려줍니다.
사용법은 간단합니다. 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 '나중에 알림(Snooze)'을 선택하고 원하는 시간을 지정하세요. 목록에 있는 시간이 마음에 들지 않는다면 Google Keep에서 기본값을 변경할 수 있습니다(이 설정은 Gmail에도 동일하게 적용됩니다).
Google Keep에 접속한 후 톱니바퀴 아이콘 → 설정으로 이동하고, '알림 기본값(Reminder Defaults)'을 원하는 대로 수정하면 됩니다.
2. 모바일에서 손쉽게 텍스트 서식 적용하기
의외로 많은 분들이 놓치는 기능인데요, 스마트폰에서 작성하는 이메일도 데스크톱처럼 손쉽게 서식을 꾸밀 수 있습니다.
새 이메일을 열고 빈 공간을 길게 누른 뒤 '서식(Format)'을 탭해 보세요. 글자 색상 변경, 밑줄 추가 등 다양한 텍스트 서식 옵션이 메뉴로 나타납니다.
3. 스마트 답장(Smart Reply)
스마트폰에서 시작된 '스마트 답장' 기능은 이제 사용자들에게 충분히 사랑받고 있고, 데스크톱 버전에도 도입되었습니다.
스마트 답장은 받은 이메일 내용에 맞춰 준비된 짧은 응답 문구를 제안해 주는 기능입니다. 다소 기계적이라는 느낌이 없잖아 있지만, 바쁜 일상에서 시간을 아껴주는 확실한 도구임은 분명합니다.
4. 기밀 모드(Confidential Mode)
개인정보 보호는 많은 사람들에게 중요한 문제입니다. 이에 Google은 민감한 정보가 담긴 이메일을 안전하게 관리할 수 있도록 Gmail 앱에 '기밀 모드'를 추가했습니다.
사용하려면 Gmail 앱을 열고 화면 오른쪽 하단의 '작성' 버튼을 누르세요. 이후 오른쪽 상단의 점 세 개 메뉴를 찾아 탭한 다음 '기밀 모드(Confidential Mode)'를 선택합니다.
기밀 모드에서는 메시지 만료일을 하루부터 최대 5년까지 설정할 수 있으며, 만료가 되면 메시지가 자동으로 삭제됩니다. 더욱 민감한 내용을 보내야 한다면 비밀번호 또는 SMS 인증 코드를 설정하는 것이 좋습니다. 이 코드는 Google이 무작위로 생성하며 수신자에게 안전하게 전달됩니다.
5. 스팸 관리
Google은 자체 필터링 시스템으로 99.9%의 피싱 및 신뢰할 수 없는 이메일을 차단한다고 주장합니다. 정확히 검증하기는 어렵지만, 실제로 체감할 만한 기능들도 있습니다.
예를 들어 이메일을 스팸 폴더로 이동하면 Gmail이 발신자의 메일링 리스트에서 구독 해지를 시도할지 물어봅니다. 또한 특정 발신자의 이메일을 전혀 열어보지 않는 패턴이 감지되면, 해당 발신자를 차단할지 제안하기도 합니다.
6. 스와이프 동작 커스터마이징
Android용 Gmail 앱에서는 스와이프 제스처에 원하는 동작을 자유롭게 할당할 수 있습니다. 기본적으로 메시지를 왼쪽이나 오른쪽으로 스와이프하면 보관 처리되지만, 이를 변경할 수 있습니다.
Gmail 앱에서 왼쪽 상단의 햄버거 메뉴(가로줄 세 개)를 탭하고, 하단의 '설정'으로 이동한 뒤 '일반 설정'을 선택하세요. 여기서 '스와이프 동작'을 선택합니다.
이제 스와이프에 다음 동작 중 하나를 연결할 수 있습니다: 보관, 삭제, '읽음/읽지 않음으로 표시', '이동', '나중에 알림'. 본인에게 가장 편리한 옵션을 골라 설정하세요.
7. 실수로 인한 작업 방지
준비되지 않은 메일을 실수로 보내거나, 정신이 없는 사이에 중요한 이메일을 삭제해 본 적이 누구에게나 있을 겁니다. 다행히 Gmail에는 이런 사소한 실수를 예방하는 장치가 마련되어 있습니다. 특히 멍한 상태로 메일을 다루는 일이 잦은 분들에게 매우 유용합니다.
앞서 설명한 경로로 '일반 설정'에 들어간 뒤 '작업 확인(Action Confirmation)' 옵션을 찾으세요. '삭제 전 확인', '보관 전 확인', '보내기 전 확인' 세 가지 중 필요한 항목을 선택하면 됩니다.
예를 들어 삭제 전 확인을 활성화하면, 메시지를 삭제할 때마다 Gmail이 한 번 더 묻습니다. 단, 이 기능은 이메일을 하나씩 열어 오른쪽 상단의 휴지통 아이콘을 누르는 클래식한 방식으로 삭제할 때만 작동합니다. 스와이프로 삭제할 때는 확인창이 나타나지 않는데, 대신 삭제 직후 화면 하단에 '실행취소' 버튼이 잠깐 표시되므로 빠르게 누르면 되돌릴 수 있습니다.
8. 누지(Nudges) 알림 끄기
Gmail은 최근 받은 이메일에 답장하지 않았다면 '답장 및 후속 조치'를 제안하며 자동으로 알려주는 기능을 갖추고 있습니다. 하지만 많은 사용자가 이를 도움이 되기보다는 성가시다고 느낍니다. 만약 당신도 그런 쪽이라면, 이 기능을 끌 수 있다는 사실을 알아두세요.
설정 방법은 다음과 같습니다. Gmail의 '설정 → Google 계정 선택 → 누지(Nudges) → 답장 및 후속 조치'로 이동한 뒤, 해당 기능을 탭하고 두 옵션의 체크를 모두 해제하세요. 이제 Gmail의 은근한 재촉 없이 편안하게 메일함을 관리할 수 있습니다.
9. 부재중 자동답신 빠르게 설정하기
며칠간 휴가를 계획 중이신가요? 기술 지원에 전화할 필요 없이 Gmail에서 직접 부재중 자동답신을 설정할 수 있습니다. 생각보다 훨씬 간단합니다. 앞서 안내한 것과 같은 경로로 설정 화면에 들어간 뒤, '일반' 항목 아래의 '휴가 자동답신(Vacation responder)'을 찾으세요.
해당 옵션을 탭하고 자세한 정보를 입력합니다. 먼저 부재 기간의 시작일과 종료일을 지정하고, 그동안 연락이 어렵다는 안내 문구와 함께 긴급 상황 시 대신 연락할 담당자 정보를 추가할 수도 있습니다. 정말 간단하죠!
Gmail의 숨겨진 기능을 더 알아보고 싶다면, 데스크톱에서 Gmail에 접속하는 방법이나 Gmail 오프라인 모드 활성화 및 사용법을 확인해 보는 것도 좋습니다.